Cómo evaluar un caso de negocio y tomar decisiones acertadas

Revisar y evaluar un caso de negocio es una tarea importante que a menudo se le asigna a profesionales y gerentes. Simplemente decir "se ve bien" no es suficiente, especialmente si resulta que en realidad no está bien en absoluto. Puede ser una jugada arriesgada para tu carrera. Si eres un ejecutivo cuyo trabajo es aprobar o rechazar el caso, las apuestas son aún más altas.

En los últimos doce meses he visto a varios ejecutivos de nivel C firmar casos de negocio que contenían errores, estaban basados en suposiciones incorrectas o sugerían acciones inviables. Creo que tal desperdicio de recursos y puesta en peligro de las carreras profesionales es simplemente innecesario.

Antes de adentrarnos en la discusión, quiero dejar claro el enfoque de este artículo. En primer lugar, está escrito para ayudar a las personas a ser más efectivas en la revisión de casos de negocio, no para enseñarles cómo desacreditar un caso de negocio. En otras palabras, asume que el revisor está genuinamente interesado en el tema y desea que el autor tenga éxito.

En segundo lugar, esta guía breve es una herramienta puramente práctica que no se centrará en cómo debería haber sido escrito el caso en un mundo perfecto, sino en cómo tomar una decisión en base a lo que tienes frente a ti (si es posible). En tercer lugar, no hay ni la más mínima posibilidad de que podamos explorar en detalle el tema en los confines de un artículo breve.

Ahora, empecemos. Lo más probable es que el caso que has recibido para revisión contenga un resumen ejecutivo, que es donde debes comenzar para obtener una comprensión general de qué se trata. Luego debes leer el resto del caso, que debería contar una historia. A continuación, hazte las siguientes preguntas. Si no estás seguro de las respuestas, te recomiendo que hables con el autor.

¿De qué trata este caso?

Después de leer el resumen ejecutivo y, sin duda, después de revisar el cuerpo del caso, debes reflexionar sobre el objetivo de la propuesta. ¿Hay una preocupación o oportunidad comercial legítima que identifica y aborda? ¿Estás tentado a decir "¿Y qué?"

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Aquí hay varios problemas comunes que puedes encontrar. En primer lugar, puede que no haya un objetivo claro. En segundo lugar, puede que el autor no entienda el problema que está tratando de abordar. En tercer lugar, puede que el problema esté diagnosticado de manera incorrecta, lo que a menudo lleva a intentos de abordar no la causa, sino los efectos. Esto incluye el famoso pecado de "echemos tecnología" que inevitablemente deja el problema principal sin resolver.

Si tienes claro los objetivos y parecen legítimos, continúa leyendo.

¿Cómo podemos llegar allí?

El siguiente punto de control es este: el caso de negocio debe abogar por alguna acción, pero ¿se discuten las alternativas que se han considerado? Mi consejo estándar para los desarrolladores de casos de negocio es discutir varias alternativas viables y recomendar una de ellas.

Si el caso presenta solo una alternativa y especialmente si la presenta como la única forma de hacerlo, es prudente que el revisor reflexione muy cuidadosamente si es posible que existan otras alternativas viables. Si parecen existir, a pesar de que el objetivo tiene mérito, devuelve el caso a los autores, anímalos a tener una visión más amplia y sugiere que sería apropiado involucrar a otros. Rara vez hay una única forma de hacer las cosas. El mismo curso de acción también es apropiado cuando descubres que las alternativas presentadas son débiles o incluso ridículas. Por favor, ten en cuenta que, en consonancia con nuestro enfoque amistoso, no sugiero simplemente desechar el caso, aunque esa opción siempre esté disponible.

¿Cuáles son los costos y beneficios?

Tal vez el caso de negocio fue redactado por alguien que siguió mi consejo de recomendar firmemente una de las alternativas. Aquí está la pregunta clave: ¿Cuáles fueron los criterios para tomar esta recomendación?

El caso de negocio debería presentarte un análisis comparativo de ventajas y desventajas, costos y beneficios de cada una de las alternativas. A veces, las opciones están tan estrechamente relacionadas que tiene sentido discutir las características comunes y las desviaciones, y a veces tiene sentido discutirlas por completo de manera separada. De cualquier manera, como revisor, deberías tener la sensación de que alguien te ha explicado su pensamiento al respecto y tiene sentido.

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Aquí hay algunos elementos clave que deberías esperar ver:

• Adecuación con la misión, visión y valores.
• Adecuación con la estrategia y otros proyectos.
• Perfil de riesgo.
• Beneficios y costos no económicos (cualitativos, de capacidad).
• Beneficios y costos económicos.

El último punto puede ser un problema tan grande que tengo la intención de discutirlo en detalle en mi próximo blog aquí en Techrepublic. Hay métodos de análisis económico bien establecidos que deben seguirse y hacerse correctamente si esta parte importante del caso de negocio va a valer más que el papel en el que está escrito. En realidad, hay reglas que deben seguirse, pero en mi observación, ni el autor ni el revisor siempre poseen las habilidades necesarias. Mi consejo es que aprendas los métodos más comúnmente utilizados de análisis financiero, como el periodo de recuperación, la tasa interna de retorno y el valor actual neto, y que puedas identificar problemas. Si no estás familiarizado con estos, busca la opinión de un profesional. Por favor, recuerda que el análisis financiero y la contabilidad son dos conjuntos de habilidades distintos. No se lo des simplemente a un contador, sino consulta a un experto en análisis financiero.

Dejando de lado los detalles finos de estos métodos, deberías esperar que los siguientes dos puntos críticos estén abordados:

• Suposiciones. Al tratarse de una proyección del estado futuro, los casos de negocio involucran suposiciones. Para juzgar si el caso es razonable, debes ser capaz de juzgar si las suposiciones son razonables. Como tal, deben estar claramente identificadas.
• Fuentes de datos. Quieres saber de dónde provienen los datos de apoyo. De lo contrario, ¿cómo puedes confiar en ellos?

Una vez que hayas revisado el análisis de costos y beneficios, deberías estar en la posición de afirmar que entiendes todos los pros y los contras de cada alternativa y comprender por qué el autor hizo su recomendación.

¿Qué implica?

Muchos casos de negocio incluyen planes de implementación preliminares porque, para calcular los costos de un proyecto de manera realista, es necesario pensar en los recursos y el cronograma del proyecto. No siempre es necesario adentrarse en los detalles, pero a menudo el autor ya habrá pensado en la implementación para obtener los costos correctos, y dado que ya existe, ¿por qué no incluirla en el caso de negocio?

Si el caso de negocio que tienes frente a ti incluye el plan de implementación, revísalo para verificar que sea realista y completo. Si descubres que no contiene disposiciones para ciertas actividades de implementación que tienen un costo, sabrás que el análisis financiero también está incompleto. Pero no te preocupes por los pequeños detalles.

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¿Es legal y ético?

¡No estoy bromeando! Consulta al consejero legal si tienes alguna duda. Si parece no cumplir con el estándar ético de tu organización, consulta con tus colegas o aquellos que estén mejor capacitados para hacer este juicio.

Probablemente no exista tal cosa como un caso de negocio perfecto, ni la mejor manera de revisarlo. Pero creo que estarás en buena forma si haces estas preguntas cada vez que evalúes un caso de negocio.

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