Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word

En este artículo aprenderás cómo utilizar VBA para actualizar campos en un documento de Word. Te mostraré tres formas de hacerlo: imprimiendo el artículo y utilizando dos procedimientos de VBA. Estos dos procedimientos de VBA funcionan bien en conjunto, pero es necesario abrir o cerrar el documento para activarlos. En el artículo anterior, te prometí mostrarte una forma de reutilizar comandos integrados para actualizar los campos. En este artículo, te enseñaré cómo reutilizar el comando Guardar para actualizar todos los campos del documento. Aunque esta es una tarea específica, puedes reutilizar prácticamente cualquier comando integrado de la misma manera. Utilizaremos Word como ejemplo, pero también puedes aplicar el mismo código a un archivo de Excel.

El archivo de demostración utiliza campos de Word. Si no sabes cómo utilizar o insertar campos, te recomiendo leer el artículo "3 formas de insertar campos en Microsoft Word". Sin embargo, los campos necesarios ya están incluidos en el archivo de demostración, por lo que no es necesario tener conocimientos previos sobre su uso para seguir el ejemplo.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes utilizar versiones anteriores. Los procedimientos de VBA no son compatibles con las versiones web de Word. Para tu conveniencia, puedes descargar los archivos de demostración .docm, .doc y .bas.

Índice de Contenido
  1. Cómo agregar el procedimiento de VBA a Word
  2. Cómo utilizar el procedimiento de VBA en Word

Cómo agregar el procedimiento de VBA a Word

Si has creado procedimientos de VBA anteriormente, sabrás que trabajas en el Editor de Visual Basic. Casi todos los comandos integrados de Word se pueden reutilizar para incluir tareas adicionales utilizando VBA, pero el proceso es un poco diferente.

Reutilizaremos el comando Guardar integrado agregando el código necesario para actualizar todos los campos al hacer clic en Guardar. Podrías pensar que sería más apropiado utilizar el comando Guardar como, pero no se puede modificar. Ahora forma parte del menú archivo, y no se pueden reutilizar esos comandos. Sin embargo, eso no significa que no puedas acercarte utilizando Guardar.

Si estás utilizando una versión con cinta de opciones, asegúrate de guardar el archivo de trabajo como un archivo habilitado para macros antes de continuar. Si estás utilizando una versión con menús, puedes saltarte este paso.

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Ahora, agreguemos el procedimiento que se muestra en Lista A:

  1. Pulsa Alt + F8.
  2. En la lista desplegable Macros en, elige Comandos de Word, como se muestra en Figura A.
  3. Desplázate hacia abajo hasta encontrar GuardarArchivo y selecciónalo, o introduce GuardarArchivo (los comandos siguen comenzando con el nombre del menú asociado al comando en la versión de menú anterior).
  4. Vuelve a la lista desplegable Macros en y selecciona el documento o plantilla donde deseas almacenar esta macro. En Figura B, puedes ver que seleccioné el documento actualmente abierto (el archivo de demostración .docm).
  5. Haz clic en Crear para abrir el Editor de Visual Basic con la plantilla y comando correspondiente, como se muestra en Figura C.

Figura A
Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word - Software | Imagen 1 Newsmatic

Figura B
Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word - Software | Imagen 2 Newsmatic

Figura C
Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word - Software | Imagen 3 Newsmatic

El procedimiento contiene solo una línea, el método Guardar. Para reutilizar el comando, agrega el código correspondiente. Lista A incluye el comando VBA necesario para actualizar todos los campos del documento. El archivo de demostración de Word .docm contiene este comando Guardar reutilizado (en su módulo NewMacros).

Lista A

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Sub GuardarArchivo()
   ' Procedimiento GuardarArchivo
   ' Guarda el documento activo o plantilla
   ' Actualiza todos los campos al cerrar el documento; reutiliza el comando Guardar

   ThisDocument.Fields.Update
   ActiveDocument.Save
End Sub

En este caso, puedes agregar la línea ThisDocument.Fields.Update al procedimiento Guardar que abriste anteriormente si estás trabajando en tu propio documento. Si introduces el código manualmente, no pegues esa línea desde esta página web. En su lugar, escríbela directamente o copia la línea en un editor de texto y luego pégala en el procedimiento de Guardar. De esta manera, evitarás cualquier carácter web fantasma que pueda causar errores.

Cómo utilizar el procedimiento de VBA en Word

Como puedes ver en Figura D, el archivo de demostración consta de dos páginas y cada página tiene dos campos de Word, {PAGE} y {NUMPAGES}. Si estás trabajando con el archivo de demostración .docm, puedes ver los campos subyacentes presionando Alt + F9. Vuelve a presionar para ocultar los códigos y mostrar los resultados.

Figura D
Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word - Software | Imagen 4 Newsmatic

Para ver cómo funciona todo en conjunto, elimina el salto de página forzado entre las dos páginas. Para eliminar el salto de página, posiciona el cursor al inicio de la página 2, antes de la palabra "This". Luego, presiona la tecla retroceso. Esto eliminará la segunda página y reorganizará el texto y los campos de la página 2. Como mencioné antes, los campos de la segunda línea de texto no se actualizan, como se muestra en Figura E. Esto es típico de los campos de Word, ya que la mayoría no se actualiza automáticamente (solo se actualizarán automáticamente en el encabezado o pie de página).

Figura E
Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word - Software | Imagen 5 Newsmatic

Con ambas líneas en la página 1, haz clic en el icono Guardar en la parte superior de la pantalla o en la Barra de acceso rápido. Esto ejecutará el comando Guardar, que ahora incluye la línea de actualización de campos. Como resultado, hacer clic en Guardar actualizará los campos, como se muestra en Figura F.

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Figura F
Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word - Software | Imagen 6 Newsmatic

Ten en cuenta que el comando Guardar reutilizado actualizará todos los campos, lo cual podría no ser lo que deseas. Además, esto no incluye el comando Guardar como, Cerrar ni el icono X de Cerrar. Los archivos de demostración incluyen un procedimiento FileClose reutilizado para que veas cómo funciona, pero es poco probable que quieras depender de él.

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