Cómo habilitar el registro automático de usuarios en Hive para un dominio específico

Con soluciones de gestión de proyectos como Trello, ClickUp, monday.com y Asana, puedes agregar fácilmente usuarios a un proyecto para que puedan colaborar y ayudar a llevar a cabo el proyecto. Con algunas soluciones, puedes habilitar que los usuarios se unan a tu espacio de trabajo sin que tú ni tus administradores tengan que interactuar en el proceso.

Ese estilo de autoinscripción ciertamente hace las cosas fáciles para ti. Sin embargo, también puede traer problemas cuando alguien que no debería tener acceso al proyecto se une. Si eso llegara a suceder, el usuario no autorizado podría causar estragos en tu proyecto. Peor aún, el usuario no deseado podría robar datos sensibles del proyecto.

Si utilizas Hive como tu plataforma de gestión de proyectos, hay una opción muy útil que te permite habilitar el registro automático pero limitarlo a un dominio específico. Es posible que tu empresa tenga el dominio mybiz.com y desee permitir que todos los usuarios del dominio de correo electrónico @mybiz.com se unan automáticamente al espacio de trabajo. Esto es bastante sencillo de configurar con Hive.

La única limitación de esta función es que solo puedes agregar un dominio permitido, por lo que si tienes personas en otro dominio de correo electrónico, tendrás que volver al método manual de agregarlos. Sin embargo, una vez que hayas agregado el dominio de correo electrónico de tu empresa a Hive, reducirás drásticamente la cantidad de usuarios que debes agregar manualmente.

Una cosa a tener en cuenta es que limitar el acceso mediante el dominio de correo electrónico se aplica únicamente al espacio de trabajo y no a los proyectos. Puedes permitir que los usuarios asociados al dominio de correo electrónico de tu empresa se registren de forma automática en tu espacio de trabajo de Hive, pero tendrás que agregarlos manualmente al proyecto.

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Permíteme mostrarte cómo agregar un dominio de correo electrónico a Hive para facilitar tu tarea de inscripción de usuarios.

Lo que necesitas para permitir que un dominio específico se una automáticamente al espacio de trabajo de Hive

Lo único que necesitas es una cuenta válida de Hive y un inicio de sesión de usuario con privilegios de administrador. Puedes configurar esto tanto en las cuentas gratuitas como en las de pago.

Ten en cuenta que solo obtienes un espacio de trabajo con Hive. Aunque puedes crear varios proyectos en ese espacio de trabajo, solo puedes limitar el registro automático para un solo dominio al espacio de trabajo. Esto limita Hive a organizaciones más pequeñas que pueden funcionar con un único espacio de trabajo. Para organizaciones más grandes que necesiten varios espacios de trabajo para diferentes regiones o departamentos, Hive puede que no sea la mejor opción.

Cómo configurar un dominio único para el registro automático

Inicia sesión en tu cuenta de Hive como usuario con privilegios de administrador. Una vez que hayas iniciado sesión correctamente, haz clic en el icono de tu perfil cerca de la parte superior derecha de la ventana.

En el menú emergente resultante (Figura A), haz clic en Configuración.

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En la ventana de Configuración, busca Dominio permitido (Figura B).

Haz clic en la casilla de verificación Permitir que los usuarios se unan automáticamente al espacio de trabajo con un dominio de correo electrónico permitido y luego escribe el dominio que deseas permitir, por ejemplo, mybiz.com. No es necesario guardar, ya que esto se hace automáticamente.

Cómo los usuarios pueden unirse a tu espacio de trabajo de Hive

Ahora que has habilitado tu dominio de correo electrónico de trabajo para el registro automático, tendrás que buscar la URL para enviarla a esos usuarios para que puedan unirse al espacio de trabajo.

Dirígete al proyecto al que quieres que se unan y haz clic en Más en la parte superior derecha de la ventana. En el menú emergente (Figura C), haz clic en Copiar enlace del proyecto.

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Con el enlace copiado, envíalo a las personas de tu dominio de correo electrónico. Esos usuarios podrán seguir el enlace y acceder al proyecto. Si alguno de esos usuarios aún no tiene una cuenta de Hive, se les pedirá que la creen.

Una vez que hayan creado/validado correctamente su cuenta, esos usuarios podrán acceder al proyecto asociado con el espacio de trabajo. Como podrías esperar, esta es la limitación adicional a la que mencioné anteriormente. Puedes invitar a usuarios a un proyecto específico dentro de tu espacio de trabajo.

Otra limitación de los espacios de trabajo de Hive

Incluso después de haber permitido tu dominio y copiado un enlace del proyecto para esos usuarios, una vez que inicien sesión, no tendrán acceso al proyecto. Para hacer esto, debes invitar a esos usuarios desde la página del proyecto, haciendo clic en el botón Invitar y asignarles los proyectos a los que deseas que tengan acceso (Figura D).

Después de invitar a un nuevo usuario a un proyecto específico, aún no podrá ver el proyecto al que fue invitado. Para finalmente darles acceso al proyecto, debes hacer clic en los iconos de perfil cerca de la parte superior izquierda de la página del proyecto, hacer clic en +, escribir la dirección de correo electrónico del usuario invitado en el popup resultante, seleccionar su nivel de acceso y hacer clic en Invitar (Figura E).

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Un proceso complicado pero efectivo

Una vez que comprendas que limitar los dominios de correo electrónico para el espacio de trabajo y agregar usuarios a proyectos son tareas diferentes, todo tiene sentido. Incluso con esta pequeña confusión, si deseas limitar el autoregistro en tu espacio de trabajo de Hive, esta es la mejor manera de hacerlo.

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