Cómo usar Quick Parts para respuestas rápidas en Microsoft Outlook

El correo electrónico consume mucho tiempo. De hecho, es un problema tan grande que Microsoft Outlook viene con respuestas automáticas. Desafortunadamente, debes estar en Exchange o Outlook.com para poder usarlas. Sin embargo, puedes crear tus propias respuestas automáticas y utilizarlas adecuadamente para ahorrar tiempo al escribir las mismas respuestas una y otra vez. En este tutorial, te mostraré cómo utilizar las partes rápidas para ingresar respuestas automáticas al responder correos electrónicos en Microsoft Outlook.

Estoy utilizando Microsoft 365 desktop en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes utilizar versiones anteriores. Esta función no está disponible en Outlook para la web. No hay archivo de demostración; no lo necesitarás.

¿Qué es Quick Parts en Outlook?

Quick Parts es una función de Office que te permite crear, almacenar e insertar bloques de contenido reutilizables. Ahorrarás tiempo al insertar contenido a través de Quick Parts en lugar de escribirlo manualmente.

Para crear un elemento de Quick Parts, ingresa el contenido, texto, gráficos y formato, en un mensaje de correo electrónico. Luego, selecciónalo y guárdalo en la galería de Quick Parts. Ahora, vamos a ingresar algo de contenido y añadirlo a la galería de Quick Parts para usarlo en el futuro.

Cómo crear un elemento de Quick Parts en Outlook

Puedes crear elementos de Quick Parts en otras aplicaciones de Office, pero hablaremos sobre las respuestas de correo electrónico en Outlook, así que utilizaremos Outlook.

Abre un mensaje de correo electrónico vacío y añade algún contenido, como se muestra en Figura A. Observa que hay un poco de formato e incluso un logotipo (en realidad, es un icono de imágenes prediseñadas). Asegúrate de presionar F7 para ejecutar el Editor. No quieres responder repetidamente con un elemento de Quick Parts que tenga un error tipográfico.

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Figura A

Cuando el contenido esté listo, selecciónalo, el texto y la imagen. Luego, haz clic en el menú Insertar y realiza lo siguiente:

1. En el grupo Texto, haz clic en la opción Quick Parts.
2. Elige Guardar selección en la galería de elementos rápidos (Figura B).
3. En el cuadro de diálogo resultante, dale al elemento un nombre significativo, como RespuestaGenéricaConsulta (Figura C).
4. La configuración restante está bien como está.
5. Haz clic en Aceptar para volver al mensaje de correo electrónico.

Figura B

Figura C

Ahora que tienes una respuesta rápida lista y esperando, vamos a probarla.

Cómo insertar un elemento de Quick Parts en un correo electrónico en Outlook

Supongamos que eres la primera línea de recepción de correo entrante y no puedes responder a cada uno de ellos de inmediato. En su lugar, respondes con un mensaje predefinido y luego reenvías el correo electrónico al personal correspondiente.

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Después de leer el mensaje que se muestra en Figura D, haz doble clic para abrirlo y haz clic en Responder. Para ingresar la respuesta automática, ingresa algunos caracteres del nombre (Paso 3 anterior). En este caso, "consulta" servirá, escribe "consulta" y luego presiona F3. Outlook insertará todo el elemento.

Figura D

Dada la naturaleza de este mensaje en particular, es posible que desees modificar un poco la respuesta (no siempre lo harás), pero esta función es lo suficientemente flexible como para permitirlo.

En la respuesta automática, selecciona "24 horas" y reemplázalo con la hora, como se muestra en Figura E. Luego, haz clic en Enviar y reenvía el correo según corresponda.

Figura E

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Los límites de Quick Parts son tan grandes que te quedarás sin ideas antes de alcanzarlos. Cada vez que te encuentres respondiendo con el mismo texto, agrégalo a la galería de Quick Parts para poder reutilizarlo. Esta función te ahorrará mucho tiempo. Tus colegas se sorprenderán de lo rápido que enrutas los correos electrónicos cada mañana.

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