Domina tu tiempo con Google Calendar: Tiempo de enfoque

Índice de Contenido
  1. Gestión del calendario: Cómo aprovechar al máximo Google Calendar
  2. Define y configura las horas de trabajo
    1. Figura A
  3. Define y configura eventos de tiempo enfocado
    1. Figura B
  4. Registra con precisión cada evento en tu calendario
  5. Revisa los informes de Tiempo periódicamente
    1. Figura C
  6. ¿Cómo utilizas Google Calendar?

Gestión del calendario: Cómo aprovechar al máximo Google Calendar

Las conversaciones sobre la gestión del calendario para trabajadores del conocimiento pueden comenzar considerando dos tipos de trabajo: tiempo con otras personas y tiempo para uno mismo, llevados al extremo.

Un extremo: Tu día consiste completamente en reuniones. Reuniones con personas a las que supervisas o a las que debes rendir cuentas. Reuniones con clientes. Reuniones con equipos. Desde que comienzas hasta que terminas, estás en conversaciones con personas.

Otro extremo: No tienes reuniones en tu calendario. Pasas el día enfocado en actividades que eliges, interrumpido solo por descansos cuando lo deseas. Tu día consiste completamente en tiempo para ti mismo. No hay reuniones que interfieran.

El deseo de identificar un equilibrio adecuado entre estos dos extremos: 100% reuniones o 100% trabajo enfocado, impulsa muchas conversaciones sobre la gestión del calendario en las organizaciones. Una combinación de tiempo que puede funcionar bien para una persona en un rol puede ser completamente incorrecta para otra. Por ejemplo, una combinación de 85% de reuniones y 15% de tiempo enfocado podría indicar un rendimiento óptimo para un director de proyecto, mientras que la misma proporción podría ser motivo de preocupación para un programador.

Afortunadamente, si utilizas Google Workspace con una cuenta organizativa, Google Calendar no solo te ayuda a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las reuniones y al trabajo enfocado, sino que también proporciona informes detallados de tiempo. Estos informes te brindan datos sobre la naturaleza de tu programación durante un período de tiempo (por ejemplo, sí, pasaste 14 horas en reuniones con un colega el mes pasado).

Implementa cada una de las prácticas a continuación para aprovechar al máximo tu calendario y sacar partido tanto del tiempo enfocado como de los informes de tiempo. Ten en cuenta que ambas características están diseñadas para funcionar en un navegador web en una computadora portátil o de escritorio.

Cómo usar VBA para actualizar campos en un documento de Word

Define y configura las horas de trabajo

Primero, selecciona y configura las horas de trabajo en la configuración de tu Google Calendar (Figura A). Una vez configuradas, las personas recibirán una notificación cuando intenten programar una reunión contigo fuera de tus horas de trabajo. Esto es especialmente útil cuando tienes colegas que trabajan en diferentes zonas horarias.

Discute y define una política clara para el uso de las horas de trabajo del Google Calendar en tu organización. Las convencionales 40 horas semanales pueden no tener sentido para todas las organizaciones. En su lugar, podrían establecerse horas de trabajo que sumen 30 o 35 horas como estándar. Configura tus horas para reflejar tus horarios de trabajo programados regularmente.

Figura A

Define y configura eventos de tiempo enfocado

Crea eventos de tiempo enfocado en tu Google Calendar para bloquear tiempo para ti mismo (Figura B). Siempre has podido crear eventos en el calendario para hacer esto, pero el evento de tiempo enfocado asegura que el evento se mostrará correctamente en un informe de Tiempo. Los eventos de tiempo enfocado pueden ser en cualquier momento, dentro o fuera de las horas de trabajo, y también se pueden configurar para permitir o rechazar automáticamente las invitaciones a reuniones durante el tiempo seleccionado. Puedes configurar un evento de tiempo enfocado como una reunión periódica para reservar un tiempo consistente para ti mismo periódicamente (por ejemplo, cada semana, mes, etc.). Establece un evento de tiempo enfocado, márcalo para rechazar reuniones y luego utiliza ese tiempo para trabajar individualmente sin interrupciones.

Nuevamente, al igual que con las horas de trabajo, es probable que desees discutir y definir políticas claras para el uso adecuado de los eventos de tiempo enfocado en el calendario para tu equipo. Recuerda que diferentes políticas pueden aplicarse a diferentes personas (por ejemplo, según los roles y requisitos).

Figura B

Registra con precisión cada evento en tu calendario

Asegúrate de que todas las reuniones se registren en tu calendario y que la duración y la lista de asistentes para cada reunión sean precisas. Modifica cada evento del calendario para agregar o eliminar asistentes según la asistencia real, cuando sea posible. Además, ajusta los eventos del calendario para reflejar el tiempo real de la reunión. Por ejemplo, si una reunión programada por una hora en realidad duró 90 minutos, cambia el evento para reflejar la duración real. Te sugiero que hagas este ajuste inmediatamente después de cada reunión, o como máximo, al final de cada día. En mi experiencia, cuanto más tiempo transcurra entre el final de un evento y tu ajuste de la duración y la información de asistencia, menos probable es que tu ajuste sea preciso.

Revisa los informes de Tiempo periódicamente

Los informes de Tiempo proporcionan un resumen de los eventos del calendario seleccionado y del período de tiempo (Figura C). Los detalles incluyen cuánto tiempo pasaste en tiempo enfocado, reuniones individuales, reuniones más grandes (tres o más invitados), y luego el tiempo restante calculado en función de tus horas de trabajo. Además, los informes de Tiempo sugieren un día para el tiempo enfocado potencial (por ejemplo, "Intenta programar tiempo enfocado semanal los días con menos reuniones: viernes"). Los informes de Tiempo también identifican a las personas con las que te has reunido con mayor frecuencia durante el período.

Cómo solucionar el error de seguridad en Chrome al acceder a un sitio web confiable

Figura C

Si tienes acceso completo al calendario de un compañero de trabajo, también puedes acceder a los informes de Tiempo para su calendario. Los datos de los informes de Tiempo pueden ayudar a identificar posibles desafíos, como un exceso de reuniones o falta de tiempo enfocado. Recuerda, sin embargo, que los informes de Tiempo solo funcionarán bien cuando se implementen todas las tres prácticas anteriores: horas de trabajo, tiempo enfocado e información precisa de eventos del calendario.

Cuando uses por primera vez los informes de Tiempo, te sugiero que los incluyas en tu rutina de revisión semanal del tiempo. Después de que tu horario parezca funcionar razonablemente bien, reduce la frecuencia de tus revisiones a una vez al mes o incluso a una vez al trimestre.

¿Cómo utilizas Google Calendar?

¿Utilizas las horas de trabajo, el tiempo enfocado y los informes de tiempo en Google Calendar? ¿Con qué frecuencia ajustas tu calendario después de los eventos para reflejar la asistencia y duración reales de los eventos? ¿Qué otras prácticas estándar del calendario recomendarías? Cuéntame tus prácticas y recomendaciones de gestión del tiempo, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Domina tu tiempo con Google Calendar: Tiempo de enfoque , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.

Artículos Relacionados

Subir

Utilizamos cookies para mejorar su experiencia de navegación, mostrarle anuncios o contenidos personalizados y analizar nuestro tráfico. Al hacer clic en “Aceptar todo” usted da su consentimiento a nuestro uso de las cookies.