Cómo utilizar Gramática

Cuando utilizas Gmail, tienes la opción de configurar diferentes ajustes para mejorar la eficiencia al escribir correos electrónicos. Puedes activar la detección y corrección automática de errores ortográficos y gramaticales, recibir sugerencias de texto para tus frases y respuestas rápidas, y utilizar plantillas para eliminar la necesidad de volver a escribir mensajes que envías con frecuencia. Por supuesto, si prefieres componer cada mensaje por ti mismo sin ayuda del sistema, también puedes desactivar todas estas opciones y confiar en tu propia capacidad para escribir con precisión y sin errores.

Cómo utilizar la Gramática, Ortografía y Autocorrección en Gmail

En general, recomiendo a las personas que utilizan Gmail que configuren ciertos ajustes en el navegador web, tal y como se muestra en la Figura A y Figura D. Estas opciones no solo te ayudarán a minimizar errores, sino que también pueden reducir el tiempo que dedicas a escribir correos electrónicos. Para comenzar, abre Gmail en Chrome en un ordenador de escritorio.

Figura A

La mayoría de las personas querrán permitir que Gmail identifique posibles errores ortográficos y gramaticales, y que realice correcciones automáticas. El sistema puede detectar y corregir todo tipo de errores comunes, incluyendo errores tipográficos (por ejemplo, "teh" en lugar de "the"), errores de concordancia numérica (por ejemplo, "one laptops" en lugar de "one laptop") y problemas de tiempo verbal (por ejemplo, "we already order new equipment" donde el verbo debería ser "ordered").

En Gmail, selecciona el icono de la tuerca (arriba a la derecha) | Ver todas las configuraciones | General, y luego selecciona las siguientes opciones:

• Gramática: Sugerencias de gramática activadas.
• Ortografía: Sugerencias de ortografía activadas.
• Autocorrección: Autocorrección activada.

Desplázate hasta la parte inferior de la página de configuración y selecciona Guardar cambios.

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Sitúa el cursor sobre una palabra identificada como un posible problema, subrayada en rojo para un error gramatical o en azul para un error ortográfico, y se mostrarán opciones. Haz clic o pulsa en un cambio sugerido para aceptarlo, o selecciona la "x" dentro de un círculo para ignorarlo (Figura B).

Figura B

Cómo utilizar Smart Compose, Smart Reply y Personalización en Gmail

Smart Compose y Smart Reply ofrecen la oportunidad de aprovechar el poder de los sistemas adaptativos predictivos en los mensajes de correo electrónico. Smart Compose muestra palabras o frases potenciales para completar tus oraciones mientras escribes un mensaje de correo electrónico. Smart Reply te permite seleccionar una frase para una respuesta rápida.

Para que estas funciones funcionen, inicia sesión en Gmail, selecciona el icono de la tuerca (arriba a la derecha) | Ver todas las configuraciones | General, y luego marca la casilla junto a "Funciones inteligentes y personalización". Luego, selecciona las siguientes opciones:

• Smart Compose: Sugerencias de escritura activadas.
• Personalización de Smart Compose: Personalización activada.
• Smart Reply: Respuestas inteligentes activadas.

Desplázate hasta la parte inferior de la página de configuración y selecciona Guardar cambios.

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Los sistemas Smart Compose y Smart Reply (Figura C) ajustan las opciones ofrecidas a medida que el sistema aprende las frases que usas y seleccionas. Si deseas probar estas funciones, te sugiero que las actives y las dejes activadas durante aproximadamente un mes. Eso suele dar al sistema suficiente tiempo para adaptarse y reflejar tus preferencias y estilo de escritura. Simplemente activar la función y luego escribir o responder a algunos mensajes no te dará una comprensión precisa de lo que hacen estas características. Actívalas, déjalas activadas durante varias semanas y luego evalúa qué tan bien se ajustan las palabras y frases sugeridas por el sistema a tus necesidades.

Figura C

Cómo utilizar plantillas en Gmail

La función de plantillas en Gmail te permite escribir un mensaje una vez, guardarlo como plantilla y luego recuperarla cuando la necesites. Las plantillas funcionan bien cuando envías el mismo mensaje, o mensajes similares, con frecuencia.

Para activar las plantillas, abre Gmail en un navegador web en tu ordenador, selecciona el icono de la tuerca (arriba a la derecha) | Ver todas las configuraciones | Avanzado | activa la opción de "Activar" bajo Plantillas. Selecciona Guardar cambios para guardar el cambio (Figura D).

Figura D

Luego, cada vez que redactes un nuevo correo electrónico o responda a uno, puedes seleccionar el menú de los tres puntos (a la izquierda del icono de la papelera en la ventana de composición de Gmail) | Plantillas | Guardar borrador como plantilla | Guardar como plantilla nueva y le das un nombre a tu mensaje de manera que te sea útil cuando lo busques en el futuro. Si tu mensaje de correo electrónico está en blanco, el nombre de la plantilla guardada se insertará como el asunto de tu mensaje.

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Alternativamente, si seleccionas una plantilla previamente guardada, podrás reemplazar el mensaje guardado con el mensaje actual. Esto te permite actualizar cualquier plantilla guardada según sea necesario o deseado.

Con un mensaje de Gmail abierto, selecciona el menú de los tres puntos (junto al icono de la papelera en la ventana de composición) | Plantillas, y luego selecciona cualquiera de las plantillas guardadas para insertarla en tu mensaje, tal y como se muestra en la Figura E. Ten en cuenta que puedes repetir el proceso de inserción de plantillas, lo que te permitirá guardar e insertar una variedad de mensajes en un solo correo electrónico de Gmail. Por ejemplo, podrías guardar una plantilla que proporcione un resumen del trabajo de tu organización, y otras plantillas que proporcionen detalles sobre un producto o servicio específico. Selecciona e inserta una o más plantillas según sea necesario.

Figura E

¿Cómo escribir de manera eficiente en Gmail?

Además de los consejos mencionados anteriormente, Google también ofrece configuraciones de Smart Compose y Smart Reply en las aplicaciones móviles de Gmail para iOS/iPadOS y Android. Sin embargo, las opciones de gramática, corrección ortográfica y autocorrección dependen de la configuración del sistema. (Para iOS: Ajustes | General | Teclado, luego activa las opciones de "Corrección automática" y "Verificación ortográfica". Para Android: Ajustes | Sistema | Idiomas y entrada | Comprobación de ortografía, activa la opción, y, suponiendo que usas Gboard, toca el icono de la tuerca y también activa la opción de "Comprobación gramatical".)

¿Activas la verificación de errores, la autocorrección y las sugerencias inteligentes en Gmail? ¿O prefieres desactivar una (o varias) de estas opciones? Si has utilizado Smart Compose o Smart Reply, ¿qué opinas de los mensajes sugeridos? ¿Utilizas a menudo las palabras o frases sugeridas? Hazme saber qué combinación de configuraciones de eficiencia de escritura prefieres en Gmail, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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