Cómo utilizar los comentarios en Microsoft Word para mejorar la colaboración

Ya sea que trabajes solo o en colaboración con otros en tu organización, probablemente dependas de los comentarios al trabajar en documentos de Microsoft Word. En Word, puedes dejar recordatorios sobre algo que necesitas investigar o hacer preguntas a otros. Gracias a la colaboración, los comentarios de Microsoft Word han visto muchas mejoras. En este tutorial de Word, te mostraré cómo utilizar estas nuevas opciones.

Estoy utilizando Microsoft 365 y las mejoras en los comentarios solo están disponibles en Microsoft 365 y Word Online. No hay un archivo de demostración; no lo necesitarás. Estoy utilizando Word, pero los comentarios también están disponibles en Excel y PowerPoint.

Cómo comentar en Microsoft Word

Si no utilizas comentarios en Microsoft Word, puede que quieras considerar añadirlos a tu conjunto de herramientas: los comentarios son fáciles de usar y te permiten continuar trabajando mientras estás "en la zona". Simplemente añade un comentario como recordatorio que puedes resolver más tarde.

Para introducir un comentario en Word, coloca el punto de inserción en el texto o contenido que deseas anotar. A continuación, haz lo siguiente:

• Haz clic en la pestaña Revisar y luego en Nuevo comentario en el grupo Comentarios.
• Pulsa Ctrl + Alt + M.
• Haz clic con el botón derecho en el contenido y elige Nuevo comentario en el submenú resultante.
• Si estás trabajando en el panel de comentarios contextual, haz clic en Nuevo (Figura A).

Figura A

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Una vez que hayas introducido el texto del comentario de Word, pulsa Ctrl + Enter o haz clic en el botón Publicar comentario para confirmar el comentario (para que los colaboradores puedan verlo).

Cómo ver los comentarios en Microsoft Word

Es fácil ver los comentarios de Word cuando se trabaja solo. Los comentarios aparecen en el margen derecho en la misma línea que el punto de inserción. Todos los comentarios activos son visibles. Si seleccionas un comentario, Word muestra un borde alrededor de él y mueve el comentario más cerca de la página (Figura B). Observa que no estoy trabajando en el panel de comentarios (más sobre eso más adelante).

Figura B

El botón Publicar comentario (marcado en círculo en la figura B) es nuevo. Los colaboradores no verán los comentarios hasta que hagas clic en este botón o pulses Ctrl + Enter. El feedback directo a Microsoft sugirió que los usuarios encontraban confuso ver los comentarios en vivo. Ahora, los comentaristas pueden revisar y editar un comentario antes de confirmarlo, y los colaboradores no se distraen con los comentarios en acción en vivo.

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Cómo asignar tareas en Microsoft Word

Los colaboradores que utilizan Word Online con una licencia Enterprise pueden asignar tareas anteponiendo el nombre de la persona con el símbolo @ (Figura C). Simplemente introduce el carácter @ y las primeras letras del nombre de la persona y Word proporcionará una lista de autocompletar. Una vez que hayas asignado la tarea, el asignado recibirá un correo electrónico con un enlace a la tarea. Si esa persona no tiene permiso para ver el documento, recibirás un correo electrónico solicitando permiso para el asignado. El asignado incluso puede reasignar la tarea. Desafortunadamente, si añades una tarea en Word Online, no la verás cuando abras el documento en el escritorio.

Figura C

Cómo resolver un comentario en Microsoft Word

Cada comentario es visible en el panel contextual (Figura B) hasta que lo resuelvas. Esto significa que has solucionado el comentario y que ya no es necesario. En un documento corto en el que solo estés trabajando tú, es posible que no te molestes, pero al colaborar, resolver comentarios es importante, especialmente al asignar una tarea. Primero, limpiarás un poco las cosas. Segundo, los colaboradores no se confundirán con cuestiones que saben que se han resuelto. Para resolver un comentario, simplemente haz clic en el icono de los tres puntos en la esquina superior derecha y elige Resolver hilo (Figura D).

Figura D

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Cómo utilizar el panel de comentarios en Microsoft Word

Anteriormente, mencioné el panel de comentarios de Word, que muestra todos los comentarios, incluidos los resueltos previamente. Para ver este panel, haz clic en Comentarios en la esquina superior derecha de la ventana de Word. En su mayor parte, quieres trabajar en el panel contextual porque muestra solo los comentarios activos. Sin embargo, el panel de comentarios te permite acceder a los comentarios resueltos y volver a abrirlos.

Cómo añadir formato a los comentarios en Microsoft Word

Ahora los comentarios admiten un formato limitado: negrita, cursiva, subrayado, colores de fuente, resaltado y tachado. Por ahora, no se admite cada formato en el panel contextual. Aplica formatos en el panel de revisión (Figura E) y los otros paneles los mostrarán. El panel de revisión aún no está disponible en línea. Tampoco se muestra el formato en la versión en línea.

Figura E

Cómo añadir gráficos a los comentarios en Microsoft Word

Ahora puedes añadir un archivo gráfico a un comentario, pero no se mostrará en línea. Puede que veas un aviso que menciona que el contenido no se puede mostrar o un comentario vacío: sabrás que algo está ahí, pero no verás el gráfico. Inserta un archivo gráfico en un comentario de la misma manera que lo harías en cualquier otro lugar. Crea un nuevo comentario y haz clic dentro del control de comentarios. Luego, haz clic en la pestaña Insertar y continúa como lo harías normalmente. La figura F muestra una pegatina de las imágenes de archivo. No puedes insertar gráficos en la versión en línea.

Figura F

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Notas adicionales sobre el uso de comentarios en Microsoft Word

Si tienes colaboradores que utilizan versiones anteriores de Microsoft Word, todos aún pueden ver los comentarios. Las características que actualmente no están disponibles en los comentarios son:

• AutoFormato o AutoCorrección Matemática
• AutoTexto o Partes Rápidas
• Puedes editar los comentarios de otros solo en el panel de revisión.

El autor y todos los participantes de un hilo particular recibirán notificaciones cuando se modifique ese comentario. Si estás trabajando en un documento complejo con muchos comentarios, puedes desactivar temporalmente las notificaciones de la siguiente manera:

1. En OneDrive (donde estás colaborando), haz clic en el Inicio de aplicaciones (el cuadrado que consiste en puntos a la izquierda) y elige OneDrive.
2. Haz clic en Configuración (el icono de engranaje en la esquina superior derecha) y haz clic en Opciones.
3. En el panel izquierdo, elige Notificaciones.
4. Desactiva la opción Las personas hacen cambios en los archivos que compartimos (Figura G) y haz clic en Guardar.

Figura G

El único problema que veo al desactivar las notificaciones es que es todo o nada. Es posible que tengas otros documentos para los que aún deseas recibir notificaciones, y si desactivas esta opción, no las recibirás.

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Si la seguridad es una preocupación, ten en cuenta que los comentarios se almacenan solo en tu dispositivo. Microsoft no tiene acceso a los comentarios.

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