¡No pierdas tus datos! Exporta los datos de tus clientes antes de que Microsoft Invoicing desaparezca

A pesar de que la emisión de facturas es una parte fundamental de la actividad diaria de cualquier negocio, muchas startups y pequeñas empresas no le dan la importancia que deberían. El seguimiento de los clientes y la cantidad que deben por productos y servicios debería ser una prioridad, no algo secundario.

La digitalización y la computación en la nube han brindado a las empresas, especialmente a las pequeñas y los freelancers, nuevas capacidades de facturación. Por ejemplo, las aplicaciones basadas en la nube permiten a las empresas emitir facturas y recibir pagos utilizando solamente sus teléfonos inteligentes. Microsoft añadió una aplicación de facturación a la suite de productividad Office 365 en 2017. Sin embargo, al parecer, dicha aplicación no despertó el interés de los usuarios y está programada para su retiro a principios de 2020.

Exportar los datos de clientes de Microsoft Invoicing antes de su retiro

A principios de noviembre de 2019, Microsoft anunció (Figura A) que su aplicación de facturación, la cual formaba parte de la edición Office 365 Business Premium, sería retirada de la suite de productividad el 8 de febrero de 2020. Si los usuarios desean conservar los datos de facturación y los datos de los clientes de la aplicación antes de que se pierdan, deberán descargarlos manualmente.

Figura A

El retiro de la aplicación de facturación de Microsoft es algo sorprendente, ya que la compañía invirtió tiempo y esfuerzo significativos en promover el Centro de Empresas de Office 365 en 2017. Esta función, integrada dentro de Office 365, debía ser un punto de encuentro para actividades importantes de las pequeñas empresas, como el marketing por correo electrónico, la publicación de servicios, el desarrollo de sitios web y la facturación. Parece que Microsoft ha decidido restar importancia a estas características en la actualidad.

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Para iniciar el proceso de exportación de las facturas de Microsoft, inicia sesión en Office 365 utilizando una cuenta con derechos de administrador y luego haz clic en el enlace de Exportar que se encuentra en el mensaje de advertencia en la parte superior de la pantalla (Figura A). Después de recibir una advertencia adicional sobre el próximo retiro de la aplicación, haz clic en el botón Exportar para llegar a la pantalla que se muestra en Figura B, donde el sistema solicita una dirección de correo electrónico.

Figura B

Haz clic en Aceptar después de ingresar la dirección de correo electrónico correspondiente. Cuando la exportación de un archivo Excel .CSV esté completa, haz clic en Aceptar nuevamente y luego cierra la función de exportación.

Como se puede observar en la Figura C, el archivo .CSV es una base de datos simple formateada en una tabla delimitada por comas que contiene la información pertinente habitual: número de cliente, nombre, correo electrónico, dirección física, etc.

Figura C

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En teoría, la información de clientes y facturación almacenada de esta manera se puede cargar o importar en una nueva aplicación de facturación.

Posibles nuevas aplicaciones de facturación

Existen docenas de aplicaciones de facturación de reemplazo, y la elección para tu pequeña empresa probablemente se determinará por la cantidad de funciones que deseas que realice tu servicio.
La opción más obvia es probablemente QuickBooks, que no solo incluye un módulo de facturación, sino también todas las demás herramientas contables que una pequeña empresa podría necesitar. La edición más económica de QuickBooks se llama Simple Start, que tiene un precio de suscripción mensual de $25.
Una solución popular basada en la nube es FreshBooks, que también incluye un módulo de facturación junto con un sistema contable completo. La edición Lite de FreshBooks tiene un precio de $15 al mes.
Otra solución completa de contabilidad basada en la nube es Wave. Cabe destacar que este servicio tiene un enfoque diferente para la fijación de precios. Los servicios de Wave, incluida la facturación, se pueden utilizar de forma gratuita. Sin embargo, la empresa cobra una tarifa cada vez que utilizas el servicio para cobrar o realizar un pago electrónico, o si utilizas sus servicios de nómina.

Si estás buscando una aplicación de facturación independiente, puedes considerar Zoho Invoicing. El nivel básico de la aplicación se puede utilizar de forma gratuita para un máximo de cinco clientes. Si facturas a más de cinco clientes, pasarás al siguiente nivel, que tiene un precio de $9 al mes.

No importa qué servicio alternativo elijas para reemplazar Microsoft Invoicing, deberías poder importar el archivo .CSV que contiene tus datos de clientes descargados utilizando las herramientas incorporadas de esa aplicación.

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