Cómo usar reemplazar para reformatear en Word
Si estás trabajando con un documento de Microsoft Word que no se ajusta a las convenciones de tu organización, tienes dos opciones. Una solución rápida y puntual es utilizar la función Reemplazar de Word para encontrar y modificar los formatos. O bien, puedes cambiar el estilo. Tu elección puede depender de tus habilidades. Puedes saber cómo hacer una u otra cosa, pero no ambas. Sin embargo, ninguna solución es superior a la otra, sino que una puede lograr el trabajo mientras que la otra no.
En este tutorial, te mostraré dos formas de facilitar la tarea de modificar el formato utilizando la función Reemplazar o modificando un estilo. Específicamente, agregaremos más espacio encima de todos los encabezados con el estilo incorporado "Encabezado 2". Este es un ejemplo simple y ambas técnicas funcionarán con requisitos de formato más complejos.
Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores de Word. Word para la web no admite ninguna de estas soluciones. Siéntete libre de seguir este ejemplo con el archivo de demostración.
Cómo utilizar la función Reemplazar para reformatear en Word
Ahora supongamos que has recibido un documento de Word que consta de muchas páginas. A lo largo del documento, alguien ha utilizado los estilos incorporados "Encabezado 2" y "Encabezado 3". Quieres aumentar el espacio encima de cada aparición del texto con el estilo "Encabezado 2". Si esto es una corrección única, la función Reemplazar de Word puede hacer el trabajo rápidamente.
Antes de hacer cualquier cosa, vamos a verificar la configuración actual del espacio encima del texto de un encabezado:
1. Selecciona cualquier aparición del texto con el estilo "Encabezado 2" (ver Figura A) en el documento de demostración.
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2. Haz clic en el lanzador del grupo Párrafo del cuadro de diálogo.
3. La configuración de "Antes" es de 2 puntos.
4. Podrías cambiar esto ahora mismo para esta aparición específica, pero haz clic en Cancelar en su lugar.
En el formato del documento, hay 72 puntos en una pulgada, por lo que 2 puntos apenas se nota. Debes determinar cuánto espacio deseas agregar. Tomemos la ruta más fácil y agreguemos una línea en lugar de intentar trabajar con puntos. Específicamente, agreguemos una marca de párrafo antes de cada encabezado con el estilo "Encabezado 2" de la siguiente manera:
1. Presiona Ctrl + H o elige Reemplazar en el grupo Edición de la pestaña Inicio, y haz clic en la pestaña Reemplazar si es necesario.
Cómo usar Kanbanchi en Google Workspace: Guía paso a paso2. En el cuadro de diálogo resultante, haz clic dentro del control Buscar en (Find What) y elimina cualquier texto que haya.
3. Haz clic en el botón Más para mostrar más opciones.
4. Haz clic en la opción Sin formato (No Formatting) para eliminar cualquier formato de una tarea anterior de reemplazo.
5. Haz clic en el botón Formato en la parte inferior del cuadro de diálogo y elige Estilo en la lista resultante.
6. En el cuadro de diálogo resultante, desplázate hacia abajo hasta que veas "Encabezado 2" y selecciónalo.
7. Haz clic en Aceptar. Deberías ver "Encabezado 2" listado debajo del control Buscar en (Find What).
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9. Ingresa ^p^& en el control Reemplazar con (Replace With), como se muestra en la Figura B.
10. Haz clic en Reemplazar todo (Replace All) y luego cierra el cuadro de diálogo.
Como puedes ver en la Figura C, el cambio es dramático, tal vez demasiado. Sin embargo, esta es una solución fácil y no tienes que quedarte solo con este ejemplo simple. Por lo general, ingresas texto en el control Buscar en (Find What), pero esta vez especificaste un estilo, "Encabezado 2". El código ^p inserta un retorno de párrafo y ^& inserta el texto encontrado. En este caso, eso es el texto con el estilo "Encabezado 2". La función Reemplazar puede manejar más que solo texto.
Cómo activar la navegación por voz en Windows 11 22H2Si la función Reemplazar no funciona para ti, utiliza el botón Especial (Special) en la parte inferior del cuadro de diálogo para ingresar el código de marca de párrafo, ^p, por ti. Ocasionalmente, Word no interpreta los códigos escritos desde el teclado. Además, asegúrate de que no haya ningún carácter de espacio antes del primer código, entre los dos códigos o después del último código.
Al utilizar Reemplazar, es buena idea verificar ambos controles primero, ya que Word recuerda la última tarea de reemplazo. Borra ambos controles y utiliza la opción Sin formato (No Formatting) para borrar cualquier formato.
Antes de continuar con la siguiente sección, presiona Ctrl + Z o el botón Deshacer para eliminar las marcas de párrafo insertadas por Reemplazar. Ahora, veamos cómo cambiar el estilo "Encabezado 2" para el documento actual.
Cómo modificar el estilo para reformatear en Word
El método de reemplazo funciona rápidamente si sabes cómo representar el estilo y los códigos Reemplazar con. Sin embargo, es posible que no desees insertar una marca de párrafo completa y que prefieras un poco menos de espacio. La modificación del estilo es probablemente la mejor opción en esta situación.
Modifiquemos la configuración "Antes" del estilo "Encabezado 2" de la siguiente manera:
1. Haz clic derecho en "Encabezado 2" en la galería de estilos y elige Modificar.
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3. Haz clic en la pestaña Sangrías y espaciado (Indents and Spacing).
4. Cambia la configuración "Antes" de 2 a 15 (Figura D).
5. Haz clic en Aceptar dos veces.
Como puedes ver en la Figura E, hay más espacio encima del texto con el estilo "Encabezado 2", pero no es tanto como el que inserta una marca de párrafo completa. Si realizas el mismo cambio con frecuencia, considera crear una plantilla. Esto te ayudará a realizar este cambio aún más rápido.
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Utiliza cualquiera de estas técnicas para cambiar el formato de cualquier documento. Ambas funciones son flexibles y puedes cambiar mucho muy rápidamente.
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