Rompiendo barreras: Empleados desafían políticas y utilizan herramientas personales para compartir archivos en el trabajo

Más de la mitad de los empleados en Estados Unidos (56%) utilizan actualmente sistemas de compartición de archivos personales como OneDrive, Google Drive, WhatsApp o Dropbox para compartir archivos relacionados con el trabajo, para facilitar su trabajo, sin importar si se les permite o no, según un nuevo estudio.

Además, un tercio de esos empleados (32%) lo hacen a pesar de saber que su empresa tiene una política en contra, a pesar de los riesgos de seguridad elevados asociados, según el informe de OpenText. La imagen a nivel global es aún más sorprendente, con casi dos tercios (63%) de los empleados indicando que utilizan sistemas de compartición de archivos personales para compartir archivos de trabajo, y el 44% lo hacen porque creen que no hay una política organizacional en contra.

La falta de herramientas efectivas de gestión de información en muchas empresas está empezando a tener un impacto en las medidas que los empleados sienten que deben tomar por sí mismos.

Sobrecarga de información

Casi cuatro de cada cinco (76%) de los encuestados en Estados Unidos reportaron sentir que la sobrecarga de información, impulsada por factores como la constante información las 24 horas del día, los medios sociales omnipresentes o demasiadas aplicaciones que revisar cada día, está contribuyendo a su estrés diario. A medida que la vida laboral de las personas continúa invadiendo su vida personal con el trabajo híbrido, el 43% de los trabajadores híbridos en Estados Unidos dijo sentir que no están o sólo están parcialmente equipados con las herramientas digitales adecuadas para trabajar desde casa.

Más de una cuarta parte (26%) de los encuestados en Estados Unidos dijeron que tienen que utilizar 11 o más cuentas, recursos, herramientas y aplicaciones diariamente.

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De hecho, debido a la naturaleza compartimentada de la información dentro de las organizaciones, más de dos de cada cinco empleados en Estados Unidos (41%) dijeron que normalmente dedican, en promedio, una o más horas al día buscando en las redes de la empresa o sistemas compartidos archivos de trabajo específicos o información necesaria para hacer su trabajo, según el estudio.

La perspectiva de tratar de gestionar el volumen y la complejidad de los datos estructurados y no estructurados que son omnipresentes y crecen exponencialmente puede resultar abrumadora, dijo Sandy Ono, vicepresidenta ejecutiva y directora de marketing de OpenText. "Lo que hemos llegado a comprender es que la información por sí sola no es la respuesta", dijo Ono en un comunicado de prensa. "La respuesta viene cuando se rompen los compartimentos estancos y se centraliza la información. Cuando se gestiona y se reúne toda su información de forma continua, esta se transforma. Se revelan patrones y tendencias, se obtienen conocimientos y se toman decisiones mejores. Esa es la ventaja de la información".

Una gestión deficiente de la información está estresando a los empleados

La información dispersa en múltiples ubicaciones es otra razón de las dificultades que enfrentan los trabajadores en Estados Unidos, ya que dos de cada cinco (40%) informaron que esto dificulta su capacidad para realizar su trabajo. Uno de cada cinco (20%) reportó sentir que sus colegas no guardan la última versión de los documentos en los sistemas compartidos, mientras que casi un tercio (31%) dijo que no saber dónde encontrar la información más actualizada también contribuye.

El estudio encontró que una gestión deficiente de la información y este tipo de desafíos sostenidos están teniendo un efecto negativo en los empleados en Estados Unidos. Casi la mitad (41%) informó que esto está afectando su bienestar mental y sus niveles de estrés.

Además, dos de cada cinco (35%) indicaron que esto está teniendo un efecto perjudicial en su desempeño laboral, casi un tercio (30%) dijo que esto está afectando negativamente su satisfacción laboral general y casi cuatro de cada diez (37%) dijeron que esto está teniendo un impacto directo en su equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

"A medida que los datos de los trabajadores de oficina, los proveedores y los clientes continúan aumentando en todas las organizaciones, y a medida que aumenta el número de sistemas y aplicaciones que utilizan, también aumentan los riesgos", dijo Bernd Hennicke, vicepresidente de marketing de productos de OpenText, en un comunicado de prensa. "En este momento, hay una necesidad urgente de que las empresas automatizan la gestión de información y gobierno, para que el contenido pueda ser capturado y clasificado, para que se puedan aplicar políticas de retención automáticamente y... los empleados puedan acceder fácilmente a información precisa y actualizada sin tener que buscar en múltiples aplicaciones".

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