Cómo configurar Google Workspace para tus vacaciones: calendario

Antes de tomarte un descanso del trabajo, configura tres aplicaciones de Google Workspace para tus vacaciones. Tienes algunas opciones que hacer en Google Calendar, Gmail y Google Chat, dependiendo de cómo quieras que cada aplicación maneje los eventos, correos electrónicos y mensajes entrantes mientras estás fuera.

Índice de Contenido
  1. Programa un evento de estar fuera de la oficina en Google Calendar
  2. Cómo configurar una respuesta automática de vacaciones en Gmail
  3. Establece el estado de tu chat de Google en "Vacaciones"
  4. ¿Cuál es tu experiencia?
  5. También te puede interesar

Programa un evento de estar fuera de la oficina en Google Calendar

Cómo configurar Google Workspace para tus vacaciones: calendario - Software | Imagen 1 Newsmatic
  1. Abre Google Calendar, ya sea en la web o en la aplicación móvil de Google Calendar en Android o iOS.
  2. Selecciona el botón + para crear un nuevo evento.
  3. Selecciona el tipo de evento "Fuera de la oficina" para indicar que no estarás disponible (Figura A).
  4. Agrega un título apropiado (por ejemplo, "En unas merecidas vacaciones").
  5. Configura las fechas y horas para reflejar tus días de vacaciones.
  6. Por defecto, el sistema automáticamente rechazará todos los eventos existentes y nuevos en tu calendario durante el período seleccionado. A menos que necesites llenar tu tiempo libre con reuniones, te recomiendo encarecidamente dejar esta configuración en su valor predeterminado.
  7. Figura A

    Cómo configurar Google Workspace para tus vacaciones: calendario - Software | Imagen 2 Newsmatic

  8. Si deseas, modifica el mensaje que las personas recibirán para explicar tu ausencia (Figura B). La respuesta predeterminada es "Rechazada porque estoy fuera de la oficina", pero puedes editarlo para dar más detalles según sea necesario (por ejemplo, "Estoy de vacaciones hasta el 8 de diciembre. Por favor, contacta a (nombre) al (correo electrónico/teléfono) si necesitas ayuda mientras estoy fuera").
  9. Asegúrate de seleccionar Guardar para preservar tus cambios y agregar el evento a tu calendario de Google.
  10. Figura B

    Cómo configurar Google Workspace para tus vacaciones: calendario - Software | Imagen 3 Newsmatic

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    Cómo configurar una respuesta automática de vacaciones en Gmail

    1. En la web, ve a Gmail.
    2. Selecciona Configuración (el engranaje, en la esquina superior derecha), luego Ver todas las configuraciones.
    3. En la pestaña General, desplázate hasta la parte inferior para acceder a la respuesta automática de vacaciones (Figura C).
    4. Selecciona las fechas de inicio y finalización en las que deseas que se active tu respuesta automática.
    5. Ingresa el asunto y el mensaje de Gmail que deseas que el sistema envíe mientras estés de vacaciones.
    6. Por defecto, si no seleccionas ninguna opción adicional, Gmail responderá automáticamente a todos los correos electrónicos entrantes con el asunto y mensaje de vacaciones que ingreses. Sin embargo, te sugiero que selecciones las casillas junto a "Enviar respuesta solo a las personas de mis contactos" y "Enviar respuesta solo a las personas de (tu organización)". Esto garantiza que solo las personas que conoces o con las que trabajas recibirán tu mensaje de respuesta automática de vacaciones. Si bien se supone que tus colegas y contactos son personas en las que confías, generalmente no hay necesidad de que tu respuesta revele tu estado de vacaciones a todas las entidades que te envíen un correo electrónico mientras estás ausente.

    Figura C

    Cómo configurar Google Workspace para tus vacaciones: calendario - Software | Imagen 4 Newsmatic

    Nota: Para acceder a la respuesta automática de vacaciones en un dispositivo Android o iOS, abre la aplicación de Gmail, toca el menú de las tres líneas horizontales (arriba a la izquierda), toca Configuración y luego toca tu cuenta de Workspace (por ejemplo, en mi caso, [email protected]), y selecciona la opción de respuesta automática de vacaciones. Configura tus opciones según lo desees (Figura D).

    Figura D

    Cómo configurar Google Workspace para tus vacaciones: calendario - Software | Imagen 5 Newsmatic

    Establece el estado de tu chat de Google en "Vacaciones"

    1. En la web, ve a Gmail (o, alternativamente, a Google Chat).
    2. En la zona superior derecha, selecciona la opción desplegable de Estado y elige Agregar un estado en las opciones del menú (Figura E).
    3. Selecciona "Vacaciones" y luego agrega cualquier detalle que desees revelar en el área de texto de estado (por ejemplo, "De vacaciones por primera vez en años").
    4. Selecciona la opción de menú desplegable "Borrar estado después" y elige Personalizado.
    5. Elige la fecha y hora en las que planeas estar disponible nuevamente, luego selecciona el botón Establecer. Tu estado de vacaciones se eliminará en la fecha y hora que especificaste.

    Figura E

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    Nota: En un dispositivo Android o iOS, la opción de Agregar un estado está disponible en la aplicación de Gmail (si accedes a Chat desde Gmail) y también en la aplicación separada de Google Chat (Figura F). En ambos casos, abre la aplicación y luego toca el menú de las tres líneas horizontales en la parte superior izquierda. Toca la opción de Agregar un estado que se muestra (justo debajo de tu estado actual de Google Chat).

    Figura F

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    ¿Cuál es tu experiencia?

    ¿La mayoría de las personas en tu organización realizan los cambios antes de tomar unas vacaciones? ¿Hay otras aplicaciones y/o configuraciones que usualmente cambias, además de las tres mencionadas anteriormente? Cuéntame cómo configuras tus sistemas para las vacaciones largas, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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