Mejora la colaboración entre visitantes con Google Drive Shared Drives

En agosto de 2022, Google anunció que las personas en ciertas ediciones de Google Workspace tendrían la capacidad de otorgar acceso a drives compartidos a personas que no tienen una cuenta de Google. Específicamente, los visitantes invitados ahora podrían crear y subir archivos a un drive compartido. Este acceso ampliado te permite invitar a visitantes a crear o subir contenido, como imágenes o archivos, de personas sin cuentas de Google, así como colaborar en el contenido del drive compartido.

Colaboración con visitantes sin cuenta a través del visitor sharing

El visitor sharing permite a una persona con una cuenta de Workspace compartir una carpeta o archivo de Google Drive con cualquier dirección de correo electrónico, incluidas las personas que utilizan una dirección de correo electrónico no asociada con una cuenta de Google. Esto hace posible que dos personas, por ejemplo, colaboren en Google Docs, Sheets o Slides incluso cuando uno de los colaboradores tiene una dirección de correo electrónico que no es una cuenta de Google. Esta colaboración con visitantes también funciona al editar archivos de Microsoft Word, Excel o PowerPoint dentro de Docs, Sheets o Slides.

Cuando se comparte con una dirección de correo electrónico asociada a una cuenta de Google, se les solicita a los usuarios que inicien sesión. Cuando esa dirección de correo electrónico no está vinculada a una cuenta de Google, recibirán una notificación por correo electrónico. Cuando el invitado hace clic en el enlace de compartición, se le llevará a una pantalla de verificación, desde la cual puede solicitar al sistema que envíe un correo electrónico adicional de verificación con un código de acceso. Una vez verificado, el visitante tendrá acceso durante siete días, después de los cuales deberá volver a verificar utilizando el enlace en el correo electrónico de invitación original.

Diferencias de propiedad de archivos en My Drive y Shared Drive

Recuerda que la propiedad del archivo difiere entre My Drive y Shared Drive. Cuando una persona con una cuenta de Google crea un archivo nuevo en My Drive, el sistema considera al creador como el propietario. Para verificar esto, ve a Google Drive en la web, haz clic o toca en un archivo que creaste mientras iniciaste sesión en una cuenta de Google, luego presiona el botón Ver detalles (la i rodeada de un círculo) en la parte superior derecha de My Drive.

En la pestaña Detalles, desplázate hacia abajo para ver el propietario del archivo indicado por el sistema. Los archivos que creas mostrarán "yo" como el propietario. Sigue un proceso similar para una carpeta o archivo almacenado en un drive compartido, y verás que el campo de propietario no se muestra, ya que los archivos en un drive compartido no son propiedad de un individuo. En cambio, el drive compartido "es dueño" del archivo.

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La capacidad para que los visitantes invitados sin una cuenta de Google puedan crear y subir contenido a drives compartidos está disponible en seis ediciones de Google Workspace: Essentials, Business Standard y Plus, Enterprise Standard y Plus, y Education Plus.

Un administrador de Google Workspace puede gestionar el acceso

Un administrador de Google Workspace puede gestionar la configuración de compartición de visitantes para la organización desde la consola de administración > Menú > Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos > Configuración de compartición > Opciones de compartición (Figura A). Si la compartición fuera de la organización está desactivada, no se permitirá la compartición de visitantes.

Figura A

De manera similar, un administrador también puede gestionar la configuración de creación de drives compartidos, que se encuentra más abajo en la misma sección de administración (Figura B). Estas configuraciones permiten que un administrador controle no sólo quién puede crear drives compartidos, sino también si las personas fuera de la organización pueden acceder al contenido de un drive compartido como miembro del drive o a través de un acceso otorgado a un elemento individual.

Figura B

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Finalmente, un administrador también puede controlar configuraciones específicas de un drive compartido. Estas se pueden encontrar en la consola de administración > Menú > Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos > Administrar Drives Compartidos. Para cada drive compartido, un administrador puede gestionar miembros o ajustar las configuraciones de compartición, entre otras opciones.

¿Cuál es tu experiencia?

Un uso evidente de estas funciones de compartición de visitantes mejoradas es recopilar contenido en un drive compartido sin la necesidad de preocuparse por si todos tienen una cuenta de Google o no. ¿Has utilizado la compartición de visitantes para colaborar en Google Drive? ¿Es útil la adición de la capacidad de subir y crear contenido en un drive compartido?

Mencióname o envíame un mensaje en Twitter (@awolber) para contarme cómo utilizas las funciones de compartición de visitantes de Google Workspace.

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