Cómo usar un formato personalizado en Excel para mostrar millones más legibles

En este artículo, aprenderás a utilizar un formato personalizado en Excel que hace que los valores grandes sean más legibles. Por ejemplo, el número 1,200,000 se muestra como 1.2 M. Además, este formato también redondea los números en Excel. Si un valor es menor a un millón, el formato personalizado de Excel aún muestra el valor con la "M" para millones, pero elimina el punto decimal. Por ejemplo, 669,227 se muestra como .67 M. Sin embargo, en realidad, .67 M no es mucho más legible que 669,227 y fácilmente puede prestarse a confusión. Por eso, en este artículo, te mostraré dos reglas de formato condicional en Excel que acortarán los valores grandes: una para millones y otra para miles.

Formato personalizado de millones en Excel

Primero, examinemos el formato de millones utilizado en el artículo mencionado anteriormente:

$#.##,," M";

Cada código de formato tiene cuatro secciones, separadas por punto y coma (;). El formato personalizado anterior utiliza solo la primera sección, que especifica el formato para los valores positivos. Aunque solo utilizaremos la primera sección, a continuación se explica cada una de las cuatro secciones:

• La primera sección se aplica a los valores positivos
• La segunda sección se aplica a los valores negativos
• La tercera sección se aplica a 0
• La cuarta sección se aplica a texto.

Ahora desglosemos el formato personalizado que utilizaremos para valores mayores o iguales a un millón. Este formato muestra el símbolo del dólar, $ a la izquierda. Luego, #.##, se ocupa de los dígitos reales. Primero, las dos comas representan el separador de miles y ,, omite los valores en los lugares de miles y cien. Por ejemplo, 1,780,379 se muestra como $1.78 M. El punto decimal es necesario para la conversión, ya que 1.78 M no es lo mismo que 178 M.

Para agregar este formato personalizado a tu libro de trabajo de Excel, sigue estos pasos:

Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los Niveles

1. En la pestaña Inicio, haz clic en el iniciador de diálogos para el grupo Valor.
2. Haz clic en la pestaña Valor si es necesario.
3. En la lista Categoría, selecciona Personalizado.
4. En el control Tipo a la derecha, introduce el formato personalizado $#.##,," M"; (Figura A).

Figura A

1. Haz clic en Aceptar.

En la Figura B se muestra el formato personalizado aplicado.

Figura B

Como se puede ver en la barra de fórmulas, este formato no cambia el valor subyacente, solo la forma en que Excel lo muestra. Es posible que no te guste la forma en que este formato muestra los valores menores a un millón. No son tan legibles como te gustaría, de hecho, podrían prestarse a confusión. Por eso necesitas un formato personalizado para los miles.

Formato personalizado de miles en Excel

En este punto, es posible que quieras intentar escribir el formato personalizado de miles tú mismo. Si llegaste a:

$###," K";

Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del Sistema

¡Estás en lo correcto! Lo importante es la parte ###,. Esto representa las posibles tres cifras en la posición de los miles y omite los dígitos en la posición de las centenas. Además, K es universalmente conocido para representar miles, por lo que lo utilizaremos en lugar de T. Siguiendo las instrucciones anteriores, agrega este formato personalizado. Una vez que hayas agregado ambos formatos personalizados, es hora de crear las reglas de formato condicional para aplicarlos.

Cómo crear reglas de formato condicional en Excel

Una vez que existen los formatos de valor personalizados, puedes aplicarlos utilizando reglas de formato condicional. Por ahora, el formato está establecido como General. Primero, selecciona el conjunto de datos mostrado en Figura C.

Figura C

Para crear una regla de formato condicional en Excel para valores mayores o iguales a un millón, sigue estos pasos:

1. Selecciona el conjunto de datos (B3:E8).
2. En la pestaña Inicio, haz clic en Formato Condicional en el grupo Estilos.
3. Elije Nueva regla en la lista desplegable.
4. En el cuadro de diálogo resultante, elige Solo celdas que contengan en el panel superior.
5. En el panel inferior, elige Mayor o igual que en la segunda lista desplegable. La primera lista desplegable es Celdas, y es lo que necesitamos.
6. En el tercer control, ingresa 1000000.
7. Haz clic en Formato.
8. Haz clic en la pestaña Número.
9. En la lista Categoría, elige Personalizado.
10. A la derecha, selecciona el formato personalizado, $#.##,," M"; (Figura D) y haz clic en Aceptar.

Figura D

1. Haz clic en Aceptar.

En la Figura E se muestra tanto la regla como el formato. Haz clic en Aceptar para aplicarlo. Como se puede ver en Figura E, solo se formatean los valores mayores o iguales a un millón.

Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónico

Figura E

Ahora, repite las instrucciones para agregar una regla con el formato personalizado $###," K"; utilizando Figura F como guía para los pasos 6 y 10.

Figura F

Figura G muestra los resultados. Ambos formatos personalizados se encargan de todos los valores. Si tu conjunto de datos contiene valores en billones o menos de mil, crea nuevos formatos personalizados para esas posiciones y aplícalos mediante formato condicional. Excel puede manejarlos todos.

Figura G

Integración de StarOffice: calendarios

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo usar un formato personalizado en Excel para mostrar millones más legibles , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.