3 formas rápidas y fáciles de lidiar con celdas en blanco en Excel

Las celdas en blanco en una hoja de cálculo de Microsoft Excel no siempre son incorrectas, pero pueden dificultar las expresiones, el análisis y los informes. No recomiendo dejar las celdas en blanco a menos que tengas una razón específica para hacerlo. Las celdas en blanco pueden causar problemas e incluso ser destructivas porque algunas funciones las evalúan de manera diferente que a los valores. En este artículo, te mostraré tres formas rápidas y fáciles de lidiar con las celdas en blanco:

1. Usando resaltado.
2. Ingresando un valor específico.
3. Copiando el valor de arriba.

Estoy utilizando Microsoft 365, pero puedes utilizar versiones anteriores. Los métodos dos y tres no funcionarán en Excel Online debido a que no cuenta con la función "Ir a especial". Para tu comodidad, puedes descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls.

Cómo resaltar las celdas en blanco en Excel

Las celdas en blanco son fáciles de pasar por alto si estás trabajando con una gran cantidad de datos, por lo que es posible que desees resaltarlas. La mejor forma de hacerlo es mediante un formato condicional. Como puedes ver en Figura A, al menos una celda en cada columna está en blanco. En una hoja tan pequeña, las verías rápidamente, pero en una hoja con muchas filas y columnas, es fácil pasar por alto las celdas en blanco a menos que hagas algo para que destaquen, y eso es precisamente lo que haremos ahora:

1. Selecciona el rango de datos que contiene celdas en blanco; en este caso, sería B3:E13. (También puedes seleccionar una sola columna).
2. En la pestaña "Inicio", haz clic en el menú desplegable "Formato condicional" en el grupo "Estilos".
3. Selecciona "Reglas de resaltado de celdas" y luego elige "Más reglas" en el menú desplegable. (En Excel Online, elige "Nueva regla").
4. En el cuadro "Solo celdas con", cambia la configuración de "Valor de celda" a "En blanco" (Figura A).
5. Haz clic en el botón "Formato".
6. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona la pestaña "Relleno" y elige el color amarillo como color de relleno. Haz clic en "Aceptar" dos veces para ver los resultados en Figura B.

Figura A

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Figura B

Aunque esta pista visual es útil, es posible que no desees tener celdas en blanco en absoluto. Esto significa llenarlas con algún tipo de valor.

Cómo llenar con un valor específico en Excel

A veces, querrás rellenar las celdas en blanco con un valor específico. Por ejemplo, el formato de contabilidad ingresa un guion cuando ingresas un 0, pero eso no es exactamente lo mismo que llenar una celda en blanco con un valor específico. En este caso, utiliza el cuadro "Ir a" de la siguiente manera:

1. Selecciona el conjunto de datos B3:E13.
2. Pulsa [F5] para mostrar el cuadro de diálogo "Ir a".
3. Haz clic en "Especial" (en la esquina inferior izquierda).
4. Haz clic en "En blanco" en el cuadro de diálogo que aparece en Figura C y haz clic en "Aceptar". Esto seleccionará únicamente las celdas en blanco en el rango seleccionado.
5. No hagas clic en ningún otro lugar en este punto. En su lugar, ingresa un guion (-) como valor de relleno.
6. En lugar de presionar "Enter", presiona Ctrl + Enter para ingresar el símbolo de guion en todas las celdas en blanco seleccionadas, como se muestra en Figura D.

Figura C

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Figura D

Esta no es una solución dinámica. A medida que actualices los datos y agregues más celdas en blanco, deberás repetir esta tarea rápida. En este ejemplo, ingresaste un valor específico, pero eso no siempre será lo que deseas. En la siguiente sección, utilizaremos el mismo método para repetir el valor de la celda de arriba.

Cómo repetir el valor de arriba en Excel

Dependiendo de dónde obtengas tus datos, es posible que algunas celdas en blanco deban contener el valor de la celda de arriba. Cuando esto suceda, probablemente quieras completar esas celdas en blanco de inmediato. Si solo tienes unas pocas celdas en blanco, puedes usar el "relleno automático". Si tienes varias, el "relleno automático" tomará demasiado tiempo. Continuaremos trabajando con los mismos datos, aunque sea un poco inverosímil en este contexto. Específicamente, utilizaremos la función "Ir a" para completar los valores faltantes, pero esta vez, ingresaremos una fórmula en lugar de un valor específico:

1. Selecciona B3:E13.
2. Pulsa [F5] para mostrar el cuadro de diálogo "Ir a".
3. Haz clic en "Especial".
4. Haz clic en "En blanco" en el cuadro de diálogo que aparece y haz clic en "Aceptar".
5. No hagas clic en ningún otro lugar en este punto. En su lugar, ingresa una simple expresión que haga referencia a la celda de arriba de la celda en blanco, también conocida como celda "ancla" o celda activa. En este caso, eso sería B5, por lo que ingresa "=B4" (Figura E).
6. Pulsa Ctrl + Enter para ingresar la referencia relativa en cada una de las celdas en blanco, como se muestra en Figura F.

Figura E

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Figura F

En este punto, tendrás una mezcla de valores literales y expresiones. Si ordenas los datos, esas expresiones no repetirán los datos correctos. Es posible que pienses que eso nunca sucederá, pero te recomiendo que cambies esas expresiones por valores literales, solo por si acaso. Es fácil olvidar que estás trabajando con una mezcla de literales y expresiones, y podrías terminar con datos erróneos. Afortunadamente, esta tarea es rápida y sencilla:

1. Selecciona B3:E13.
2. Haz clic en Copiar en el grupo Portapapeles (en la pestaña "Inicio").
3. A continuación, haz clic en Pegar y elige "Valores" en la sección "Pegar valores" que se muestra en Figura G. Esto reemplazará cada una de las expresiones por el valor devuelto.

Figura G

Estos tres métodos no son intercambiables; la forma en que estés utilizando tus datos determinará qué método elegir.

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