Cómo crear gráficos de ventas y objetivos en Excel: consejos para resaltar detalles

Los gráficos son herramientas impresionantes cuando cuentan una historia, y lo hacen resaltando detalles que de otra manera se perderían en el ruido del gráfico. Cuanto más "silencioso" sea un gráfico, en mi opinión, más efectivo será. Esto se representa fácilmente aclarando los detalles en un gráfico que compara las ventas reales por persona con la meta de cada uno. Un buen gráfico contará la historia de los datos con poco o ningún esfuerzo por parte del espectador para encontrar las pistas ocultas, los detalles que importan. En este artículo, te mostraré dos gráficos que representan las ventas y las metas en Excel. Comenzaremos con los gráficos predeterminados y cambiaremos el formato para lograr un gráfico limpio que muestre detalles que la gerencia ciertamente querrá conocer.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores. Excel en línea mostrará los gráficos, pero no puedes crearlos en línea. Para tu comodidad, puedes descargar los archivos de demostración en formato .xlsx y .xls.

Prepara tus datos

Para obtener los resultados esperados, la forma en que estructuras tus datos importa. A veces, puedes cambiar los valores del eje y las series una vez que el gráfico existe, pero en su mayor parte, deberías comenzar con un diseño de estructura estable, y eso no es tan difícil como suena. Además, recuerda que no tienes que representar todo el conjunto de datos en el gráfico; puedes representar las columnas y filas que desees, incluso si no son contiguas. No estaremos tratando ese tipo de gráfico en esta ocasión, pero es bueno saberlo.

Para nuestros propósitos, seguiremos las cantidades de ventas reales y la cuota o meta individual de cada persona. Muchas personas en el campo de ventas trabajan con expectativas específicas. Por lo general, las fórmulas que determinan comisiones y bonificaciones evalúan las diferencias entre las ventas reales y las metas; es probable que el monto de la comisión y la bonificación utilice un porcentaje más alto cuando se cumplen regularmente o superan las metas.

Figura A muestra un conjunto de datos simple sin problemas de estructura real. El gráfico a la derecha es un gráfico de columnas 2D que agrupa las ventas reales y el monto objetivo de cada persona. (Ingresé un nuevo título para el gráfico, pero no necesitas hacerlo). Observa que los datos seleccionados incluyen el texto del encabezado y no incluyen la columna de Comisión.

5 pasos para configurar Google Workspace en tu computadora Windows o macOS

Figura A

Como está, el gráfico está bien, pero es un poco difícil distinguir quién está cumpliendo su objetivo y quién no. Tienes que mirar cada conjunto de barras para discernir algo significativo, ¡y así no es como deberían funcionar los gráficos!

Si no sabes cómo insertar un gráfico, sigue estos pasos:

1. Selecciona B2:D8: los datos que deseas incluir en el gráfico. Incluye el texto del encabezado para que Excel pueda generar una leyenda automáticamente.
2. Haz clic en "Insertar" y luego en "Insertar gráfico de columnas o barras" en el grupo "Gráficos".
3. Elige la primera opción en la primera línea. ¡Eso es todo!

Crear este gráfico fue fácil, pero creo que todos estaremos de acuerdo en que no es tan efectivo como podría serlo. Los valores, tanto objetivos como reales, están demasiado cerca uno del otro para resaltar lo que está sucediendo (o no está sucediendo). Por ejemplo, podrías pasar por alto por completo que James no alcanzó su objetivo y que Luke, el nuevo, ya está superando su meta inicial. James necesita una charla de motivación; Luke se ha ganado una palmadita en la espalda.

Cómo solapar dos series en Excel

Solapar las dos series es una forma de aclarar un poco las cosas. En otras palabras, movamos la serie de metas para que esté encima de la serie de valores reales. La diferencia entre la meta y las ventas reales de cada persona será más evidente, o al menos eso creemos. A veces funciona, a veces no.

Zorin OS 16 Lite: Potencia y rendimiento adaptados para sistemas más modestos

Para generar las series solapadas, sigue estos pasos:

1. Haz clic en cualquiera de las barras de la serie de valores reales (las barras azules) para seleccionar toda la serie.
2. Haz clic con el botón derecho en la sección y elige "Dar formato a la serie de datos" en el submenú resultante, lo que abrirá el panel "Dar formato a la serie de datos" a la derecha.
3. Cambia la opción "Colocar series en" a "Eje secundario", como se muestra en Figura B. Esto agrega un nuevo eje al lado derecho. Es fácil ver que James no ha alcanzado su objetivo, pero ahora June y Luke son un poco misteriosos. Han superado sus metas, ¿pero en qué medida?
4. Vuelve al gráfico y selecciona la serie de metas (las columnas naranjas).
5. Cambia el "Ancho del espacio" a 100. Como puedes ver en Figura C, todo es más evidente, pero tenemos ese eje secundario (vertical) con el que lidiar. El eje secundario nos permitió dar formato a las dos series de manera diferente, pero ya no lo necesitamos y, francamente, agrega confusión.
6. Selecciona el eje secundario a la derecha y presiona Eliminar. Figura D muestra las series solapadas resultantes, ¡y tiene sentido!

Figura B

Figura C

Figura D

Cómo mostrar la información de versión en el escritorio de Windows 11

No sé tú, pero encuentro que los colores predeterminados son un poco llamativos. No es necesario para la técnica, pero es posible que desees cambiar el color de una o ambas series. Puedes elegir los colores que prefieras, pero cambiaré las columnas de metas, el color naranja, a un azul más claro eligiendo un tema diferente. Para hacerlo, haz clic en el icono "Dar formato" en la esquina superior derecha del gráfico (es el pincel). En el panel resultante, haz clic en "Color" (en la parte superior). Elige un tema más agradable. Elijo el penúltimo, que es una gradación de azules. Siéntete libre de elegir el tema que desees. Alternativamente, podrías hacer clic derecho en la serie, elegir "Dar formato a la serie de datos" y hacer clic en "Relleno" para cambiar solo una de las series.

Las columnas solapadas hacen un mejor trabajo al resaltar los detalles que el gráfico predeterminado, pero no es la única forma de representar estos valores. De hecho, debido a que los valores están tan cerca, es fácil pasar por alto el hecho de que James no alcanza el objetivo, aunque no tan fácil como antes, pero creo que aún podemos hacerlo mejor.

Cómo hacer un gráfico combinado en Excel

El problema con el que hemos lidiado desde el principio es que todos los valores son similares, por lo que no hay mucho contraste, contraste que atraería nuestra atención y haría que algunos detalles fueran más obvios. Esta vez representaremos los valores de la meta como una línea en lugar de una columna utilizando un gráfico combinado.

Para comenzar, selecciona los mismos datos, B2:D8, y luego elige "Insertar gráfico combinado" en el grupo "Gráficos" de la pestaña "Insertar". Elige un gráfico de columnas agrupadas y línea. Figura E muestra el nuevo gráfico (usando el mismo azul y naranja predeterminados). Sin hacer nada, está claro dónde se encuentra cada persona. Sin embargo, podrías cambiar el tema de color como lo hicimos con el primer gráfico. Como antes, no es necesario cumplir con los requisitos técnicos, simplemente es más agradable a la vista.

Figura E

Cómo agregar una marca de agua gráfica en Excel

En este punto, podrías detenerte, pero te mostraré un cambio que podrías disfrutar. Específicamente, eliminaremos las líneas de conexión y reformatearemos los marcadores. El resultado es un gráfico más limpio, pero se pierde la fluidez de las líneas de conexión que pueden enfatizar las diferencias entre el personal. Sin embargo, en este caso, comparar al personal puede no ser de interés.

Nuestra línea no tiene marcadores, así que ese es el primer paso. Si ya tienes marcadores, puedes omitir esta siguiente sección. Para mostrar marcadores, selecciona la línea y luego haz clic en la pestaña "Diseño de gráfico" contextual. En el grupo "Tipo", haz clic en "Cambiar tipo de gráfico". En el cuadro de diálogo resultante, cambia la opción "Objetivo" de "Línea" a "Línea apilada con marcadores", como se muestra en Figura F, luego haz clic en Aceptar.

Figura F

Para eliminar las líneas de conexión, haz doble clic en ellas para abrir el panel "Dar formato a la serie de datos", haz clic en "Relleno y línea" y luego en "Línea" en la parte superior (si es necesario). Si no te gustan los marcadores redondos, cámbialos de la siguiente manera:

Cómo posicionar los encabezados a la izquierda en Microsoft Word

1. Haz clic en "Marcador" (en la parte superior).
2. En la sección "Opciones de marcador", haz clic en "Incorporados".
3. Elige la línea horizontal en el menú desplegable "Tipo" y aumenta su tamaño; yo la cambié a 15.

Como puedes ver en Figura F, eliminar las líneas de conexión produce un gráfico más limpio, pero la verdad es que este cambio es preferencial. Con un vistazo rápido, es suficiente para ver que James es la única persona que no cumple con la meta. Una segunda observación rápida es que ninguno del personal está produciendo mucho más de su objetivo. Además, puede ser hora de aumentar la meta de Luke, lo que probablemente signifique también aumentar su porcentaje de comisión. Estará feliz de escuchar eso.

Figura F

Hay otras formas de lograr resultados visuales que resalten los detalles de los datos. Podrías usar mini gráficos o incluso formato condicional si no quieres crear un gráfico tradicional. Puedes utilizar cualquiera de estas técnicas para cualquier tipo de comparación individual donde la relación entre las entidades del gráfico no sea tan importante como las individuales.

Cómo agregar servidores remotos a Cockpit para facilitar la administración de Linux

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo crear gráficos de ventas y objetivos en Excel: consejos para resaltar detalles , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.