5 pasos para configurar Google Workspace en tu computadora Windows o macOS
Detrás de escena, un administrador de Google Workspace realiza todo tipo de acciones antes de que una nueva incorporación comience a trabajar en la organización. Esto incluye cientos de configuraciones que afectan cómo funcionan las diversas aplicaciones de Google Workspace. Y también significa la creación de una cuenta para cada persona nueva en la organización.
Sin embargo, en el primer día de trabajo, aún queda una tarea adicional: la necesidad de ayudar a las personas a configurarse, iniciar sesión y estar listas para trabajar. Es fácil abrumar a las personas con demasiada información en una sola sesión, especialmente en su primer día.
Los siguientes cinco pasos son los que he encontrado que logran un equilibrio adecuado entre demasiada y muy poca información. Estos pasos, específicamente, son los que sugiero que uses para ayudar a las personas que están configurando Google Workspace en un escritorio o portátil con Windows o macOS. (La configuración de Google Workspace en Chrome OS y dispositivos móviles requiere diferentes pasos, que abordaré por separado pronto). Por lo tanto, en el primer día que alguien se una a tu organización, te recomiendo que alguien del equipo de TI ayude a la nueva persona con las siguientes actividades e información.
Paso 1: Instala e inicia sesión en Chrome
En primer lugar, descarga e instala Chrome (Figura A). Las aplicaciones de Google Workspace funcionan en la mayoría de los navegadores de escritorio modernos, como Safari, Microsoft Edge y Firefox. Pero algunas funciones, como el acceso sin conexión para Gmail y Google Calendar, solo funcionan con Chrome. Recomiendo encarecidamente que las personas que usan Google Workspace para trabajar o estudiar en una computadora lo hagan mientras están conectadas a Google Chrome.
Figura A
Después de instalar Chrome, inicia sesión en tu cuenta de Google Workspace en Chrome. Recomiendo permitir que Chrome sincronice tus configuraciones. Esto permite que los marcadores, el historial y otras configuraciones asociadas con tu cuenta se sincronicen en diferentes sistemas. Si alguna vez inicias sesión en Chrome en otra computadora, la sincronización ayuda a proporcionar una experiencia consistente en Chrome no solo en diferentes dispositivos (por ejemplo, un escritorio y un portátil), sino también en diferentes sistemas operativos (Windows, macOS, etc.).
Zorin OS 16 Lite: Potencia y rendimiento adaptados para sistemas más modestosPaso 2: Instala e inicia sesión en Google Drive para escritorio
En sistemas Windows y macOS, recomiendo descargar e instalar Google Drive para escritorio (Figura B). Una vez instalado, puedes navegar, abrir y guardar archivos almacenados en Google Drive de la misma manera que accedes a los archivos guardados en tu computadora. Drive para escritorio facilita mucho el uso de Google Drive no solo con las aplicaciones de Google Workspace, sino también con las aplicaciones instaladas localmente. Por ejemplo, puedes crear un nuevo documento con Microsoft Word localmente y luego guardarlo en Google Drive. Y, por supuesto, Drive para escritorio te permite navegar y trabajar con archivos de Google Docs, Sheets y Slides.
Figura B
Paso 3: Activa el Chat y Meet en Gmail
Con unos pocos ajustes en la configuración, Gmail puede convertirse en el centro de comunicación central no solo para correo electrónico, sino también para chat y reuniones web. En Gmail, selecciona el icono de Configuración | Ver todas las configuraciones | Chat y Meet (pestaña), luego asegúrate de que Chat esté configurado en Google Chat (no en Desactivado) y que Meet esté configurado para mostrar la sección de Meet en el menú principal (Figura C). Selecciona el botón Guardar cambios para que tanto Chat como Meet estén disponibles en Gmail.
Figura C
Además, cuando ayudo a alguien a comenzar con Gmail, generalmente destaco cuatro elementos en la página:
- El botón Redactar, para crear un nuevo correo electrónico.
- La casilla de búsqueda y el icono de opciones de búsqueda, para encontrar correos electrónicos.
- El panel lateral, para acceder a Calendar, Keep y Tasks dentro de Gmail.
- El lanzador de aplicaciones, para acceder a Workspace y otras aplicaciones.
Paso 4: Configura la zona horaria y las horas de trabajo en Calendar
Cuando configuras correctamente tu zona horaria y las horas de trabajo en Google Calendar, al menos reduces las posibilidades de que te inviten accidentalmente a reuniones en horarios inconvenientes. En Calendar, selecciona el icono de Configuración | Configuración, luego desplázate hasta la zona horaria. Ajústalo, si es necesario, para reflejar con precisión tu ubicación (Figura D, izquierda). Opcionalmente, también puedes elegir mostrar una segunda zona horaria. Por lo general, esto puede ser una ubicación donde muchos de tus colegas trabajan o UTC / Tiempo Universal Coordinado. Desplázate hacia abajo hasta Horas de trabajo y ubicación (si está disponible) y selecciona Habilitar horas de trabajo. Personaliza las horas para cada día para reflejar tu horario estándar (como se muestra en la Figura D, derecha).
Cómo mostrar la información de versión en el escritorio de Windows 11Figura D
Cuando ayudo a alguien a comenzar con Google Calendar, generalmente señalo:
- El conmutador de vista, para cambiar el intervalo de tiempo mostrado.
- La opción Agregar otros calendarios, para descubrir y mostrar el calendario de un colega.
Paso 5: Introduce a los usuarios a Google Drive
Con esos dos cambios de configuración esenciales realizados, procedo a presentarles a las personas Google Drive. Esto implica abrir Google Drive y cubrir las diferencias básicas entre Mi unidad, que contiene carpetas y archivos a los que puedes acceder (pero que pueden o no estar compartidos con otras personas), y Unidades compartidas, que contienen carpetas y archivos con niveles de acceso que varían según el nivel de permiso de cada miembro de la Unidad compartida (Figura E, menú lateral).
Figura E
Mientras estás en Google Drive, también suelo pedirle a la persona que seleccione Mi unidad, luego haga clic en el botón + Nuevo. Esto muestra un menú que ofrece opciones para crear una nueva carpeta, subir archivos o crear un nuevo archivo (nuevos Google Docs, Sheets, Slides, Forms, etc.).
También sugiero señalar el cuadro de búsqueda (y el icono de opciones de búsqueda) y el icono del lanzador de aplicaciones.
Cómo agregar una marca de agua gráfica en Excel¿Qué pasos recomendarías tú?
Por supuesto, hay muchos otros pasos de configuración que una persona nueva en Google Workspace podría encontrar útiles. Algunas personas configuran Chrome para abrir automáticamente Gmail como página de inicio. Otros marcan como favoritas las aplicaciones de Workspace que utilizan con frecuencia (por ejemplo, Gmail, Calendar, Drive, Docs). A menudo, las personas configuran Gmail, Calendar y Drive para tener acceso sin conexión.
¿Qué pasos tomas tú cuando ayudas a las personas a comenzar con Google Workspace en su primer día en tu organización? ¿Cubres una lista mucho más larga? ¿O te enfocas en menos pasos de configuración? Hazme saber qué conocimientos básicos de Google Workspace cubres, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).
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