Qué es el SaaS y por qué es importante para tu negocio

Con pocas excepciones, las herramientas de negocio de TI de la empresa moderna, ya sea un conglomerado multinacional o una operación de una sola persona, giran en torno a la computación en la nube y el método de entrega "algo-como-servicio". La infraestructura de red, las plataformas, el software de aplicaciones y todo lo demás se pueden acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento, con nada más que una conexión a internet.

Aunque gran parte de los servicios en la nube disponibles reemplazan la necesidad de comprar hardware costoso, el Software como Servicio (SaaS) suple la necesidad de comprar, instalar e implementar físicamente software de aplicaciones en toda una organización. En teoría, el SaaS traslada los costos asociados con la compra inicial, el mantenimiento regular y la gestión de la seguridad a un proveedor externo, lo que permite al cliente invertir recursos en otras actividades posiblemente más productivas.

Esta guía de Software como Servicio (SaaS) explica qué es el SaaS, por qué es importante, quién lo proporciona y cómo se puede obtener.

¿Qué es el SaaS?

En pocas palabras, Software como Servicio es un modelo de licencia en el que se proporciona acceso a una aplicación al cliente en régimen de suscripción. Un proveedor externo controla el acceso y se hace responsable de la seguridad, el mantenimiento y las actualizaciones de funciones. El software se encuentra en servidores externos en lugar de en servidores ubicados en las instalaciones y generalmente se accede a través de un navegador web por internet.

Aunque el código fuente de las aplicaciones SaaS es propiedad y está mantenido por el proveedor, los datos que entran y se generan en las aplicaciones SaaS suelen ser responsabilidad del cliente. Los datos pueden almacenarse localmente, en la nube o en una combinación de ambos.

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Las aplicaciones SaaS tienden a dividirse en dos categorías:

• Vertical: se refiere a las aplicaciones SaaS construidas para satisfacer las necesidades de una industria específica, como el cuidado de la salud o las instituciones financieras.
• Horizontal: se refiere a las aplicaciones SaaS construidas para servir a un mercado específico, como la productividad de oficina o la gestión de relaciones con los clientes.

¿Cuándo es útil el SaaS?

Varias aplicaciones son adecuadas para el modelo de distribución de SaaS, y en muchos casos, la capacidad de acceder a software que de otra manera sería demasiado caro ofrece una ventaja competitiva sustancial. El SaaS nivelada el campo de juego para todas las empresas y brinda acceso a aplicaciones y herramientas importantes como correo electrónico, mensajería, plataformas de colaboración, suites de productividad, gestión de relaciones con los clientes, facturación, nómina, gestión de ventas, gestión de recursos humanos, gestión de contenido y gestión de bases de datos.

Las pequeñas y medianas empresas, los profesionales, los consultores y las personas que trabajan en la economía gig pueden utilizar el SaaS para acceder a software sofisticado, aplicaciones y herramientas vitales para la gestión de sus respectivos negocios. Las grandes empresas pueden transferir parte de los costos de desarrollo y mantenimiento de software a terceros y concentrar recursos en la gestión y protección de datos.

¿Cuáles son las ventajas del SaaS?

La ventaja más obvia y citada con más frecuencia del modelo de distribución de SaaS es la reducción de los costos iniciales de desarrollo, implementación y mantenimiento de software. Dado que el proveedor se encarga de esos aspectos, los costos son soportados por los clientes y sus suscripciones. Cuantos más clientes tiene un proveedor, más fondos están disponibles para la seguridad, el mantenimiento y las actualizaciones de funciones.

El SaaS permite a más empresas adoptar la teoría económica y estratégica que sugiere que el crecimiento empresarial se puede lograr mediante el desarrollo de nuevas tecnologías y la mejora de la eficiencia de la producción. Bajo esta estrategia, la innovación tecnológica es el motor que impulsa y promueve el crecimiento, y el acceso a herramientas más y mejores a través del SaaS solo puede acelerar la innovación.

Complementando esta estrategia está la capacidad de los proveedores de SaaS para implementar periódicamente actualizaciones de funciones para los clientes. A medida que las innovaciones en big data, Internet de las cosas e inteligencia artificial se vuelven más comunes, se pueden desarrollar y poner en marcha herramientas y funciones diseñadas para aprovecharlas, y posteriormente pueden ser utilizadas por los clientes, lo que a su vez promueve más innovación.

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Incluso antes de la pandemia mundial del coronavirus, la movilidad, el trabajo remoto y el teletrabajo eran tendencias cada vez más importantes para el negocio moderno, y ahora esa tendencia se ha acelerado enormemente. Debido a que las aplicaciones SaaS se pueden acceder desde cualquier lugar con una conexión a internet, son herramientas perfectas para una fuerza laboral móvil y remota.

En general, las aplicaciones y plataformas SaaS modernas se pueden modificar para adaptarse a las necesidades de su empresa y, a menudo, a las necesidades de los trabajadores individuales. Dependiendo de la aplicación SaaS, las opciones de personalización pueden incluir características como:

• Las interfaces se pueden modificar para adaptarse a ciertos roles y situaciones laborales.
• Los equipos pueden crear espacios de trabajo colaborativos virtuales con un nivel adicional de control de acceso.
• Los paneles de control e informes se pueden actualizar de forma dinámica y generar para audiencias específicas.
• Las aplicaciones SaaS se pueden integrar con otros software utilizando interfaces de programación de aplicaciones (API).

Además de reducir los costos iniciales de desarrollo, los costos asociados con la implementación de software también se reducen significativamente. Dado que la aplicación misma se accede a través de un navegador web y una conexión a internet, no es necesario instalarla ni implementarla en cada computadora o dispositivo móvil individual. Si bien puede haber ciertos requisitos de rendimiento, la mayor parte del trabajo pesado lo realiza el hardware de computación en la nube del proveedor.

La informática en la nube también proporciona otra ventaja del SaaS: la escalabilidad. Si su negocio de repente necesita acceso adicional a una aplicación, una aplicación SaaS basada en la nube puede adaptarse para satisfacer esa demanda. Además, la capacidad puede disminuir automáticamente a los niveles normales cuando la actividad disminuye. Los clientes solo pagan por la capacidad de SaaS que utilizan y no por la capacidad inactiva que podrían usar en el futuro.

¿Cuáles son las desventajas del SaaS?

Si bien la capacidad de conectarse a sistemas SaaS desde cualquier lugar donde haya una conexión a internet se considera una ventaja, también es la raíz de la mayor y más común desventaja del sistema. Sin una conexión a internet confiable, el sistema de distribución de SaaS es prácticamente inútil.

Una empresa que depende de SaaS para aplicaciones vitales debe considerar cuidadosamente la calidad y confiabilidad de su proveedor de servicios de internet (ISP) elegido. Minutos de productividad perdida debido a una interrupción del equipo de su ISP puede costarle a su empresa miles o incluso millones de dólares.

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Más allá de la confiabilidad, y dependiendo de la naturaleza de las aplicaciones de su negocio, también es muy importante evaluar la capacidad proporcionada por el ISP elegido. Interrogar grandes bases de datos o mover grandes archivos multimedia requerirá más ancho de banda de lo habitual para aplicaciones menos intensivas como el correo electrónico; sin embargo, incluso un ancho de banda extremadamente grande puede no ser suficiente si también hay problemas de latencia.

Existen preocupaciones similares de confiabilidad al elegir el proveedor de servicios para las propias aplicaciones SaaS. Las organizaciones empresariales deben pensar en la durabilidad de su proveedor, su compromiso con la seguridad, su disposición para personalizar aplicaciones y sus planes de actualización de funciones. El SaaS requiere que una empresa ceda cierto control para aprovechar los beneficios del sistema de distribución.

La renuncia al control también puede causar problemas cuando el proveedor de SaaS actualiza ciertas características de la aplicación que la empresa no desea cambiar. Algunas actualizaciones de funciones pueden afectar los casos de uso existentes, especialmente si la empresa está utilizando una versión personalizada del software. Algunos proveedores de SaaS han eliminado características poco utilizadas de sus software, lo que causa problemas para las empresas que eligen adoptar esas características.

Elegir un proveedor de SaaS a menudo limita a una empresa a utilizar los servicios de ese proveedor y solo los servicios de ese proveedor en un futuro previsible. Después de comprometerse con un proveedor de SaaS, las empresas pueden encontrar extremadamente difícil y costoso cambiar de proveedor, independientemente de la calidad del servicio.

La renuncia al control también puede ser problemática en asuntos de seguridad. Las empresas que utilizan el sistema SaaS para aplicaciones deben considerar las prácticas de seguridad tanto del ISP como del proveedor de SaaS. Los datos que fluyen desde la empresa hasta las instalaciones de SaaS deben estar cifrados y deben existir estrictos controles de acceso y seguirse en todo momento. La protección de datos, independientemente de si se utiliza SaaS para procesarlo, es responsabilidad última de la empresa.

Mitigar todos estos factores de riesgo puede ser un trabajo a tiempo completo. Antes de contratar cualquier proveedor de servicios de SaaS o en la nube, las empresas deben realizar su debida diligencia y adquirir un contrato integral de nivel de servicio (SLA). El SLA deberá detallar con gran detalle qué servicios se ofrecen y qué espera recibir cada parte.

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¿Cuáles son los principales proveedores de SaaS?

Existen miles de proveedores de servicios de SaaS y en la nube que operan en todo el mundo, algunos son empresas grandes y reconocidas, y otros son pequeñas empresas emergentes que ofrecen software a nivel boutique. Los servicios en la nube como AWS y Microsoft Azure permiten a las empresas grandes y pequeñas competir en el mismo campo de juego.

Desde una perspectiva histórica, uno de los proveedores de SaaS más influyentes es Salesforce, que se creó específicamente para proporcionar una versión basada en la nube y accesible mediante navegador del software de gestión de relaciones con los clientes a nivel empresarial. Salesforce es ahora el líder del mercado en la categoría.

A diferencia de Salesforce, Microsoft ha tenido que adaptar su modelo de negocio hacia la distribución de SaaS para su suite de productividad de oficina Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Al pasar a una oferta basada en la nube, Microsoft se ha vuelto más ágil al implementar características y aplicaciones que satisfacen las necesidades cambiantes de sus clientes y del entorno empresarial.

Adobe Software es otra empresa que ha cambiado su modelo de negocio a SaaS con gran éxito, mientras que empresas como Alphabet han podido aprovechar aplicaciones existentes (Google Search) y convertirlas en ofertas en la nube completas como Google Cloud Platform y G Suite.

Otros actores importantes en el espacio de SaaS incluyen:

• Slack
• Zoom
• Zendesk
• Shopify
• Dropbox
• Square
• ServiceNow
• Workday
• Mailchimp
• Proofpoint
• Oracle NetSuite
• Splunk
• Twilio

¿Cómo se obtiene el SaaS y cuánto cuesta?

Casi todo el software SaaS está disponible en internet visitando la página web de un proveedor. Muchos de los proveedores ofrecen versiones gratuitas de su software con fines de prueba, tal vez con algunas características deshabilitadas o modificadas para atraer a los usuarios a comprar la versión de pago. Algunos proveedores optan por ofrecer períodos de prueba gratuitos para su software.

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Ninguna empresa debería comprometer importantes recursos hacia una aplicación SaaS sin antes examinar minuciosamente al proveedor y al software. Las compras importantes de SaaS siempre deben acompañarse de un contrato de nivel de servicio (SLA) integral.

El precio de una suscripción varía de un proveedor a otro y puede oscilar entre económico por usuario hasta considerablemente caro. El precio de suscripción del software SaaS no siempre refleja la calidad. Algunos de los servicios mejor valorados tienen costos bajos.

Como ejemplo del precio de suscripción típico de SaaS, consideremos el costo de suscripción por usuario por mes de Microsoft 365 Business Standard a $12.50/usuario/mes. Por otro lado, la versión Microsoft 365 Business Basic cuesta $6.00/usuario/mes. Las empresas pueden utilizar la prueba gratuita de un mes para determinar qué versión les sirve mejor.

¿Cuál es el futuro del SaaS y por qué debemos preocuparnos?

Cada año se convierten y/o inventan nuevas aplicaciones para el modelo de distribución de SaaS. La naturaleza lucrativa del modelo de negocio ha llamado la atención de muchos desarrolladores e innovadores de aplicaciones. Con los beneficios de la informática basada en la nube, los desarrolladores pueden innovar, crear e implementar a un ritmo mucho más rápido de lo que podían hacerlo en el pasado.

Nuevas aplicaciones de SaaS que tratan sobre el procesamiento de la recolección de datos, visualización de datos, conexiones de IoT e inteligencia artificial están en el mercado actualmente. Es probable que sigan nuevas aplicaciones para innovaciones aún no descubiertas. El modelo de distribución de software y aplicaciones SaaS es ahora una parte fundamental del negocio.

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