Google Calendar: Tres mejoras clave para el trabajo remoto en 2022

En abril y mayo de 2022, Google Calendar realizó tres mejoras sutiles pero significativas que respaldan el trabajo remoto.

Cuando configuras tu ubicación de trabajo en Google Calendar, cualquier persona con acceso libre a tu horario también tendrá acceso a tu ubicación de trabajo seleccionada. Esto ayuda a los colegas a saber si las reuniones serán en persona o virtuales.

Cuando configuras las opciones de Google Meet dentro de un evento de Calendar con anticipación, no es necesario que te apresures a asignar anfitriones o ajustar la configuración de la sesión después de que comience la videoconferencia.

Y cuando requieres una dirección de correo electrónico válida para una sesión de cita reservable, no solo reduces las solicitudes falsas, sino que también evitas que un participante ingrese una dirección de correo electrónico incorrecta al inscribirse en una sesión.

Sigue las instrucciones en cada sección a continuación para aprender cómo funcionan estas tres características. Los pasos asumen que tienes Google Calendar abierto en una pestaña del navegador Chrome en una computadora portátil o de escritorio.

Cómo indicar tu ubicación de trabajo en Google Calendar

Para configurar tu ubicación habitual en Google Calendar:

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1. Selecciona el engranaje en la parte superior derecha, luego elige Configuración (Figura A).
2. En el menú General a la izquierda, selecciona Horario y ubicación de trabajo.
3. Selecciona la casilla de verificación junto a Habilitar ubicación de trabajo (Figura B).
4. Luego, junto a cada día de trabajo configurado, selecciona el menú desplegable (que se muestra como No especificado de forma predeterminada), luego elige Oficina, Hogar, No especificado o En otro lugar. Si seleccionas En otro lugar, puedes ingresar una ubicación. Repite el proceso para cada día y período de trabajo, según lo deseado.

Figura A

Figura B

Después de completar la configuración anterior, la ubicación de trabajo configurada se mostrará en tu calendario y estará disponible para cualquier persona a la que hayas dado permisos de acceso libre o ocupado a tu calendario. Tu ubicación de trabajo seleccionada se indica cerca de la fecha numérica en las vistas de día, semana y mes del calendario.

Para cambiar una ubicación de trabajo:

1. Selecciona la ubicación de trabajo en un día (Figura C). Esto mostrará el menú de opciones disponibles.
2. Selecciona Oficina, Hogar o No especificado, según lo deseado, o selecciona En otro lugar y luego ingresa una ubicación diferente. Puedes elegir si realizar el cambio solo para el día seleccionado o para todos los días futuros de la semana (por ejemplo, este viernes o todos los viernes futuros).
3. Alternativamente, selecciona Configuración para revisar y editar la ubicación de trabajo predeterminada asociada con todas las horas de trabajo especificadas.

Figura C

A partir de mayo de 2022, esta función está disponible para los clientes de Google Workspace con las ediciones Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, así como para los clientes de G Suite Business y Organizaciones sin fines de lucro.

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Controles de anfitrión y asignación de coanfitriones

Cuando creas un evento de Calendar que tiene una sesión de Google Meet asociada, también puedes configurar controles de anfitrión, designar coanfitriones y configurar salas de grupos.

Primero, abre tu evento. Si aún no se muestra un botón "Unirse con Google Meet", selecciona el botón "Agregar videoconferencia de Google Meet" para crear un enlace de Meet para tu evento.

A continuación, selecciona el engranaje a la derecha del botón "Unirse con Google Meet" (Figura D) para acceder a las opciones de llamada de video. Esto te permite personalizar la gestión de tu sesión de Meet.

Figura D

Cuando habilitas la gestión de anfitriones (Figura E, arriba a la izquierda), obtienes la capacidad de designar coanfitriones (Figura E, arriba a la derecha). Un coanfitrión puede silenciar a los participantes, presentar, controlar la grabación y permitir que las personas se unan a la reunión. Cuando está habilitada, esta configuración también te permite administrar si todos los participantes pueden:

• Compartir su pantalla; o
• Enviar mensajes de chat.

También puedes ajustar lo siguiente:

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• Acceso rápido, que, cuando está desactivado, requiere que todos soliciten unirse; y
• Seguimiento de asistencia, para que el sistema envíe un informe de asistencia después de la sesión al anfitrión de la reunión.

Además, puedes seleccionar a las personas asignadas a las salas de grupos antes de tu sesión de Google Meet (Figura E, abajo a la derecha).

Para asignar manualmente personas a una sala de grupos, arrastra su nombre a una sala o escribe su nombre en la lista de asistencia de una sala. O selecciona el botón Aleatorio para asignar participantes al azar a las salas disponibles.

Figura E

A partir de mayo de 2022, esta función está disponible para los clientes de Google Workspace con las ediciones Workspace Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Business Standard, Business Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, así como para los clientes de Teaching and Learning Upgrade.

Requerir correo electrónico para el calendario de citas

Los horarios de citas de Google Calendar permiten a las personas seleccionar una hora para reunirse, a partir de un conjunto de fechas y horarios que especificas. Por ejemplo, un profesor podría especificar un bloque de tiempo semanal y permitir a los estudiantes seleccionar segmentos dentro de ese tiempo para reunirse. De manera similar, un consultor podría utilizar la función para permitir a los clientes programar una sesión. Para obtener más detalles sobre la función, lee Cómo utilizar los horarios de citas de Google Calendar (Newsmatic).

Para reducir la posibilidad de registros accidentales o falsos, ahora puedes requerir la validación por correo electrónico cuando las personas se inscriban en una cita. Cuando configures tu horario de citas reservables, selecciona la casilla de verificación junto a Requerir verificación de correo electrónico (Figura F).

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Figura F

No se necesitará ninguna acción adicional durante el proceso de programación para las personas que ya hayan iniciado sesión en una cuenta de Google. Sin embargo, para todos los demás, el sistema enviará un código PIN a la dirección de correo electrónico ingresada, que la persona deberá usar para validar. Esto debería eliminar las direcciones de correo electrónico mal escritas y ayudar a prevenir registros falsos.

A partir de mayo de 2022, esta función está disponible para los clientes de Google Workspace con las ediciones Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, así como para los clientes de Nonprofits y Teaching and Learning Upgrade.

¿Cuál ha sido tu experiencia?

¿Has configurado tu ubicación de trabajo en Google Calendar? ¿Encuentras útil y precisa la ubicación de trabajo al coordinar actividades con colegas? Para los eventos de Google Meet creados en conjunto con un evento de Calendar, ¿la capacidad de gestionar y configurar coanfitriones y ajustes de forma anticipada ha agilizado tus sesiones? ¿La configuración "Requerir verificación de correo electrónico" en los horarios de citas ha reducido el spam y garantizado una entrada de correo electrónico precisa?

Házmelo saber en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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