Google Hangouts Chat: La nueva aplicación de Google para la colaboración en equipo

Google Hangouts ha sido la aplicación todo en uno de Google para chat y video, pero eso está cambiando como parte de un intento de evolucionar G Suite para satisfacer mejor las necesidades de los equipos de empresa. Dos nuevas aplicaciones, Hangouts Meet y Hangouts Chat, ofrecen características de colaboración en equipo: Meet es para reuniones de video y Chat es para conversaciones de texto y compartición de documentos. La aplicación clásica de Hangouts seguirá estando disponible para cualquier persona que quiera seguir utilizándola.

Resumen ejecutivo

• ¿Qué es Google Hangouts Chat? Google Hangouts Chat es una aplicación de comunicación que ofrece a los equipos de empresa "salas" para mantener "conversaciones", compartir y discutir documentos de Google Drive e interactuar con aplicaciones conectadas.
• ¿Por qué es importante Google Hangouts Chat? Google Hangouts Chat amplía las capacidades de colaboración en equipo de G Suite al ofrecer un lugar persistente para discutir el trabajo en equipo, más allá de colaborar dentro de un documento de Google.
• ¿A quiénes afecta Google Hangouts Chat? Los clientes de G Suite que trabajan en equipos se benefician directamente de Google Hangouts Chat, ya que los usuarios de G Suite obtienen un centro centralizado para compartir y discutir en grupo. Hangouts Chat puede reducir la necesidad de que los equipos recurran a otras herramientas, como el correo electrónico o Slack, mientras trabajan en proyectos.
• ¿Cuándo estará disponible Google Hangouts Chat? Todos los clientes de G Suite pueden utilizar Hangouts Chat. Sin embargo, un administrador de G Suite también puede desactivar el servicio.
• ¿Cómo puedo obtener Google Hangouts Chat? Ve a https://chat.google.com e inicia sesión con tu cuenta de G Suite para acceder a Hangouts Chat en Chrome en una computadora. O bien, instala la aplicación Hangouts Chat (para Android o iOS) en tu dispositivo móvil.

¿Qué es Google Hangouts Chat?

Google Hangouts Chat es una aplicación de comunicación para equipos de empresa. Las conversaciones en Hangouts Chat ocurren en "salas" y cada sala incluye todas las conversaciones mantenidas por un equipo. Estas conversaciones están enhebradas, por lo que puedes mantener una conversación sobre el almuerzo separada de una conversación sobre el presupuesto de un proyecto. Los nuevos elementos aparecen en la parte inferior de la página. Puedes revisar todos los elementos no leídos. Si una conversación comenzó antes de que te unieras al equipo, aún puedes ver todo el hilo. Todas las conversaciones son buscables por palabras clave. También puedes filtrar tu búsqueda por tipo de archivo o persona.

Hangouts Chat ofrece un control significativo sobre las notificaciones. Puedes elegir recibir todas las notificaciones de una conversación para no perderte una discusión crítica, o puedes reducir el ruido y solo recibir notificaciones cuando te mencionen. Cuando ya no desees ser notificado de nuevos elementos, puedes silenciar una conversación, similar a cómo silenciarías un hilo en Gmail.

Google Hangouts Chat se integra profundamente con otras herramientas de Google, como Google Groups y Google Drive. Por ejemplo, puedes crear rápidamente una nueva sala para miembros de un Grupo de Google. Y cuando compartes un documento de Google Drive en Hangouts Chat, todos los miembros reciben acceso al archivo y Hangouts Chat ajusta automáticamente los ajustes de acceso.

Hangouts Chat ofrece integración con otras aplicaciones y bots. Menciona a @meet, un bot creado por Google, para obtener ayuda para programar una reunión para los miembros del equipo. Conéctate a una aplicación integrada o crea tu propia funcionalidad con Google Apps Script para obtener datos adicionales en tu conversación. Los socios iniciales de integración de Google Hangouts Chat incluyen Asana, Box, Freshdesk, Polly, ProsperWorks, Smartsheet, QuickBooks, Xero, Zapier, Zendesk y Zenefits.

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¿Por qué es importante Google Hangouts Chat?

La rapidez y la visibilidad son importantes en la colaboración grupal. Nadie quiere perder mucho tiempo agregando usuarios o configurando permisos de acceso. Hangouts Chat lo hace fácil: menciona a otro usuario de G Suite para agregarlo a una conversación o agrega un archivo de Google Drive para darle acceso a todos los participantes de la conversación al documento. Las discusiones tienen lugar en conversaciones enhebradas en Hangouts Chat, en lugar de mensajes de correo electrónico en Gmail. Hangouts Chat hace que estas conversaciones y documentos sean visibles para todos en una "sala".

Hangouts Chat es parte del esfuerzo de Google por ofrecer herramientas para equipos. Hangouts Meet admite reuniones de video en vivo y compartición de pantalla; Team Drive proporciona un lugar compartido persistente para que los equipos compartan archivos; Google Hangouts Chat proporciona un lugar compartido persistente para que los equipos hablen sobre esos archivos.

La compartición rápida de archivos en grupo es una característica clave tanto de Hangouts Chat como de Team Drives. Cuando agregas un archivo a una conversación en Hangouts Chat o a un Team Drive, los miembros de tu equipo obtienen acceso a ese archivo; sin embargo, es posible que aún debas ajustar los permisos de acceso si compartes un documento de Google con herramientas de chat de terceros. Esta rapidez y facilidad de compartición de archivos pueden darle a Google Hangouts Chat una ventaja sobre sus competidores.

¿A quiénes afecta Google Hangouts Chat?

Los clientes de G Suite que trabajan en equipos se benefician directamente de Google Hangouts Chat, ya que los usuarios de G Suite obtienen un centro centralizado para compartir y discutir en grupo. Hangouts Chat puede reducir la necesidad de que los equipos recurran a otras herramientas, como el correo electrónico o Slack, mientras trabajan en proyectos.

Los competidores de Google Hangouts Chat

Los clientes de G Suite que deseen trasladar las conversaciones fuera del correo electrónico y a un espacio de trabajo compartido probablemente considerarán Hangouts Chat en primer lugar; sin embargo, muchas empresas ahora utilizan Slack u otras herramientas de chat grupal y colaboración.

Microsoft lanzó Microsoft Teams para usuarios de Office 365, Cisco promociona Cisco Spark e incluso Facebook ofrece Workplace como una alternativa empresarial a los grupos de Facebook orientados a los consumidores. También existe una opción de código abierto, Mattermost, que una empresa puede descargar e implementar en una configuración de nube privada. Algunas otras opciones posibles incluyen Salesforce Chatter, Convo y RingCentral Glip.

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¿Cuándo estará disponible Google Hangouts Chat?

Hangouts Chat y Hangouts Meet se lanzaron en marzo de 2017. Google añadió mensajería de chat a Hangouts Meet en julio de 2017 para permitir que todos los participantes compartan y reciban texto y enlaces durante una reunión; estos mensajes desaparecen después de que la reunión termina, así que guarda cualquier información que desees antes de que finalice la sesión.

A partir de marzo de 2017, si eres un cliente de G Suite y puedes probar Hangouts Chat en inglés, un superadministrador puede solicitar participar en el Programa de Adoptantes Tempranos de Google para probar Hangouts Chat.

¿Cómo puedo obtener Google Hangouts Chat?

Una vez que Hangouts Chat se lance formalmente, un administrador de G Suite deberá habilitar el acceso a la aplicación. Al igual que con la mayoría de las aplicaciones empresariales de Google, Hangouts Chat se puede habilitar para toda la organización o para unidades organizativas específicas. Se pueden crear salas que correspondan a los Grupos de Google existentes o para equipos específicos.

La aplicación Hangouts Chat funcionará en la web y en aplicaciones para Android e iOS.

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