Cómo evitar el desperdicio de licencias de software empresarial y ahorrar millones

La empresa 1E recientemente publicó un informe sobre el uso y despilfarro de software, y sus hallazgos probablemente no sorprenderán a nadie que pase mucho tiempo administrando software empresarial: la empresa promedio está desperdiciando aproximadamente $7.4 millones de dólares cada año en software subutilizado o no utilizado. Si bien esta cifra será menor para las empresas con menos de 30,000 usuarios, los números siguen siendo altos.

¿Cuánto se está desperdiciando?

El estudio de 1E se realizó en Estados Unidos y el Reino Unido, y descubrió que se están generando aproximadamente $34 mil millones de dólares en despilfarro de licencias cada año. El 30% de las aplicaciones no se utilizan en absoluto, y otro 8% se usa menos de una vez al mes.

Tomando como ejemplo una empresa con 30,000 usuarios, el informe menciona que se podrían ahorrar más de $2 millones de dólares cada año si se controlaran las licencias de forma más precisa.

¿Qué se está desperdiciando?

El siguiente gráfico muestra las 10 licencias empresariales más desperdiciadas, lo cual revela mucho sobre dónde las empresas están gastando dinero innecesariamente. Por ejemplo, el 67% de las instalaciones de Camtasia no se utilizan, seguido de cerca por Crystal Reports con un 63%.

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El desperdicio varía según la industria. El sector educativo desperdicia aproximadamente el 47% del software con licencia empresarial, y sorprendentemente, el sector gubernamental es el que menos desperdicia, con solo el 28%.

¿Cómo pueden las empresas evitar el desperdicio de licencias?

Casi todas las empresas utilizan algún tipo de software especializado, y es muy probable que no sea económico. Cualquier organización que utilice licencias empresariales debe preguntarse si el software se utiliza lo suficiente como para justificar los costos.

Se deben realizar auditorías regularmente para determinar con qué frecuencia se utilizan las aplicaciones. Esa información puede ayudar a determinar si se deben reducir, aumentar o mantener el nivel de licencias adquiridas para el próximo año.

Aprovecha las "pools" de licencias cuando estén disponibles. Es posible que tengas 13 personas que trabajan en AutoCad, pero es posible que solo necesites siete u ocho licencias en un momento determinado. Estas licencias se pueden utilizar según sea necesario, lo que permite ahorrar dinero sin afectar a los usuarios.

Aunque reducir el desperdicio de licencias no dará lugar a ahorros inmediatos, marcará la diferencia a largo plazo. El informe destaca tres áreas específicas de ahorro cuando se controlan de cerca las licencias: menos renovaciones de compra, una reducción en el mantenimiento y una disminución del riesgo de auditorías por parte de los proveedores.

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Vale la pena leer el informe en detalle, es posible que encuentres un área donde podrías ahorrar una gran cantidad de dinero al año.

Los 3 puntos clave para los lectores de Newsmatic

1. 1E informa que el 38% de las licencias de software empresarial no se utilizan, lo que resulta en miles de millones de dólares desperdiciados cada año.
2. Algunas aplicaciones se desperdician en hasta el 67% de las instalaciones.
3. Es necesario realizar auditorías adecuadas del uso del software por parte de los empleados para garantizar que no se desperdicie software ni dinero.

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