Microsoft 365 lanza el servicio Universal Print para impresión en la nube

Google planea cerrar su servicio de impresión en la nube a finales de 2020, pero las organizaciones podrán comenzar a utilizar el servicio Universal Print en Microsoft 365, el cual fue anunciado a principios de año y ahora se encuentra en la versión de prueba pública.

Este servicio de impresión en la nube está diseñado para ayudar a los clientes de Microsoft a migrar a la nube sin necesidad de mantener múltiples instalaciones dedicadas de Windows Server para ejecutar el algo engorroso Hybrid Cloud Print. En su lugar, funciona completamente en Azure y utiliza Azure AD, sin necesidad de infraestructura local en la mayoría de los casos. La cola de impresión se almacena en el inquilino de Office 365, la API de gestión de impresoras utiliza Microsoft Graph y el trabajo de impresión se envía y se obtiene del servicio utilizando el Protocolo de Impresión por Internet (IPP) basado en estándares.

"Creamos Universal Print porque escuchamos una y otra vez de nuestros clientes que estaban intentando hacer la transición a la nube, pero encontraban dificultades al imprimir. No necesariamente querían mantener un servidor de impresión local, pero necesitaban la conexión, la autenticación y todas las piezas de gestión porque sus usuarios aún imprimen", dijo Kristin Carr, Gerente Principal del Grupo de Programas, en una entrevista con Newsmatic. "De hecho, la impresión está creciendo en lugar de disminuir", agregó.

Además de prescindir de la necesidad de un servidor de impresión local accesible a Internet, Universal Print también elimina la necesidad de instalar y gestionar controladores de impresoras en PC. Para el usuario, imprimir se ve exactamente igual: agregan la impresora en la nube en la configuración y luego la seleccionan en el diálogo de impresión de una aplicación.

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Los administradores de impresoras tienen un portal único desde donde pueden gestionar todas las funciones de impresión en todas sus impresoras, incluso servicios de impresión de terceros. Muchos servicios de impresión en la nube, como los ofrecidos por Canon y HP, así como servicios basados en Azure como PaperCut y NTware Uniflow (que también admitían Google Cloud Print), están anunciando su compatibilidad. O también pueden utilizar PowerShell para monitorear y gestionar impresoras en la nube.

Las opciones de administración centralizada han sido particularmente útiles para las 2.500 organizaciones (desde escuelas canadienses hasta bancos noruegos) en la versión de prueba privada, las cuales han tenido que brindar soporte a usuarios recién remotos y ya han generado casi un cuarto de millón de trabajos de impresión.

Los profesores pueden imprimir en la impresora de la escuela durante la semana y luego recoger todas sus impresiones en una visita semanal, mientras que los equipos de nómina pueden imprimir cheques sin tener que ir a la oficina. Si necesitas que alguien en otra oficina firme un documento físico, puedes imprimirlo allí en lugar de enviarlo por correo electrónico o imprimirlo y enviarlo por correo postal. Las operaciones de venta minorista pueden imprimir automáticamente volantes, horarios de trabajo o etiquetas de precio en las tiendas cada semana desde una ubicación central, en lugar de enviar un correo electrónico y esperar a que los gerentes lo vean y lo impriman como archivo adjunto. Una vez que las impresoras se convierten en dispositivos en la nube en lugar de estar limitadas a la red local, se abren muchas nuevas posibilidades.

Protocolos en lugar de controladores

Universal Print funcionará mejor con las impresoras que admitan nativamente el protocolo que utiliza. Canon y Lexmark lanzarán actualizaciones de firmware a finales de este año para agregar el protocolo a las impresoras existentes que están actualmente en el mercado, y otros fabricantes anunciarán su compatibilidad en Inspire esta semana. Otras impresoras aún se pueden utilizar con el servicio, pero se necesitará un conector proxy.

Al utilizar Azure AD y Microsoft 365 como base del servicio, se utiliza la misma identidad y autenticación para conectarse a las impresoras como se utiliza para Office, OneDrive y otros servicios de Microsoft. También se pueden utilizar las mismas políticas de gestión y seguridad, como políticas de acceso condicional o incluso administración de derechos digitales. "Todos los datos hacia y desde el servicio, desde el cliente hasta el servicio y desde el servicio a la impresora, todos esos datos están encriptados", dijo Carr. "Los trabajos de impresión están encriptados en reposo, con la opción de utilizar claves de cifrado proporcionadas por el inquilino. El servicio aplica una autenticación sólida de usuarios e impresoras, utilizando la plataforma de identidad de Azure AD que ofrece un servicio de seguridad de nivel empresarial con características como inicio de sesión único y autenticación multifactorial".

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Esto brinda a las organizaciones controles de seguridad de nivel empresarial en impresoras que no tienen autenticación incorporada. Se puede controlar quién tiene acceso a qué impresoras y qué pueden imprimir. Si ya tienes una impresora que hace que los usuarios ingresen un PIN antes de que se imprima su documento confidencial (para que no quede en la bandeja de impresión a la vista de todos), ahora puedes gestionarlo de la misma manera en que administras a los usuarios y el acceso a documentos. En lugar de un PIN separado, los empleados pueden utilizar la misma autenticación multifactorial que utilizan en otros dispositivos, autorizando una impresión desde una aplicación de autenticador de smartphones o recibiendo un PIN para utilizar en cada ocasión.

Universal Print también se integra con otros servicios de Microsoft 365. Si un documento tiene información que lo hace estar marcado como confidencial a través de Endpoint Data Loss Prevention, Universal Print evitará que se imprima por completo. Los servicios de terceros pueden aprovechar las API de Microsoft Graph para ofrecer funciones adicionales, como un seguimiento y reporte más detallado. O también puedes crear tus propios flujos de trabajo de impresión personalizados utilizando Power Automate, ya sea para controlar quién puede imprimir qué, cuándo y dónde, o para generar automáticamente impresiones en la ubicación correcta como parte de un flujo de trabajo empresarial.

La versión de prueba pública de Universal Print estará disponible próximamente en las regiones de América del Norte, Europa y Asia Pacífico de Microsoft 365, comenzando con inquilinos de E5 y A5, seguidos de las suscripciones de Windows 10 E3, E5 y A3, luego Microsoft 365 Business Premium y F3. Los administradores deberán asignar licencias de Universal Print a los usuarios y registrar impresoras individuales como objetos de Azure AD con los permisos y comparticiones correctos. A menos que haya un nuevo firmware para tu impresora que agregue el protocolo Universal Print, también deberás ejecutar el conector Universal Print en una PC o servidor con Windows.

En esta etapa, Universal Print solo es compatible con Windows 10 (Enterprise o Education 1903 o posterior); pero para los trabajadores de primera línea en particular, la capacidad de imprimir desde smartphones, quizás utilizando las nuevas aplicaciones móviles de Office y SharePoint, será importante.

"Estamos investigando muchos escenarios sobre cómo el usuario se identifica de manera rápida y sencilla al acercarse a una impresora, cómo demuestra rápidamente 'soy yo, déjame imprimir esto que me pertenece'", dijo Carr, refiriéndose a algo similar a Windows Hello, pero para la impresión.

No todas estas funcionalidades están disponibles en la versión de prueba pública y Carr no quiso comentar qué otros dispositivos podrían ser compatibles en el futuro, pero la pista probablemente esté en el nombre. Ella describió el propósito del servicio como "permitir a los usuarios imprimir desde cualquier dispositivo, siempre y cuando estén conectados a Internet".

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