5 mejores prácticas para organizar y nombrar archivos en Google Drive

Cuando tu organización realiza la transición a Google Drive para el almacenamiento, tienes la oportunidad de realizar cambios en la estructura de almacenamiento heredada y las prácticas de nomenclatura de archivos. Si simplemente mueves tus carpetas y archivos de un servidor local a Google Drive, tu organización y equipo están perdiendo la oportunidad de tener una conversación útil sobre cómo las personas trabajan en documentos como equipo.

1. ¿Personas diferentes? Una unidad compartida diferente

En general, crea una nueva unidad compartida cuando identifiques que un grupo diferente de personas necesita compartir archivos. Cuando el mismo grupo de personas comience a trabajar en un proyecto diferente, considera una nueva carpeta dentro de la misma unidad compartida. Esto ayuda a minimizar la cantidad de unidades compartidas que las personas que trabajan juntas deben revisar para encontrar un archivo.

2. Estructura: Carpetas y archivos

• Busca equilibrar la cantidad de carpetas y archivos. Casi nadie quiere hacer clic o navegar por una secuencia larga de carpetas anidadas en otras carpetas. Y casi nadie quiere buscar en una lista de archivos extremadamente larga.
• Avoida los extremos. Algunas personas crean una nueva carpeta cuando las listas de archivos requieren más de una pantalla para mostrarse, sin embargo, las listas largas de archivos pueden tener sentido cuando tienes una carpeta llena de elementos similares, como imágenes.
• Habla con tu equipo para determinar cómo agrupar los archivos. En muchos casos, tiene sentido agrupar los elementos por cliente (quién), función operativa (por qué), proyecto (qué), ubicación (dónde) o tiempo (cuándo).
• Asegúrate de que las personas conozcan la jerarquía preferida de carpetas de tu organización. Por ejemplo, si la organización prioriza "quién" sobre "cuándo", las carpetas de nivel superior deberían tener nombres de clientes, y dentro de cada carpeta de cliente deberían haber carpetas por años.

3. Nombres comprensibles

Cuando nombras un documento, asegúrate de que el nombre sea lo suficientemente claro como para que una persona que no sabe nada sobre el documento tenga al menos una idea general sobre el contenido del mismo. En otras palabras, si no supieras nada sobre el documento, ¿el nombre te daría una idea precisa del contenido del documento?

4. Versiones nombradas vs hacer una copia

Google Docs, Google Sheets y Google Slides admiten versiones nombradas. Cuando necesitas actualizar un documento creado el año pasado para usarlo este año, puedes realizar tus ediciones y luego darle un nombre a la nueva versión. Las versiones nombradas de un archivo te ayudan a eliminar el desorden de archivos debido a múltiples nombres de archivos "-version2" o "v2".

Las aplicaciones de G Suite también incluyen la capacidad de hacer una copia. Cuando deseas adaptar el contenido de un documento para otro equipo, otro cliente o otro propósito, utiliza el comando Hacer una copia.

5. Incluir fechas estándar

Para proyectos en los que la fecha es importante, puedes incluir la fecha en el nombre del archivo o carpeta, según corresponda. Esto facilita la búsqueda de elementos relevantes para una fecha específica, incluso si esos archivos fueron editados más tarde.

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Utiliza el formato de fecha internacional estándar, con el año de cuatro dígitos primero, el mes de dos dígitos segundo y el día de dos dígitos al final. Asegúrate de incluir un '0' antes de cualquier mes o día menor a 10. Por ejemplo, 2019-02-03 indicaría un elemento relevante al tercer día de febrero de 2019. Algunas personas prefieren omitir los guiones, por lo que las fechas en los nombres cambian de 2019-02-03 a 20190203. Cualquier formato funcionará, pero sé consistente.

Cuando crees una carpeta, incluye un texto descriptivo con un año. Por ejemplo, es más probable que las personas reconozcan una carpeta llamada 2019-Proyecto-Cliente o Proyecto-Cliente-2019 que una carpeta llamada 2019, aunque ambas podrían estar ubicadas dentro de una jerarquía de carpetas de clientes. Un nombre de carpeta efectivo identifica el contenido de la carpeta sin el contexto de la jerarquía de la carpeta.

Tu experiencia

¿Qué estándares utiliza tu organización para las unidades compartidas, estructuras de carpetas y nombres de archivos? ¿Con qué frecuencia las personas en tu organización revisan o modifican estas prácticas? ¿Qué otras prácticas de carpetas y archivos te han sido útiles? Déjame saber, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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