15 mejores prácticas para la automatización de tareas de TI

La automatización de tareas de IT es una prioridad crucial para los departamentos de IT que cuentan con poco personal pero grandes cargas de trabajo. No solo la automatización puede aliviar la carga administrativa, sino que también puede ayudar a garantizar la precisión de los procesos, ya que a veces el descuido humano, la fatiga o el error pueden llevar a cometer errores.

"Los desafíos de contratación, la presión presupuestaria y las crecientes expectativas de los clientes están llevando a las organizaciones, públicas y privadas, a mantener y a menudo ampliar sus operaciones a pesar de tener menos recursos", dijo Nick Stevens, director senior de gestión de productos en Active Network.

Ante este desafío, muchas organizaciones buscan mejoras en la eficiencia como solución, comúnmente en forma de automatización de procesos. Al emplear un enfoque estructurado y estratégico, su organización puede mitigar muchos de los problemas comunes en la automatización de procesos y aumentar en gran medida las posibilidades de éxito.

Stevens señaló que para las agencias gubernamentales es especialmente importante que todos los proyectos de automatización tengan la mejor oportunidad de éxito, ya que podrían estar en juego fondos públicos y servicios públicos críticos.

Top 15 de mejores prácticas para la automatización de IT

1. Seleccionar procesos adecuados para la automatización

El éxito de su programa de automatización depende de los procesos empresariales específicos que elija automatizar. Es fundamental reconocer que algunos flujos de trabajo son más adecuados para la automatización que otros y enfocar sus esfuerzos en los casos de uso donde el retorno de la inversión se puede realizar más fácilmente.

Los procesos adecuados para la automatización tienen las siguientes características:

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- Son repetitivos y de alto volumen.
- Requieren actualmente una gran cantidad de tiempo del personal para completarse.
- Siguen una lógica empresarial simple y utilizan datos estructurados.
- Se benefician significativamente de un aumento en la precisión y de una operación las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

2. Pensar a lo grande, pero empezar pequeño

Aunque pueda desear automatizar muchos procesos en toda su organización, es importante comenzar el viaje con procesos sencillos y de bajo riesgo que se puedan automatizar de manera rápida y exitosa.

No solo estos primeros implementaciones pueden servir como ejemplo para generar conciencia sobre los beneficios de la automatización dentro de su organización, sino que también proporcionarán a su equipo una experiencia invaluable en primera mano que les permitirá seleccionar inteligentemente casos de uso adicionales.

3. Antes de automatizar, optimizar

¿Ya está optimizado el proceso empresarial que desea automatizar? Los procesos antiguos, especialmente aquellos que pueden depender de tecnología heredada y prácticas obsoletas, son propicios para la optimización.

Antes de comenzar el trabajo de automatización, tómese el tiempo para analizar y simplificar el proceso objetivo, rediseñándolo desde cero si es necesario. Hacerlo reducirá la complejidad y, en última instancia, el costo de la automatización.

Si bien los beneficios de la automatización de procesos son evidentes, no se pueden obtener sin una planificación y ejecución cuidadosas. Al tener en cuenta estos principios, las empresas estarán en buen camino para construir una base sólida que respalde sus objetivos de automatización en los años venideros.

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4. Determinar las necesidades, problemas y requisitos involucrados

La automatización tiene como objetivo resolver un problema o satisfacer una necesidad, por lo que comience identificando el problema o necesidad. ¿Necesita sincronizar archivos de un servidor de origen a un servidor de destino? ¿Una caducidad automática para cuentas inactivas después de 90 días? ¿Programar un reinicio del sistema o sistemas después del horario de trabajo?

Estos escenarios pueden ser solicitados por la comunidad de usuarios o simplemente surgir del departamento de IT, pero de cualquier manera el objetivo debe ser realizar de manera confiable una tarea de IT sin requerir intervención manual.

5. Evaluar la metodología para proporcionar la mejor solución

Los procesos de automatización pueden adoptar muchas formas, como scripts de bash, trabajos cron, scripts de PowerShell, tareas programadas, código escrito y APIs. Asegúrese de mantener las cosas lo más simples y directas posible. Siempre que puedo, evito complejidades como scripts que llaman a otros scripts o sistemas que dependen de otros sistemas.

6. Ver si se pueden utilizar soluciones existentes

Recicle cualquier proceso de automatización que pueda, por ejemplo, utilice código de GitHub, recursos públicos de PowerShell, entre otros. Ya existe mucho conocimiento compartido y muchos recursos formulados por mentes brillantes, por lo que encontrar soluciones existentes y modelarlas para los propósitos de su propia empresa es bastante común. Si no puede hacerlo, determine cómo implementar estas soluciones nuevamente utilizando recursos internos o consultoría.

7. Asegurarse de realizar una revisión de riesgos y seguridad

Es importante que no se violen estándares o protocolos con la solución propuesta, como tráfico no encriptado, contraseñas almacenadas o acceso y permisos inapropiados. Si se requieren contraseñas, deben estar cifradas para evitar brechas de seguridad.

8. Desarrollar una solución de prueba y presentarla a los interesados para su confirmación

Formule un modelo de trabajo de su mecanismo de automatización y asegúrese de que incluya mecanismos de alerta para que el éxito o el fracaso se registren. Páselo al personal relevante, si corresponde, para confirmar que cumple con su aprobación y realice los ajustes necesarios según sea necesario.

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9. Implementar la solución y supervisar los resultados

Cuando la solución esté operativa, asegúrese de confirmar minuciosamente que los procesos funcionen como se espera y puedan ejecutarse de forma independiente sin intervención manual. Recomiendo verificar los resultados durante unos días.

Manténgase en contacto periódicamente con los interesados relacionados, como 30, 60 y 90 días después, para evaluar los resultados. A menudo, una implementación considerada exitosa desde el principio requerirá un mayor refinamiento a medida que se descubran nuevos detalles o surjan nuevos requisitos.

10. Buscar formas de mejorar la automatización a medida que surjan nuevas tecnologías

Siempre están apareciendo nuevas tecnologías en el horizonte. Asegúrese de que sus procesos de automatización aprovechen estos avances para mantenerse lo más ágil y actualizado posible.

Alionco aboga por el uso de software de bajo código al automatizar tareas de IT con este propósito.

"La implementación de herramientas que admitan equipos no técnicos es necesaria para lograr la agilidad empresarial, satisfacer las crecientes demandas a las que se enfrentan los desarrolladores y aliviar la escasez de desarrolladores", dijo.

La automatización de procesos empresariales de bajo código cubre la brecha entre la necesidad del equipo empresarial de una respuesta rápida y la necesidad del equipo de IT de control. Esto facilita a los empleados construir, modificar y estandarizar procesos empresariales con un conjunto de herramientas aprobadas por IT que no comprometen la seguridad o el cumplimiento.

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A medida que las organizaciones se esfuerzan por ser más ágiles, los recursos que promueven la velocidad y la coherencia son clave para el futuro de la automatización de tareas de IT y la transformación digital.

11. Determinar la herramienta de automatización adecuada

Tareas discretas como mover datos estructurados de un sistema a otro pueden abordarse mejor con la automatización de procesos robóticos. Si hay muchos tipos diferentes de tareas que deben automatizarse o el objetivo de la automatización es realmente un proceso y no una tarea, entonces puede tener más sentido utilizar una herramienta de automatización de procesos empresariales.

12. Apuntar a mejorar la pila de tecnología existente

A medida que las pilas tecnológicas se vuelven más complejas debido a la adición o personalización, también se vuelven más difíciles de administrar y asegurar. Considere una herramienta de automatización que se integre con una variedad de aplicaciones y sistemas para mejorar su funcionalidad y lograr una extensibilidad de la pila. En particular, las herramientas de automatización de procesos empresariales pueden ayudar a resolver las brechas en el flujo de trabajo y la fragmentación de procesos que surgen cuando se agregan nuevos sistemas a la pila.

13. Mapear el proceso de principio a fin

Tener una visibilidad total del proceso de IT desde el inicio hasta el final puede marcar la diferencia entre una automatización que funciona y otra que falla. Identifique el detonante del proceso, cada tarea o actividad en el flujo y el resultado que indica cuándo se completa el proceso. Luego, revise cada componente del proceso en busca de potencial de automatización.

14. Estandarizar el proceso

Cuando los procesos y las tareas se estandarizan, brindan resultados más consistentes y facilitan el cumplimiento de los requisitos de seguridad y cumplimiento.

15. Confiar en reglas y condicionales

Para evitar problemas con información faltante o incompleta y para garantizar una correcta canalización de la información y las solicitudes, utilice reglas y condicionales para ayudar a controlar el flujo de trabajo.

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