Cómo crear accesos directos en Excel utilizando rangos nombrados y hipervínculos

Existen muchas formas de desplazarse en una hoja de cálculo o de una hoja a otra en un libro de Excel; sin embargo, puedes anticipar las necesidades de los usuarios incluyendo accesos directos para aquellos que no están familiarizados con Excel. O, en un archivo ocupado, puedes incluir accesos directos para facilitar las cosas. En este artículo, te mostraré cómo utilizar rangos nombrados e hipervínculos como accesos directos a datos importantes.

Estoy utilizando Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores. Puedes trabajar con tus propios datos de Excel o descargar el archivo de demostración.

Índice de Contenido
  1. Cómo crear un rango nombrado en Excel
  2. Cómo navegar hasta un rango nombrado utilizando el cuadro de nombres
  3. Cómo navegar hasta un rango nombrado utilizando un hipervínculo
  4. Atajos
  5. Envíame tu pregunta sobre Office

Cómo crear un rango nombrado en Excel

La mayoría de los usuarios aprenden sobre los rangos nombrados desde el principio: es un nombre aplicado a una celda o a un rango de celdas. La mayoría de nosotros los utilizamos en expresiones, pero también puedes navegar utilizando los rangos nombrados. Antes de poder utilizar un rango nombrado para la navegación, debes crear uno. Para hacerlo, selecciona la celda o el rango y luego escribe el nombre en el cuadro de nombres que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas. Por ejemplo, vamos a nombrar el conjunto de datos Smith (Figura A) como "Smith" de la siguiente manera:

  1. Selecciona C3:C6. (También puedes aplicar un nombre a una sola celda).
  2. Haz clic dentro del cuadro de nombres, escribe "Smith" y presiona Enter. Un nombre debe comenzar con un carácter alfabético, un guión bajo (_) o una barra invertida (). No puede comenzar con un número, ni puede contener espacios o la mayoría de los caracteres de puntuación, ni entrar en conflicto con una referencia de celda. Los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas.
Cómo crear accesos directos en Excel utilizando rangos nombrados y hipervínculos - Software | Imagen 1 Newsmatic
Figura A

Existen otras formas de crear un rango nombrado, pero esta es una de las más simples. No puedes crear un rango nombrado en la edición del navegador.

Cómo navegar hasta un rango nombrado utilizando el cuadro de nombres

El cuadro de nombres también es la forma más rápida de navegar. Haz clic en la flecha desplegable del cuadro de nombres y selecciona un rango nombrado para moverte a ese rango. Por ejemplo, muévete a una hoja que no contenga los datos. Luego, desde el menú desplegable (Figura B), selecciona "Smith". Excel seleccionará rápidamente los datos de Smith en la hoja. Esto también funciona en el navegador. Alternativamente, puedes presionar F5 y seleccionar un rango nombrado.

Figura B

Esta es una de las formas más simples de moverse rápidamente de una área de trabajo de Excel a otra. Sin embargo, cuando creas un rango nombrado utilizando "Definir nombre" en el grupo "Nombres definidos" de la pestaña "Fórmulas", puedes limitar el alcance al hoja de cálculo actual. Cuando lo haces, el nombre aparece solo en el menú desplegable cuando el rango nombrado forma parte de la hoja activa.

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Debes conocer el cuadro de nombres para utilizarlo, por lo que no siempre será la mejor opción. Para crear un acceso directo más intuitivo, puedes utilizar hipervínculos.

Cómo navegar hasta un rango nombrado utilizando un hipervínculo

El cuadro de nombres requiere conocimientos que tus usuarios pueden no tener. Además, en una situación de panel de control, querrás proporcionar herramientas intuitivas para la navegación, como hipervínculos. Por ejemplo, podrías incluir una especie de tabla de contenido que contenga un hipervínculo a los datos de ventas de todo el personal. La simple tabla de la Figura C ilustra este concepto de forma sencilla pero efectiva.

Figura C

Vamos a crear un hipervínculo que seleccione los datos de Smith, utilizando el rango nombrado creado en la sección anterior. Sigue estos pasos:

  1. Haz clic derecho en B3 (la celda que contiene el valor de texto "Smith") y elige "Vínculo" en el submenú resultante.
  2. En el cuadro de diálogo resultante, haz clic en "Lugar en este documento" en el panel de la izquierda.
  3. Selecciona "Smith" en la lista de "Nombres definidos" (Figura D) y haz clic en OK.
Figura D

La Figura E muestra el hipervínculo resultante. Para acceder a los datos de ventas de Smith, haz clic en "Smith" en la celda B3.

Cómo crear accesos directos en Excel utilizando rangos nombrados y hipervínculos - Software | Imagen 2 Newsmatic
Figura E

Eso fue extremadamente fácil y tanto los usuarios como los espectadores encontrarán los hipervínculos fáciles de usar, ya que nos hemos acostumbrado a su formato y sabemos para qué se utilizan. También puedes asignar un hipervínculo a una imagen. Para eliminar un vínculo, haz clic derecho sobre él y elige "Quitar hipervínculo" en el submenú resultante.

Atajos

Es fácil crear rangos nombrados y convertirlos en accesos directos de navegación: tus usuarios te lo agradecerán.

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¿Utilizas rangos nombrados u otros accesos directos? Si es así, comparte tu método en la discusión del artículo.

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