Cómo solucionar problemas de colaboración en Word y evitar la pérdida de trabajo

Desde hace muchos años, has podido trabajar en un documento de Microsoft Word al mismo tiempo que otra persona. A partir de Word 2010, si el archivo se guarda en algún lugar como OneDrive o SharePoint, puedes compartir el archivo con las personas con las que deseas colaborar, y este está en formato .DOCX en lugar de .DOC.

El botón Compartir en la parte superior derecha de la cinta te muestra qué otras personas están trabajando en el mismo documento que tú, y las banderas coloridas con sus iniciales te muestran dónde están realizando cambios, para que todos no intenten hacer el mismo cambio al mismo tiempo. Microsoft llama a esto coautoría.

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• Los conflictos de edición en Word pueden resultar en confusión y pérdida de trabajo
• Arreglar fallas de colaboración
• Coautoría en Word, SharePoint y OneDrive

Los conflictos de edición en Word pueden resultar en confusión y pérdida de trabajo

Las versiones anteriores de Word bloquean todo el párrafo en el que cada persona tiene su cursor colocado para evitar la sobrescritura, pero aunque puedas ver donde otra persona está escribiendo, aún puedes cambiar algo que interfiera con lo que están trabajando. Si uno de ustedes está trabajando sin conexión, pueden cambiar la misma oración de diferentes maneras.

Si estás usando Word en iPad, dos personas pueden editar la misma sección al mismo tiempo, pero el documento no se guardará hasta que verifiques en la pestaña de Conflictos para tomar una decisión sobre los cambios que chocan.

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Si realizas ediciones conflictivas en Word de escritorio mientras no estás conectado, cuando vuelvas a estar en línea, verás un error de sincronización de OneDrive que te indica que necesitas abrir el documento y resolver el conflicto (tus cambios se guardarán en una copia local del documento con el nombre de tu computadora adjunto). Si sucede mientras estás en línea, verás una barra de error dentro de Word que te indica que tu carga ha fallado y que el AutoGuardado dejará de funcionar; dejarás de ver las ediciones nuevas de otras personas en el documento, por lo que si sigues trabajando solo te quedarás más atrás.

De cualquier manera, solucionar el problema ha significado renunciar a tus propios cambios (elige Descartar cambios), guardar una copia local del documento, o copiar el contenido en un documento en blanco temporalmente, y luego volver a realizar todas tus ediciones, ya sea desplazándote manualmente por el documento o utilizando las herramientas de Comparar en la pestaña Revisar de la cinta.

A veces, verás un botón de Resolver en la barra de error que te permite recorrer todos los cambios conflictivos como si estuvieras usando Control de cambios y aceptar o rechazar cada uno de ellos. Esto generalmente significa que alguien que estaba editando el documento no tenía el AutoGuardado activado en primer lugar, pero puede resultar más fácil de solucionar porque deja en claro dónde están los problemas.

Arreglar fallas de colaboración

La nueva forma de recuperarse de este tipo de conflictos de edición que se ha implementado en las últimas versiones de Office Insider (compilaciones 2208 y posteriores del Canal Beta) también te permite revisar cambios conflictivos sin hacer que parezcan errores o pedirte que crees varios documentos para que puedas copiar y pegar lo que ya has escrito una vez. En su lugar, la notificación amarilla en la parte superior de tu documento te solicita que revises las ediciones conflictivas y las muestra como cambios controlados, pero el autor se muestra como Microsoft Word en lugar de uno de tus colegas.

• Haz clic en Revisar cambios y verás los conflictos resaltados en el documento. Es posible que debas activar Mostrar marca de revisión o seleccionar Todas las marcas de revisión en Control de cambios en la pestaña Revisar de la barra de herramientas para hacerlos visibles.
• O puedes usar los botones de navegación Aceptar y Rechazar en el menú desplegable de Cambios para navegar a través de ellos y manejar cada uno.

Pero asegúrate de no estar trabajando en una copia sin conexión del documento mientras estás editando, para que todos puedan ver tus ediciones a medida que trabajas, y obtendrás las ediciones que están haciendo las demás personas en vivo en el documento.

A veces verás que tú y otro autor han tomado decisiones diferentes, como si usar una palabra o un número para un número o actualizar una referencia con información más reciente. Otras veces verás que el texto que agregaste al documento ha sido eliminado, no porque alguien más lo haya quitado a propósito, sino porque Word no pudo cargarlo y sincronizar el documento; en ese caso, rechazar el cambio devolverá lo que agregaste sin todo el trabajo adicional de copiar o volver a escribirlo.

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También puedes ver un botón de Actualizar en la barra de herramientas que te indica que hay una versión más reciente del documento disponible; esto significa que ha habido un problema con la conectividad de tu red, pero no has realizado cambios conflictivos. Si bien Word no puede actualizar el documento automáticamente con los cambios de otras personas, no tienes que cambiar ninguno de tus propios trabajos.

Puede haber momentos en los que Word se cierre de repente, se vuelva a abrir y te indique que se ha actualizado el documento; eso significa que has tenido el mismo tipo de problemas de red, pero se han solucionado, y no tienes que cambiar ninguna de tus ediciones. Piensa en ello como si Word hubiera presionado el botón de Actualizar por ti sin preguntar, es molesto, pero evita que tengas que lidiar con decisiones sobre cambios conflictivos más adelante porque no estás trabajando en una versión anterior del documento.

Coautoría en Word, SharePoint y OneDrive

Si estás utilizando Word en la web, una versión móvil de Word o la versión de escritorio de Word 2016 o posterior, los cambios se guardan automáticamente, y todos verán las ediciones de los demás más o menos en tiempo real, siempre y cuando todos tengan suscripciones de Microsoft 365. A alguien que está en una versión anterior de Word o no tiene una suscripción de Office deberá guardar para sincronizar sus cambios y ver los tuyos.

De manera similar, varias personas pueden editar el mismo archivo de Word al mismo tiempo si se guarda en SharePoint Server. Cuando alguien guarda el archivo, todos los demás que están trabajando en él reciben una notificación de que hay nuevas ediciones que pueden elegir ver de inmediato o esperar y ver más tarde.

Esta es la misma experiencia que si estuvieras trabajando en un documento almacenado en OneDrive o OneDrive for Business cuando no estás conectado: puedes seguir editando y, cuando vuelvas a estar en línea, las demás personas en el documento recibirán una notificación sobre tus cambios, y tú recibirás una notificación sobre las ediciones que hayan hecho. También recibirás una notificación de que alguien ha realizado cambios cuando vuelvas a abrir un documento que se ha editado desde la última vez que trabajaste en él.

Si te mantienes en Word en la web, puedes compartir y editar documentos de manera colaborativa cuando se guardan en servicios que pueden manejar la coautoría, como Box, Dropbox o Citrix ShareFile, y dependiendo de la suscripción que tengas a tu servicio de almacenamiento, es posible que no necesites una suscripción de Office. Con Box y algunos otros servicios, también puedes coautorizar en iOS; con Dropbox, también funciona en Android. Pero no puedes coautorizar documentos almacenados en Google Drive en Office en la web u otro dispositivo.

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Si no puedes hacer que la coautoría funcione, hay algunas cosas que debes verificar, comenzando por asegurarte de estar en línea. Documentos muy largos, documentos que se han dejado abiertos durante mucho tiempo, directivas de grupo, permisos de documentos, documentos maestros, tener macros en el documento, controles ActiveX y objetos OLE pueden bloquear la edición simultánea.

El problema más común son los cambios conflictivos, que ocurren cuando dos autores hacen ediciones diferentes en la misma sección. Estas actualizaciones de coautoría en Word que notifican a los escritores brindan una forma más fluida de aprobar o rechazar los cambios y la actualización automática del documento reduce la confusión cuando varias personas están trabajando en un documento.

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