El poder de las listas hechas: cómo optimizar tu gestión de proyectos con Kanban

Las listas de tareas completadas hacen que la gestión de proyectos sea más fácil. Con un enfoque visual, solo lleva segundos ver en qué etapa se encuentra cada tarea asociada a un proyecto en el flujo de trabajo. A medida que una tarea avanza de paso en paso, solo tienes que arrastrar su tarjeta correspondiente de columna en columna hasta que esté completa. Realmente no puede ser más sencillo que eso.

¿Qué son las listas de tareas completadas?

Esta columna tiene un propósito muy importante al darle a todas las tareas completadas un lugar. Este lugar sirve como una ubicación donde cualquier persona involucrada en el proyecto puede ver el trabajo que se ha completado, lo cual puede funcionar como una buena herramienta de motivación para impulsar a las personas a trabajar o recordarles que su trabajo está dando resultados.

Pero es mucho más que eso. Con una lista de tareas completadas, cualquiera puede volver a una tarea y ver exactamente qué se hizo y quién hizo qué. Si necesitas repetir esa tarea o usarla como base para otra tarea, está ahí mismo a tu disposición. Piensa en ella como un repositorio de todo lo que tu equipo ha completado que se puede reutilizar o simplemente como un archivo de datos, y todos sabemos lo importantes que son los datos para las empresas.

La lista de tareas completadas es lo opuesto a la lista de tareas por hacer. Piensa en cómo te sientes cuando ves una larga lista de tareas por hacer. Cuando se vuelve lo suficientemente larga, puede generarse pánico. ¿Terminarás el proyecto a tiempo o se retrasará? ¿Es la lista de tareas por hacer tan abrumadora que no estás seguro si el proyecto llegará a buen término?

Compara eso con una lista de tareas completadas extensa. Todas esas tarjetas completadas significan que una tarea está terminada y que el proyecto está cada vez más cerca de completarse. Si tu lista de tareas completadas es más larga que tu lista de tareas por hacer, significa que el proyecto avanza, en lugar de retroceder o quedarse estancado. Esa es una tranquilidad que todos podríamos aprovechar.

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¿Qué hay de malo con una lista de tareas completadas típica?

El mayor problema con las listas de tareas completadas es que pueden volverse abrumadoras. Puede sonar extraño, pero cuando una lista de tareas completadas se vuelve muy larga, puede haber dificultades para encontrar las tarjetas que podrías necesitar consultar.

Por eso tiendo a usar separadores de tarjetas, o si una tabla kanban no los admite, tarjetas especiales con un color de fondo, para dividir esas largas listas. Puedes dividirlas en semanas, meses o tareas. Solo asegúrate de que una vez que hayas separado las tarjetas, las mantengas organizadas. Esto puede parecer una tarea ardua, pero vale la pena. Al mantener organizada tu lista de tareas completadas, los datos son más accesibles y fáciles de usar.

Otra idea que podrías considerar para mejorar drásticamente tus listas de tareas completadas es utilizar la automatización. Si tu tabla kanban cuenta con automatización, puedes utilizarla para cosas como cambiar automáticamente el color de una tarea cuando se mueve a la lista de tareas completadas, enviarte una notificación o agregar la fecha de finalización. No hay límite para lo que puedes hacer con la automatización en tu tabla kanban, así que aprovecha esta función al máximo.

En lugar de pensar en la lista de tareas completadas como nada más que un montón de tareas completadas descartadas, considérala como una parte orgánica y efectiva del rompecabezas kanban que puede darte aún más información sobre cómo avanza un proyecto.

Cuando empieces a ver esta lista como una parte crucial de tu flujo de trabajo, tus tablas kanban se volverán más efectivas y descubrirás que puedes mantener el proyecto en camino para su fecha de entrega. Incluso si solo te brinda una pequeña victoria, puede haber momentos en los que esas pequeñas victorias sean lo que te mantenga y mantenga a flote a ti y a tu equipo. Mientras puedas ver que la lista de tareas completadas sigue creciendo, la confianza en tu equipo crecerá considerablemente.

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