Las nuevas características de Office 2016 que te facilitarán la vida
Microsoft lanzó Office 2016 en septiembre de este año. Y aunque las actualizaciones a veces pueden ser perjudiciales para la estabilidad mental de alguien, esta vez hay buenas noticias: la interfaz de Office no ha cambiado mucho y se han agregado algunas características nuevas y fáciles de usar. Lo más probable es que encuentres la actualización como un ajuste simple. La mala noticia es... que no hay ninguna. ¡Sorpresa!
En resumen, Office 2016 ofrece características que los usuarios ocupados encontrarán convenientes, útiles y sencillas.
La colaboración es la palabra clave en 2016
Cuando OneDrive apareció por primera vez (como SkyDrive), se podía cargar y descargar documentos almacenados en la nube. Luego, OneDrive apareció en la estructura de archivos local, lo cual fue un gran avance (en mi opinión). Con Office 2016, compartir archivos es una opción en la cinta de opciones. Para compartir rápidamente un documento, haz clic en Compartir (en Word y PowerPoint). Se te pedirá que guardes el archivo en OneDrive o SharePoint y luego aparecerá el panel mostrado en Figura A. Simplemente usa las opciones aquí para invitar a otros a ver y editar el mismo archivo. Es sencillo y eficiente.
Figura A
Es fácil compartir un documento con otros.
Si deseas utilizar la nueva colaboración en tiempo real (coautoría), que te permite ver cómo otros actualizan el archivo en el que estás trabajando, necesitarás Office 365. Compartirás el archivo en OneDrive for Business o SharePoint, donde varios usuarios pueden ver y editar el archivo al mismo tiempo. Además, verás esos cambios en la pantalla.
Acceso multiplataforma y multidispositivo
OneDrive no es nuevo, pero ahora es compatible con la mayoría de dispositivos móviles. Esto significa que puedes acceder a tus documentos de Office desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo si los guardas en OneDrive. Visualiza y edita tus documentos en Windows, Android y dispositivos Apple; yo lo llamo libertad.
He estado usando OneDrive durante mucho tiempo y lo recomiendo encarecidamente. Si solo cambias un hábito de trabajo en el año que viene, adopta OneDrive.
Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los NivelesBúsqueda inteligente
La nueva función de Búsqueda inteligente te permite navegar en la web sin salir de tu documento de Office. Es un guiño al antiguo panel de Referencia, pero ahora parece más eficiente e intuitivo. Simplemente haz clic derecho en una palabra o frase y elige Búsqueda inteligente en la lista de acceso directo que aparece (Figura B). La función utiliza Bing para evaluar el texto y mostrar una lista de resultados de búsqueda en la web contextualmente relevantes en el panel de Información.
Figura B
Elige Búsqueda inteligente para revisar el contenido web en tu documento de Office.
La primera vez que uses esta función, Office te explicará que se basa en Bing y te pedirá que continúes. Después de aceptar estos términos de uso, el panel de Información ofrece dos pestañas: Explorar y Definir. Mediante la pestaña de Explorar (la predeterminada), puedes hacer clic en un enlace para abrir el recurso en tu navegador predeterminado o leer la información en el panel. Haz clic en la pestaña Definir para mostrar una definición de la palabra o frase.
Dime...
La función de Ayuda es un poco más útil que antes. Dime te permite hacer una pregunta con lenguaje sencillo, luego analiza tu solicitud y presenta las herramientas o características apropiadas. (¡Espero que Dime no me vuelva obsoleta!) Por ejemplo, ingresa "Control de cambios" y elige Control de cambios en la lista desplegable. Word cambiará a la pestaña Revisar y activará la función.
Figura C
Ingresa una pregunta para encontrar características y herramientas.
En su mayor parte, esta función ejecuta opciones que se pueden ejecutar eligiendo manualmente. No siempre será un atajo, pero para algunas cosas podría serlo. Es más útil cuando no sabes dónde se encuentra una opción o no estás seguro de cómo realizar una tarea específica. El uso de Dime te ahorrará el tiempo que de otra manera gastarías buscando una opción o instrucciones más específicas.
Elementos recientes en Outlook
Uno de mis trucos favoritos ha sido copiar un archivo en la ventana del Explorador y pegarlo en un mensaje de Outlook para evitar el proceso de adjuntar archivos incorporado, que puede ser un poco tedioso. Ahora, puedes elegir de una lista de archivos usados recientemente (Figura D). ¡No más navegación por tu jerarquía de carpetas!
Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del SistemaFigura D
Elige de la lista de Elementos recientes al adjuntar archivos.
Gráficos en Excel
Excel 2016 tiene cinco nuevos tipos de gráficos: Cascada, Mapa de árbol, Histograma, Caja y bigotes, y Anillo de sol, como se muestra en Figura E.
Figura E
Excel ofrece cinco nuevos tipos de gráficos.
Sway
Esta nueva aplicación te permite crear y compartir presentaciones (otra funcionalidad que depende de Office 365) que se asemejan a un libro electrónico en lugar de una presentación de diapositivas tradicional. Es rápido y fácil, ahí radica su fama y sus archivos son fáciles de compartir.
Para usar Sway, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft en https://sway.com/.
Skype for Business
Skype for Business (Lync) te permite colaborar mientras trabajas. Puedes enviar mensajes instantáneos o hacer videollamadas a tus contactos e incluso compartir pantallas con Skype utilizando el nuevo panel Compartir que está integrado en Office 2016. La aplicación móvil de Skype for Business te permite realizar reuniones en línea desde una tablet o teléfono mientras estás en movimiento.
Herramientas de PowerPoint
La aplicación de presentación de Office, PowerPoint, ofrece dos herramientas interesantes: Morph y Diseñador. Morph es una nueva transición que te permite animar objetos entre diapositivas. Diseñador aprende tus preferencias y adapta sus recomendaciones a la manera en que usas PowerPoint.
Puedes aprender cómo usar Morph leyendo el artículo "Cómo utilizar la transición Morph en PowerPoint 2016". Para obtener más información sobre Diseñador, consulta el artículo "¿Qué es PowerPoint Design?".
Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónicoEnvíame tu pregunta sobre Office
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