Cómo usar múltiples direcciones de correo electrónico en Outlook y Exchange

Parece extraño que Outlook y Exchange solían dificultar el trabajo con más de una dirección de correo electrónico en una cuenta. Resulta que hay muchas buenas razones para usar varias direcciones o incluso ocultar una dirección personal. Es posible que esté compartiendo una bandeja de entrada de contacto con varios usuarios en un sistema de CRM, trabajando en la fusión de dos empresas diferentes o simplemente deseando evitar que los detalles de contacto de los usuarios se filtren al mundo exterior cuando están trabajando en un producto confidencial.

VER: Windows, Linux y los comandos de Mac que todos deben conocer (PDF gratuito) (Newsmatic)

Alias en Exchange

Cualquiera que sea la razón, dar a los usuarios más de una dirección es cada vez más común. Pero hasta hace poco, Exchange hacía difícil enviar mensajes utilizando identidades alternativas.

Gran parte de esto se debía al diseño del agente de transferencia de correo de Exchange, el código que envía el correo electrónico hacia la cadena de servidores de correo que conforman Internet. Originalmente, se construyó para funcionar con solo una dirección de correo electrónico por usuario, con todo relacionado con esa identidad. Si intentabas enviar un correo electrónico utilizando un alias, una dirección de correo electrónico alternativa, esta se sobrescribiría con la dirección de correo electrónico primaria antes de ser enviada a través de SMTP.

Si estabas utilizando Exchange dentro de una empresa, ese enfoque estaba bien: los correos de soporte parecerían venir de un alias de soporte ya que no saldrían del servidor o del clúster. Hay una razón vaga para permitir que los alias sean recibidos pero no utilizados para enviar, ya que los usuarios podrían redirigir el correo respondiendo desde su dirección correcta.

Sin embargo, el correo electrónico ahora necesita hacer mucho más que simplemente conectar las partes de un negocio, ya que es fundamental en la forma en que hacemos negocios. Y los alias son parte de esos procesos, especialmente a medida que las herramientas impulsadas por correo electrónico, como el servicio Bookings de Microsoft 365, se vuelven más comunes.

McAfee vs. Kaspersky: Cuál es la mejor solución de detección y respuesta para 2022

Los alias entrantes han estado incorporados tanto en Exchange local como en Exchange Online. Puedes darle a un usuario individual hasta 400 aliases diferentes, sin afectar la cantidad que se te cobra. Los alias no son buzones compartidos o listas de distribución: son direcciones individuales que se pueden utilizar para enrutar el correo a buzones específicos.

Aunque puedes utilizar listas de distribución para recibir, enrutar y enviar correo electrónico, no te ofrecen el mismo nivel de control que los aliases individuales para usuarios y buzones compartidos. Existían técnicas complejas de bajo nivel que permitían a los usuarios de Exchange enviar correo como alias, pero requerían trabajar con aplicaciones de correo electrónico personalizadas que utilizaban comandos SMTP específicos, no el familiar Outlook.

Gestionar alias en Exchange Online

Alias para usuarios activos

Es bastante sencillo agregar alias utilizando el Centro de administración de Microsoft 365. Si estás utilizando dominios alternativos, asegúrate de configurarlos antes de agregar un alias a un usuario.

En el Centro de administración, elige Usuarios activos en la sección de Usuarios en el panel de navegación. Una vez que se haya abierto esta página, selecciona un usuario y haz clic en su nombre para abrir el panel de usuario. Aquí puedes seleccionar Administrar nombre de usuario y correo electrónico para agregar un alias. Puedes escribir cualquier nombre de usuario y elegir cualquier dominio configurado actualmente. Una vez configurado, haz clic en Guardar cambios para establecer el alias.

Dominios alternativos

Los dominios alternativos deben configurarse con todas las configuraciones de DNS correctas para las cuentas de Microsoft 365. Esto requiere agregarlos a tu cuenta de Microsoft 365 utilizando las herramientas de configuración en el Centro de administración.

Una vez que hayas agregado el dominio, conéctalo a tu cuenta verificándolo con un registro TXT en los registros DNS del dominio antes de configurar los registros MX para enviar correo al servicio de Exchange Online de Microsoft 365. Si planeas enviar correo a través de este dominio, primero debes configurar sus características de anti-spam SPF, DKIM y DMARC en tu host DNS.

SentinelOne vs. Palo Alto: Comparación de características y cuál elegir

Cambio de nombre corporativo

Después de un cambio de nombre corporativo, puedes configurar una dirección como [email protected] como un alias para [email protected], de modo que el correo enviado a la dirección antigua de la empresa llegue a su cuenta normal de la nueva empresa. Es una buena idea utilizar aliases para redirigir el correo enviado a apodos comunes hacia una sola bandeja de entrada, por lo que [email protected] podría ser un alias para el nombre más formal [email protected].

De manera similar, puedes darle a las cuentas de equipo alias, de modo que todas las posibles variantes de un nombre de equipo, como "cuentaspagar," "cuentas," "cuentas.pagar" y cualquier otra versión, terminen en la misma cuenta de correo. Vale la pena revisar los registros de correo para ver si hay errores comunes en direcciones importantes que se puedan interceptar y redirigir con un alias.

Enviar correo como alias desde Outlook

Una actualización reciente de Exchange Online finalmente agregó soporte previo para enviar mensajes utilizando aliases. Inicialmente, necesitas usar PowerShell para configurar el parámetro SendFromAliasEnabled del cmdlet Set-OrganizationConfig. Cuando configures esto, podrás habilitar el soporte completo de alias para todos los buzones; actualmente no existe una forma de configurarlo para usuarios o grupos individuales.

Una vez habilitado, estarás utilizando una nueva versión del servicio SMTP de Exchange. Como señala Microsoft, está en versión preliminar por ahora, ya que hay problemas conocidos que podrían causar problemas en algunos casos. Exchange local no recibe la nueva función, lo que significa que los usuarios locales no podrán enviar utilizando alias todavía.

No todos los clientes de correo electrónico de Exchange admiten la nueva función. Actualmente, es compatible con los clientes de Outlook en dispositivos móviles con iOS y Android, y con Outlook en la web. El soporte para Outlook de escritorio está programado para algún momento del segundo trimestre de 2022, pero aún no ha llegado.

En la web, debes mostrar el campo "De" al redactar mensajes, con un menú desplegable de los alias disponibles. En dispositivos móviles, tendrás que ingresar un alias manualmente, pero se guardará para uso futuro. Cuando se lance para Outlook de escritorio, podrás mantener una lista de aliases comúnmente utilizados, lo que facilitará la elección del alias a utilizar.

Cómo calcular la edad utilizando Excel Power Query

Una vez que hayas configurado el soporte, los usuarios deberían encontrar bastante sencillo trabajar con los alias. Cuando sea necesario, podrán ocultar direcciones personales o utilizar apodos o dominios de correo alternativos para asegurarse de que el correo les llegue sin importar cómo se dirija.

El plan de Microsoft de fusionar Outlook en línea con su versión de escritorio acelerará la entrega de funciones como esta. Una sola base de código de Outlook en todas las versiones evitará situaciones en las que diferentes versiones de Outlook tengan implementaciones diferentes de la misma función o que no la tengan en absoluto.

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo usar múltiples direcciones de correo electrónico en Outlook y Exchange , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.