Visio Online: Una herramienta de diagramación gratuita para Microsoft 365

Cuando Microsoft adquirió Visio en 2000, se trataba de una herramienta de diagramación de propósito general que permitía dibujar diagramas de flujo, planos, organigramas, mapas mentales y diagramas de red arrastrando formas sobre una lona y creando conexiones entre ellas.

Al incluirlo en Visual Studio y añadir complementos que permitían descubrir automáticamente topologías de red para crear esos diagramas de red (o conectarse a otras fuentes de datos que incluyeran metadatos), se convirtió en una herramienta popular entre administradores de IT y arquitectos. El hecho de que siempre fuera una compra por separado y no se incluyera en el paquete estándar de Office (donde Word y PowerPoint tenían funciones básicas de diagramación) reforzaba la idea de que se trataba de una herramienta más especializada.

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Pero casi todo el mundo necesita dibujar diagramas en algún momento, especialmente para explicar o diseñar procesos.

Visio como servicio en línea

Al convertir Visio en un servicio en línea, Microsoft pudo crear una versión más sencilla del software que sería útil para más personas en más plataformas (nunca hubo una versión de escritorio de Visio para Mac, por ejemplo), al mismo tiempo que añadía gradualmente opciones como el mapeo de redes y el soporte de Unified Modeling Language (Lenguaje Universal de Modelado) que hicieron que fuera tan popular entre los usuarios más avanzados. Sin embargo, se mantuvo el software de escritorio para aquellos que necesitaban la gama completa de funcionalidades.

La versión en línea de Visio cuenta con cientos de formas y docenas de plantillas para diagramas de bloques, matrices empresariales, diagramas de Venn, diagramas de ciclos, diagramas de flujo, organigramas, diagramas de red, pirámides y diagramas de procesos, además de diagramas específicos para negocios como infografías, hojas de ruta y líneas de tiempo visuales.

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Esto incluye marcos de trabajo empresariales populares como las 5 preguntas, las 4P del marketing, el análisis PESTLE y otras formas específicas de presentar información visualmente, que ahora no tienes que crear desde cero cada vez.

También puedes construir tus propios diagramas a partir de las diferentes formas, con guías inteligentes que te ayudan a alinearlas en la página, y luego arrastrar conectores de una forma a otra.

Los diagramas se guardan automáticamente en OneDrive por defecto en la carpeta de Documentos, pero puedes moverlos de forma individual y exportarlos como una imagen, PDF o código HTML para incrustar el diagrama en una página web. Si tienes acceso a la versión de escritorio de Visio, puedes enviar el diagrama desde la aplicación web, al igual que abrir un documento en cualquier otra aplicación de Office.

Y debido a que es basado en web con API, puedes utilizar Visio dentro de Microsoft Teams para que las personas puedan colaborar en los diagramas. Si estuvieras dibujando el diagrama en Word o PowerPoint, solo podrías compartir una imagen estática, algo en lo que tus colegas no podrían hacer cambios, y tendrías que recortarlo o guardarlo primero. Puedes combinar diagramas de Visio con informes de Power BI en Teams para poder discutir cómo funcionan los procesos y ver en qué áreas podrían necesitar mejoras.

Para implementar un proceso, incluso puedes tomar tu diagrama de Visio, abrirlo en Power Automate y conectar los diferentes servicios y fuentes de datos para implementarlo como un flujo de automatización. Si tienes una fuente de datos, puedes utilizar Visio para convertirla automáticamente en un diagrama que luego puedes automatizar.

Visio también funciona como un complemento dentro de Excel, por lo que si tienes una lista de empleados en una hoja de cálculo, puedes convertirla en un organigrama, que luego puedes abrir en la versión completa de Visio en la web y trabajar en ella con más herramientas, y aún así obtener el diagrama actualizado de vuelta en Excel.

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Gratis para algunos

Usar Visio como complemento en Office nunca necesitó una licencia de Visio, y siempre se pudo agregar como una pestaña en Teams, pero editar un diagrama allí requería una suscripción a Visio Plan 1 o Plan 2. El año pasado, Microsoft añadió una versión básica de la aplicación web de Visio a Microsoft 365, lo que la hizo disponible sin una licencia adicional para cualquier persona con una suscripción comercial de Office 365 o Microsoft 365.

Esto no incluye a los planes de pequeñas y medianas empresas como Business Basic y Business Standard, ni las suscripciones para trabajadores de primera línea, como F1: Necesitas tener una de las siguientes suscripciones: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Apps for business, Office 365 E1, Office 365 E3, Office 365 E5, Office 365 F3, Microsoft 365 F3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Apps for enterprise, Office 365 A1, Office 365 A3, Office 365 A5, Microsoft 365 A1, Microsoft 365 A3 o Microsoft 365 A5.

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Tampoco existe una versión personal de Visio, aunque hay plantillas como la de la red doméstica que obviamente serían útiles en el hogar. Sin embargo, Microsoft sigue ofreciendo suscripciones a Visio Plan 1 y Plan 2, y estas te dan estilos de diagrama adicionales para diagramas de flujo multifuncionales y diagramas de carriles, formas para equipos de red y servicios en la nube, y soporte para UML 2.5.

No hay muchas opciones adicionales en el Plan 1 en comparación con lo que se puede hacer con solo tener Microsoft 365. Pero el Plan 2 tiene una variedad de funciones más poderosas, como la creación de un conjunto de formas múltiples que se pueden reutilizar, utilizar reglas para validar diagramas (y solucionar cualquier problema que no cumpla con las reglas, como conectar más dispositivos a un enrutador de los que puertos que tiene), modelar cómo funciona un proceso utilizando una especificación formal o generar diagramas basados en datos en Excel, Exchange o Azure Active Directory.

También cuenta con efectos visuales adicionales, como agregar sombras y biseles a objetos o agruparlos, así como diseños para gráficos de Gantt y PERT, diagramas de ITIL y Six Sigma, mapas, planos de planta, mapas mentales, wireframes que se pueden utilizar para diseñar aplicaciones y sitios web, y opciones de diseño de red y formas más avanzadas.

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Si deseas utilizar un diagrama de Visio en Word o PowerPoint, aún debes guardarlo como una imagen en lugar de poder copiarlo como un diseño que puedas seguir editando: Visio Plan 2 te permite exportar diagramas y formas a Word y PowerPoint, y es lo que necesitas si deseas llevar los diagramas de Visio a Power Automate para convertirlos en flujos de trabajo.

Esta opción se acerca más a la versión de escritorio de Visio: También es la que necesitas si tienes archivos .VSD que has creado en la versión de escritorio de Visio y que deseas abrir y editar en línea. Si hay funciones que necesitas y que aún no están en la versión web de Visio, Plan 2 incluye la aplicación de escritorio de Visio para que siempre puedas recurrir a ella.

Para la mayoría de los usuarios empresariales, la versión gratuita de Visio que se incluye en Microsoft 365 va más allá de lo que se puede hacer en Office, pero no incluye estas integraciones poderosas.

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