Qué características de software de gestión de proyectos necesitan los diferentes trabajadores

Si tu equipo está empezando a utilizar herramientas de gestión de proyectos, es posible que te encuentres indeciso sobre qué herramienta se ajusta mejor a tus necesidades. Después de todo, hay bastantes plataformas disponibles para ayudar a gestionar esos proyectos de manera posible y considerablemente más sencilla.

Cuando empieces a examinar cada plataforma, te encontrarás inundado de características. Algunos servicios ofrecen tantas características que puede resultar abrumador. ¿Realmente necesitan tus equipos todas esas características?

Aunque esa es una pregunta importante de hacer, especialmente cuando se trata de tu presupuesto, hay una pregunta aún mejor que debes plantearte: ¿Qué características necesitan ciertos equipos o trabajadores? Si puedes responder a esa pregunta, estarás mejor preparado para tomar la decisión correcta.

¿Cuál es la respuesta a la pregunta que he planteado? Bueno, en honestidad, varía de empresa a empresa y de proyecto a proyecto. Sin embargo, hay algunas características que se adaptan mejor a ciertos trabajadores. Veamos si podemos desmitificar eso aquí y ahora.

¿Qué características de software de gestión de proyectos necesitan los diferentes miembros del equipo?

Gerentes y ejecutivos

Aunque podrías pensar que los gerentes y ejecutivos deberían tener visibilidad constante sobre cada característica en una plataforma de software de gestión de proyectos, piénsalo de nuevo. Todo este grupo necesita ver son las características de la imagen general: Tableros de mando, informes, formularios, gráficos de Gantt, boards de Kanban, informes de carga de trabajo, facturación y contabilidad, gestión de horarios, gráficos de reducción de tareas dependencias de tareas y seguimiento del tiempo.

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Lo importante para los gerentes y ejecutivos es la capacidad de ver rápidamente lo que está sucediendo y ser capaces de crear datos accionables para ese trabajo. Necesitan ser capaces de ver que un proyecto se encuentra dentro del plazo, dentro del presupuesto y avanzando sin problemas. Todo lo demás es una distracción.

Desarrolladores

Los desarrolladores necesitan poder interactuar rápidamente con la herramienta de gestión de proyectos para hacer un seguimiento no solo de lo que se les ha asignado hacer, sino también de lo que han logrado y cómo lo están haciendo los demás. Los desarrolladores necesitan las herramientas para ayudar a gestionar esos períodos de alta actividad, donde se ha asignado un objetivo específico y también una fecha límite.

Para eso, los desarrolladores necesitan tableros de Kanban, scrum, sprints y seguimiento del tiempo. También necesitarán tener servicios de terceros como GitHub integrados para poder rastrear sus commits y otras actividades de desarrollo. Necesitarán compartir archivos, gestión de errores y problemas, y características de comunicación y colaboración. Para usuarios más avanzados, los constructores de flujos de trabajo y las herramientas de automatización pueden ayudar a proporcionar una ventaja real, ya que pueden ayudar a que el trabajo sea un poco más eficiente, confiable y repetible.

Relaciones públicas y marketing

El departamento de relaciones públicas y marketing no requerirá casi el conjunto de características de otros usuarios. Esto se debe a la naturaleza de su trabajo, donde solo necesitan conocer las fechas de entrega para planificar su estrategia de marketing para el nuevo producto.

Para eso, las relaciones públicas y el marketing necesitan tantos informes como sea posible. Eso significa tableros de mando y herramientas de análisis con un toque de calendario. Si dependes mucho de las relaciones públicas y el marketing, querrás asegurarte de que la plataforma que elijas ofrezca tableros de mando personalizables y muchas herramientas para presentar datos de forma fácilmente legible.

TI y operaciones

Los departamentos de TI y operaciones trabajarán con los desarrolladores para asegurarse de que la infraestructura esté presente y preparada para la tarea. Necesitarán saber si hay problemas que causen contratiempos en el proyecto. Para ello, el personal de TI y operaciones necesitará contar con características como tableros de mando, herramientas de comunicación y colaboración, informes y formularios. Como estos departamentos podrían estar involucrados en la fase de pruebas del proyecto, necesitarán acceso a la gestión de errores y problemas para poder presentar tickets.

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El personal de TI y operaciones también podría querer tener acceso a la documentación. Después de todo, estos dos equipos probablemente serán responsables de implementar el proyecto, por lo que necesitarán tener toda la documentación necesaria para poder asumir la etapa final del proyecto.

Otros miembros del equipo

Si otros miembros del personal están conectados al proyecto pero no se encargan de administrar, desarrollar, comercializar o implementar lo que se está creando, aún deberías proporcionarles acceso a algunas características para que se mantengan informados. Algunas características en las que podrías incluirlos son calendarios, herramientas de comunicación y colaboración, informes básicos, documentación y herramientas para presentar errores y problemas.

Recuerda que lo que permitas que utilicen estos miembros del personal dependerá de su rol en la empresa, por lo que debes distribuir esas características sabiamente. Ciertamente no quieres que el miembro del personal equivocado tenga acceso a un tablero donde puedan causar estragos en el proyecto.

Conclusión

Cada proyecto, empresa y herramienta de gestión de proyectos es diferente. Si creas una lista de las características que necesitas por departamento, obtendrás una lista definitiva de lo que necesitas que la plataforma sea y la elección será mucho más fácil.

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