Por qué utilizar Google Keep para la gestión de proyectos

Google Keep es una sencilla aplicación de toma de notas, pero también es una que uso a diario. No se rían: Últimamente he estado reflexionando sobre la idea de utilizar esta herramienta para la gestión de proyectos. Permítanme explicarles.

Me encontraba mirando mis notas en Google Keep y me di cuenta de que las tarjetas me recordaban a un tablero kanban desorganizado. Puedo crear una colección de tarjetas, moverlas por el tablero arrastrándolas, fijar notas, agregar listas de verificación y compartir tarjetas. Aunque no puedo organizarlas en columnas convenientes que muestren el progreso, pensé: "Esto podría ser una solución viable para proyectos muy pequeños o personales".

Entiendo que definitivamente no es para lo que Google Keep fue creado, pero a veces he tenido proyectos que eran bastante informales en su naturaleza y la estructura kanban tradicional no satisfacía mis necesidades. He tenido proyectos que incluían varias tareas, pero no se aplicaban columnas de tiempo o progreso, y eso es lo que me llevó a considerar Keep como una alternativa a las herramientas de gestión de proyectos tradicionales.

¿Por qué utilizar Google Keep para la gestión de proyectos?

Esta es la primera pregunta que me hice. La respuesta es sencilla: porque Google Keep es increíblemente simple y lo suficientemente flexible como para funcionar para proyectos más pequeños y menos críticos. Además, Keep se integra con Google Docs de manera que puedes copiar una nota a un documento.

Aunque las características no están alineadas con las herramientas de gestión de proyectos en el mercado, puede servir bastante bien a proyectos pequeños. Además, Keep es gratuito y ofrece una interfaz muy fácil de usar que cualquiera puede utilizar. Pero, ¿cómo puedes hacer que Keep funcione para la gestión de proyectos?

Cómo utilizar Google Keep para la gestión de proyectos

Esa es la verdadera pregunta. ¿Cómo es posible utilizar una herramienta tan básica como Google Keep para la gestión de proyectos? Suena como una locura, ¿verdad?

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Utilizar Keep para la gestión de proyectos va más allá de la simple naturaleza de arrastrar y soltar de la disposición de las tarjetas. Para hacer que Keep funcione para la gestión de proyectos, deberías invertir un poco de tiempo y esfuerzo desde el principio. Considera estas ideas:

• Crea etiquetas para cosas como Planificación, En Progreso, Pruebas, Corrección de Errores, Completado y Desplegado.
• Agrega recordatorios a las tarjetas para que siempre estés al tanto de las tareas que deben hacerse para una fecha determinada.
• Agrega colaboradores a las tarjetas cuando se necesita un esfuerzo de equipo.
• Personaliza los colores de fondo de las tarjetas para indicar equipos, tareas o proyectos específicos.
• Agrega imágenes para destacar las tarjetas.
• Utiliza casillas de verificación para resaltar las necesidades de una tarea.
• Fija las tarjetas importantes en la parte superior de tu tablero.

Ahora deberías ver de dónde vengo. Aunque Google Keep no puede igualar lo que una verdadera herramienta de gestión de proyectos puede hacer, su forma simplista de mostrar las tarjetas y el conjunto de características limitado pueden convertirlo en una opción viable para aquellos que lidian con proyectos pequeños y sin presupuesto que no necesitan características más avanzadas como gráficos de Gantt, seguimiento del tiempo y gestión de recursos.

No, Google Keep no servirá para proyectos grandes o complicados, pero con un poco de creatividad y planificación, puedes hacer que Keep funcione de manera sorprendentemente efectiva.

Dicho esto, esto fue más un experimento mental que una prueba real de funcionamiento, pero cuanto más lo pienso, más me doy cuenta de lo bien que Keep podría funcionar. Te sugiero que pruebes esta idea, incluso si solo la estás probando con proyectos personales, listas de tareas domésticas o como complemento de la herramienta de gestión de proyectos que utilices. Tal vez combines Keep con otras herramientas de Google Workspace para crear una colección de herramientas de gestión de proyectos que realmente puedan satisfacer tus necesidades. Nunca sabes qué podría imaginar tu imaginación.

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