Cómo utilizar Google Forms para mejorar la gestión de proyectos

La gestión de proyectos puede ser un desafío, especialmente a medida que tus proyectos se vuelven más complejos. Siempre hay muchas herramientas disponibles para ayudarte en esas tareas de gestión de proyectos en expansión.

La importancia de la recolección de datos en la gestión de proyectos

Una de las áreas en las que las herramientas de gestión de proyectos deben mejorar es la recolección de datos. Si no tienes la información necesaria de los interesados, clientes, usuarios y otros tipos de usuarios, estás dejando de obtener una pieza fundamental del rompecabezas. ¿Qué debes hacer?

Uno de los pasos más sencillos que puedes tomar es adoptar formularios. Con los formularios, puedes crear los medios para recolectar toda la información que necesitas antes de que comience un proyecto, durante el flujo de trabajo del proyecto o después del cierre. De cualquier manera, necesitas esos datos para garantizar que tu gestión mejore de proyecto en proyecto.

Google Forms es un excelente lugar para comenzar. Con Google Forms, puedes crear cualquier tipo de formulario para recolectar cualquier tipo de datos. ¿Necesitas un informe sobre el estado de un equipo en una tarea que no se puede comunicar a través de una tarjeta o mensajería instantánea? ¿Necesitas recolectar toda esa información en un solo lugar? ¿Necesitas recopilar datos sobre lo que los usuarios quieren o necesitan de una aplicación que tu empresa está desarrollando? Usa Google Forms.

Sé que puede sonar demasiado simple para muchos, y para algunos, tener que usar otra herramienta más para hacer el trabajo puede parecer frustrante, pero cuando necesitas recolectar datos, un formulario es un excelente punto de partida.

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Lo que necesitas para crear un formulario con Google Forms

Lo único que necesitas para crear un formulario es una cuenta válida de Google Workspace. Eso es todo.

Cómo crear un formulario con Google

Inicia sesión en tu cuenta de Google y ve a forms.google.com. En esa página, encontrarás una galería de plantillas y los medios para crear un formulario en blanco. Desafortunadamente, la galería de plantillas no es de mucha utilidad aquí, ya que no incluye nada específico o relacionado con la gestión de proyectos. En su lugar, comenzaremos desde cero.

Haz clic en + para crear un formulario en blanco (Figura A).

Figura A

En la ventana resultante (Figura B), verás tres cosas: las pestañas del flujo de trabajo, el encabezado y una sola pregunta que se ha agregado de forma predeterminada.

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Figura B

Lo primero que debes hacer es darle un título y una descripción al formulario. Por ejemplo, si quieres crear un formulario de retroalimentación de usuarios, escribe Retroalimentación de Usuarios para reemplazar Formulario sin título y luego agrega una descripción.

A continuación, agregaremos nuestra primera pregunta. Supongamos que quieres saber si los usuarios tienen alguna solicitud de características para la próxima aplicación que tus equipos están desarrollando. Para eso, personalizaremos la primera pregunta como un párrafo, así que selecciona "Párrafo" en el menú desplegable de la derecha.

Luego, escribe algo como "Solicitudes de Características" donde dice "Pregunta sin título". Si quieres que esta pregunta sea obligatoria, haz clic en el interruptor de ACTIVO/INACTIVO hasta que esté en la posición ACTIVO. Nuestro formulario ahora tiene su primera pregunta agregada (Figura C).

Figura C

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Para agregar otra pregunta al formulario, haz clic en + en el panel lateral derecho. De forma predeterminada, la nueva pregunta aparecerá por encima de la primera. Es posible que desees arrastrar esa pregunta hacia abajo, debajo de la primera, antes de personalizarla. Para arrastrarla, simplemente haz clic en el cuadro de puntos en la parte superior (Figura D) y arrástralo hacia abajo.

Figura D

Sigue agregando preguntas a tu formulario hasta que tengas todo lo necesario para recopilar datos de tus usuarios. Cuando hayas terminado, haz clic en "Enviar" en la parte superior derecha de la ventana. Esto abrirá una nueva ventana emergente (Figura E) donde podrás seleccionar entre enviar por correo electrónico, un enlace compartible o un código de inserción.

Figura E

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Si optas por el correo electrónico, tendrás que escribir manualmente todos los destinatarios a quienes necesitas enviar el formulario. Si tienes una lista de grupos de Google para usuarios o una lista de correo, simplemente puedes usar esa dirección. Si usas el enlace compartible, podrás compartirlo con cualquier organización, incluso en las redes sociales. El código de inserción te permite insertar el formulario en una página web de tu sitio para facilitar su uso. A medida que lleguen las respuestas de los usuarios, solo necesitarás hacer clic en la pestaña "Respuestas" para ver los resultados.

Eso es todo lo que necesitas para utilizar Google Forms y mejorar tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Esta puede no ser una herramienta obvia para incluir en tus esfuerzos, pero puede marcar una gran diferencia con un poco de trabajo.

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