Qué herramienta necesitan tus equipos: gestión de proyectos o gestión de tareas

Tus equipos están ocupados y, con cada día que pasa, su lista de tareas aumenta más y más. No importa si esos equipos son desarrolladores, administradores, operativos o cualquier otro miembro del panorama de IT, esas tareas pueden convertirse en abrumadoras.

Por eso es importante utilizar las herramientas adecuadas para ayudar a esos equipos a mantenerse al tanto de sus trabajos diarios. Con una herramienta de gestión disponible para ayudarles a administrar sus proyectos y tareas, esos equipos trabajarán con un alto nivel de eficiencia y confiabilidad.

Pero ¿qué tipo de herramientas necesitan tus equipos? En este sentido, hay dos tipos de herramientas de gestión que debes tener en cuenta:

• Gestión de proyectos
• Gestión de tareas

Es posible que te sorprendas al saber que aunque estos dos tipos de herramientas tienen el mismo objetivo, en realidad son bastante diferentes, y seleccionar el tipo adecuado para satisfacer las necesidades de tus equipos puede marcar una gran diferencia en su rendimiento.

Veamos en qué consisten cada una de estas herramientas para determinar cuál podría ser la más adecuada para tus equipos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

En pocas palabras, una herramienta de gestión de proyectos está ahí para ayudar a tus equipos a administrar proyectos. Estos tipos de software pueden llevar a tus equipos a través de todas las etapas de un proyecto, desde las etapas de planificación inicial hasta el cierre de un proyecto.

Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los Niveles

El software de gestión de proyectos te ayuda a planificar, organizar y administrar todos los recursos asociados con un proyecto. Las mejores plataformas de gestión de proyectos incluyen características como:

• Planificación de proyectos
• Gestión de tareas
• Compartir documentos
• Colaboración
• Calendarios y contactos
• Gestión de errores
• Seguimiento de tiempo

Muchas herramientas de gestión de proyectos utilizan interfaces familiares como el Kanban o los Diagramas de Gantt para realizar un seguimiento del proyecto a medida que avanza desde el inicio hasta el final.

¿Qué es la gestión de tareas?

Probablemente hayas notado que las herramientas de gestión de proyectos a menudo incluyen la gestión de tareas, lo que debería ser un buen indicador (inicial) de qué herramienta podrías necesitar. Pero antes de tomar una decisión, ¿qué implica exactamente la gestión de tareas?

Como podrías haber deducido, la gestión de tareas se centra en incluir todos los aspectos de una tarea individual. Por lo tanto, la idea detrás de la gestión de tareas no se trata de la imagen general que se encuentra en la gestión de proyectos, sino un poco más detallada. Con la gestión de tareas, tus equipos no se preocupan tanto por las dependencias del todo, sino por lo que se necesita para completar una sola tarea.

Eso no significa que la gestión de tareas sea simplemente una lista de tareas ampliada, porque estas herramientas hacen posible:

• Priorizar tareas
• Asignar tareas
• Establecer plazos para las tareas
• Seguir el progreso y los retrasos

¿Qué es una dependencia?

Una de las mayores diferencias entre ambas es que la gestión de proyectos sí debe tener en cuenta las dependencias. La mejor manera de explicar este concepto es dividirlo en los cuatro diferentes tipos de dependencias, que son:

Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del Sistema

• Finalizar para Comenzar: La tarea B solo puede comenzar una vez que se haya completado la tarea A.
• Comenzar para Comenzar: La tarea B solo puede comenzar una vez que la tarea A haya comenzado.
• Finalizar para Finalizar: La tarea B solo puede finalizar una vez que la tarea A haya finalizado.
• Comenzar para Finalizar: La tarea B solo puede finalizar una vez que la tarea A ha comenzado.

La gestión de proyectos prioriza las dependencias, mientras que la gestión de tareas no. Dentro del ámbito de la gestión de tareas, cada tarea existe dentro de su propio ámbito, por lo que puede comenzar y completarse en cualquier momento.

¿Cuál es la mejor herramienta para tus necesidades?

La respuesta a esta pregunta es en realidad un poco más simple de lo que crees. El mejor uso de la gestión de tareas es para tareas repetitivas e independientes, mientras que las herramientas de gestión de proyectos son más adecuadas para ciclos completos de proyectos complejos.

Ejemplos de cada una

Aquí tienes una breve lista de plataformas de gestión de proyectos:

• Trello
• Asana
• Zoho Projects
• OpenProject
• Orangescrum
• Taiga
• Wekan

Ejemplos de plataformas de gestión de tareas incluyen:

• ClickUp
• Todoist
• Any.do
• HubSpot Task Management
• Flow

También cabe mencionar que algunas herramientas de gestión de proyectos, como Trello y Asana, pueden servir tanto como gestores de proyectos como gestores de tareas, pero las herramientas de gestión de tareas no pueden cubrir las necesidades de la gestión de proyectos.

En última instancia, si tienes un proyecto complicado que gestionar, necesitas una plataforma de gestión de proyectos; en cambio, para tareas más simples, opta por una herramienta de gestión de tareas.

Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónico

Suscríbete a How To Make Tech Work de Newsmatic en YouTube para obtener los últimos consejos tecnológicos para profesionales de negocios de Jack Wallen.

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Qué herramienta necesitan tus equipos: gestión de proyectos o gestión de tareas , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.