Las organizaciones gastarán casi $10

Las organizaciones pueden esperar gastar casi $10,000 por empleado en software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) en 2023, según un nuevo estudio de la empresa de gestión de SaaS Productiv. La revisión de año en año de 2021 a 2023 encuestó 100 millones de licencias de SaaS utilizando los servicios de Productiv, principalmente en Estados Unidos.

¿Cuáles son las aplicaciones de SaaS que las organizaciones más utilizan?

Los departamentos en promedio utilizan un promedio de 87 aplicaciones de SaaS, un crecimiento del 27% entre 2022 y 2023. Las cinco aplicaciones de SaaS más populares son:

1. Lucidchart
2. LinkedIn
3. Salesforce
4. Atlassian Cloud
5. DocuSign

Esta lista ha permanecido mayormente igual desde 2021, con las cinco aplicaciones mencionadas cambiando de lugar pero permaneciendo en el top cinco. Zendesk es otra aplicación popular entre los equipos de éxito del cliente, mientras que Figma aparece en el top cinco para los equipos de ingeniería.

Los equipos de ingeniería tienden a utilizar la mayor cantidad de aplicaciones de SaaS, con un promedio de 108 aplicaciones. Los equipos de TI y seguridad vieron el mayor crecimiento en el uso de aplicaciones de SaaS entre 2022 y 2023, con un aumento del 33%, principalmente en herramientas de soluciones puntuales y retorno de inversión (ROI).

El gasto en SaaS aumenta a pesar de la mejora en la gobernanza

La adopción de SaaS continúa aumentando gradualmente. El portafolio promedio de SaaS creció un 32% en los últimos dos años.

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Cuando se desglosa por el tamaño de la organización, los datos muestran lo siguiente:

• Los portafolios de SaaS de pequeñas y medianas empresas crecieron un 5%.
• Los portafolios de medianas empresas aumentaron en un 41%.
• Los portafolios de empresas aumentaron en un 49%.

"Nuestros datos demuestran que el camino hacia la acción inmediata para los directores financieros es identificar y consolidar mejor las aplicaciones de SaaS, dado las presiones de reducción de costos que enfrenta cada empresa", dijo Jody Shapiro, director ejecutivo y cofundador de Productiv, en un comunicado de prensa. "Comprar y renovar software nunca se detiene, pero las mejores prácticas de adquisición requieren decisiones colaborativas basadas en datos entre TI, adquisiciones, finanzas y liderazgo funcional sobre qué software comprar, renovar, reducir y consolidar".

Algunas aplicaciones de SaaS se esconden en las sombras

Las aplicaciones de SaaS ocultas son aplicaciones compradas y utilizadas por empleados fuera de la aprobación y conocimiento del equipo de TI. Es posible que el equipo de TI no sepa cuánto cuestan estas aplicaciones, cómo se utilizan o hasta qué punto se utilizan.

Las aplicaciones de SaaS ocultas más comunes son Evernote, Coursera y Canva.

La cantidad de aplicaciones de SaaS ocultas en las organizaciones disminuyó entre 2022 y 2023, lo que muestra que las organizaciones se han vuelto más conscientes del exceso y han tomado acciones de gobernanza de manera más efectiva para reducir la dispersión. Sin embargo, las aplicaciones de SaaS ocultas aún pueden representar más de la mitad (51%) de las aplicaciones en el promedio de un portafolio de SaaS.

Productiv detectó aplicaciones de SaaS ocultas utilizando el inicio de sesión social de Google y los informes de gastos de los empleados.

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Las organizaciones reducen lentamente las aplicaciones no utilizadas

Otra área en la que las organizaciones pueden mejorar la eficiencia en términos de qué aplicaciones de SaaS utilizan es reducir las aplicaciones no utilizadas. Del total de organizaciones encuestadas, el 53% de las licencias de SaaS no se utilizaron. El uso de licencias aumentó ligeramente (2%) de 2022 a 2023. Las empresas que utilizan más aplicaciones por categoría y aumentan el uso de licencias al mismo tiempo sugieren que las organizaciones están mejorando sus esfuerzos de racionalización y consolidación, según Productiv.

Las aplicaciones con el porcentaje más bajo de uso de licencias son Greenhouse, Asana y Jira. Productiv señaló que ningún tipo de aplicación dominó la lista de licencias no utilizadas.

ChatGPT causa sensación entre las aplicaciones de SaaS ocultas

La popular aplicación de inteligencia artificial ChatGPT podría considerarse una aplicación de SaaS oculta si los empleados utilizan los niveles gratuitos o de suscripción sin la participación del equipo de TI.

"Dado que nuestro informe revela el uso generalizado de ChatGPT de manera oculta, es hora de que las empresas descubran cómo fomentar la innovación utilizando ChatGPT sin riesgos de seguridad", dijo Aashish Chandarana, director de información de Productiv, en un comunicado de prensa.

En los casos encontrados por Productiv, los empleados más a menudo utilizan ChatGPT para escribir correos electrónicos y contenido de marketing, resumir notas de reuniones, investigar problemas, escribir código y encontrar errores de codificación. Los departamentos de marketing, ingeniería y producto son los que más utilizan ChatGPT.

Cambios en el gasto en SaaS: Los plazos de los contratos se acortan

A medida que más empresas se trasladan al trabajo remoto, muchas encuentran que los contratos más cortos (de un año) son preferibles porque permiten más flexibilidad. La reducción de la duración del contrato también es una forma en que las organizaciones pueden reducir los costos generales.

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Los contratos de un año representaron el 79% de todos los contratos en 2020 y el 85% de todos los contratos en 2022. Los contratos de tres años o más disminuyeron más en comparación con el año anterior.

En 2023, el gasto en SaaS por empleado promedió $9,643. Las grandes empresas gastaron un promedio de $7,492 por empleado en 2022, mientras que las medianas empresas gastaron $10,045 y las pequeñas y medianas empresas gastaron $11,196. Las grandes empresas gastaron menos porque recibieron descuentos por volumen y acuerdos de licencia a nivel empresarial, así como una mejor eficiencia de escala con aplicaciones basadas en el consumo, según Productiv.

"Para evitar la TI oculta, las organizaciones deben desarrollar políticas de gobernanza de SaaS adecuadas que ayuden a los equipos a sacar sus aplicaciones gratuitas y compradas de las sombras y garantizar el nivel adecuado de políticas corporativas para adquisiciones, seguridad y cumplimiento", dijo Chandarana.

Cuando se trata de consolidar SaaS, las organizaciones deben asegurarse de que los equipos de TI, finanzas y adquisiciones estén trabajando con los mismos datos para evitar que las aplicaciones de SaaS ocultas se cuelen, agregó Chandarana.

"Tener una comprensión detallada de qué software posee, cómo se utiliza hasta el nivel de equipo y características le permitirá tomar decisiones inteligentes que generen valor a partir de su conjunto de software y contribuyan de manera significativa a la productividad, eficiencia financiera y crecimiento empresarial", concluyó.

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