Cómo crear y personalizar temas en Microsoft Office para mantener la consistencia de formato en Word

Los temas se agregaron a Microsoft Office hace mucho tiempo, pero en mi opinión, se utilizan muy poco. Al aplicar un color, una fuente, efectos y un estilo de fondo, puedes determinar rápidamente la formato básico utilizado por la mayoría de las aplicaciones de Microsoft 365. Establece estas opciones en una aplicación y las demás adoptarán los cambios de inmediato. Así, ya sea que estés trabajando en una hoja de cálculo de Excel o en un documento de Word, el color, la fuente y más serán los mismos. En este artículo, te mostraré cómo configurar estos temas en PowerPoint, pero puedes usar cualquiera de las cuatro aplicaciones para hacerlo.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. (Recomiendo que esperes a actualizar a Windows 11 hasta que se solucionen todos los problemas). No puedes aplicar temas en las versiones en línea. No hay un archivo de demostración porque no lo necesitarás. Inserté algunos elementos gráficos y de texto en una diapositiva de PowerPoint para que haya algo que ver, pero no necesitarás la diapositiva para hacer nada.

¿Qué es un tema?

Un tema es una combinación de formatos que crea una apariencia completa para tus archivos de Microsoft 365. A través de tus elecciones, define el color, la fuente, el estilo de fondo y los efectos. Un tema es más productivo que configurar los formatos manualmente y proporciona coherencia en todos tus archivos. La coherencia puede que no importe, pero la productividad debería interesarnos a todos.

Para la mayoría de las organizaciones, el tema probablemente debería reforzar tu marca. Por ejemplo, utiliza los colores y fuentes de tu logotipo, si es posible. Utilizaremos uno de los logotipos de Newsmatic para crear un tema.

Diseña y crea el tema

La figura A muestra el logotipo simple de Newsmatic. ¿No hay mucho con qué trabajar, ¿verdad? Tenemos dos colores, azul y blanco, la fuente es sans serif, que no tiene las líneas pequeñas que se extienden más allá del carácter. Este tipo de fuente, como Helvetica, Arial, Geneva y Calibri, es clara y, por lo tanto, fácil de leer.

Figura A

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Una vez que hayas tomado algunas decisiones sobre tu tema, como el color y la fuente, asegúrate de que los formatos estén disponibles en las aplicaciones de Microsoft 365 que planeas utilizar. En general, encontrarás todo disponible, pero no siempre. Por ejemplo, si descargas una fuente, es posible que no esté disponible en las opciones de fuentes.

Debido a que tenemos tan pocos elementos de diseño con los que trabajar, es posible que no necesitemos crear un tema personalizado en absoluto. Echemos un vistazo rápido a los temas de color incorporados para ver si alguno de ellos funcionará. Para hacerlo, haz clic en la pestaña Diseño (estoy trabajando en PowerPoint, pero Excel y Word ofrecerán las mismas opciones). Haz clic en el botón Más para la galería de variantes. En el menú desplegable, elige Colores, pero tómate un minuto para ver las otras opciones: Fuente, Efectos y Estilos de fondo. Como puedes ver en la figura B, el tema de color seleccionado es Office, que es el valor predeterminado. Este tema no parece apoyar firmemente el logotipo de Newsmatic.

Figura B

Cambiando el color en este menú desplegable, cambias los colores disponibles para el relleno y las opciones de texto. La nueva paleta mostrará los colores principales y las diferentes tonalidades disponibles. Pasa el cursor sobre las miniaturas del tema y observa cómo se actualizan los elementos de la diapositiva en Vista previa. Solo hay dos elementos en la diapositiva de demostración que se actualizan con Vista previa en directo: la forma y el fondo. Los demás elementos no cambian de color con el tema.

La única paleta que parece se acerca es Azul cálido, pero el blanco no está disponible y lo necesitamos. Por lo tanto, crearemos una paleta personalizada. Para hacerlo, elige Personalizar colores en el menú desplegable Colores de variantes. Ahora puedes tomar el control real. Debido a que vamos a trabajar con blanco y una variedad de tonos de azul, nuestro trabajo es fácil. La figura C muestra mis cambios. Siéntete libre de hacer los cambios que desees, pero si no coinciden con los míos, los colores en la figura no coincidirán con los tuyos. Sinceramente, ni siquiera tienes que cambiar los colores, lo importante es saber que puedes hacerlo. Cuando hayas terminado, dale a la paleta personalizada un nombre y haz clic en Guardar. Luego, vuelve a abrir el menú desplegable Colores de variantes y ¡utilizarás tu paleta personalizada en la parte superior de la galería!

Figura C

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Si estás trabajando en Word, utiliza la pestaña Diseño y luego la opción Colores en el grupo Formato de documento. En Excel, haz clic en Diseño de página y luego en Colores en el grupo Temas. Ambos mostrarán automáticamente la paleta de colores personalizada que creaste en PowerPoint (o en la aplicación que hayas utilizado).

Puede que te preguntes acerca de los elementos de color. Los elementos de Texto/Fondo son flexibles; aunque las opciones especifican oscuro y claro, puedes elegir las tonalidades que prefieras. Sin embargo, recomiendo seguir las sugerencias de opciones porque si te vas demasiado oscuro o demasiado claro, no estarás satisfecho con los resultados.

Los colores de acento son los colores principales que verás al agregar elementos, ya que el tema se ajustará automáticamente a tu paleta de colores personalizada. No cambié los colores para hipervínculos o seguidos porque esos se entienden de manera universal. Cambiar esos dos elementos podría causar confusión.

Como mencioné, la paleta personalizada estará disponible ahora en todas las aplicaciones de Microsoft 365. De esta manera, Word, Excel e incluso PowerPoint ofrecerán el mismo tema de color personalizado. Utilizados de manera consistente, tus documentos reflejarán la misma identidad visual, aunque en este sentido, estoy utilizando el término de manera flexible. Incluso puedes cambiar rápidamente de un tema personalizado a otro si tienes más de una marca o logotipo que respaldar. También evitarás ese comportamiento molesto cuando copias contenido de una aplicación a otra. Los formatos suelen cambiar porque no estás utilizando el mismo tema de color en todas las aplicaciones de la suite.

Para agregar un tema de fuente, elige Fuentes en el menú desplegable Variantes. Lo que es cierto para el tema de color también es cierto para el tema de fuente. Además, configurar estilos de fondo es igual. No recomiendo utilizar los efectos a menos que tengas una necesidad específica. Cuando lo hagas, aplícalos de forma lo más mínima posible. La idea principal es que puedas definir los colores, fuentes y estilos de fondo para Word, Excel, PowerPoint e incluso Outlook para que tus archivos compartan los mismos formatos de color, fuente y estilo de fondo.

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