Cómo crear una lista desplegable única en Excel con la función UNIQUE()

Microsoft Excel ofrece la función de Validación de datos para crear fácilmente un menú desplegable a nivel de hoja de cálculo. Si basas la lista en datos, probablemente querrás una lista de elementos únicos, lo cual se logra fácilmente gracias a la función UNIQUE() de Microsoft Excel. Si los combinamos, obtendremos una forma sencilla de poblar el menú desplegable con una lista única. En este tutorial, te mostraré cómo utilizar estos dos elementos juntos para poblar un menú desplegable con una lista única.

¿Qué es la función UNIQUE() de Excel?

La función de matriz dinámica UNIQUE() ha existido durante un tiempo, por lo que es posible que ya sepas cómo usarla. Si ese es el caso, siéntete libre de saltar esta sección. Como una función independiente, UNIQUE() devuelve una lista de valores únicos utilizando la siguiente sintaxis:

UNIQUE(rango, [por_columna], [exactamente_una_vez])

El argumento "rango" es el rango de Excel que deseas reducir a una lista única. El argumento "por_columna" es un valor booleano: TRUE compara columnas y devuelve columnas únicas; FALSE es el valor predeterminado y comparará filas con filas y devolverá filas únicas.

El argumento "exactamente_una_vez" también es un valor booleano: TRUE devuelve todas las filas o columnas distintas que ocurren exactamente una vez en el rango o matriz; FALSE, el valor predeterminado, devuelve todas las filas o columnas distintas del rango.

Ahora, vamos a utilizar esta función para crear una lista única.

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Cómo crear una lista única en Excel

Microsoft Excel admite dos tipos de menús desplegables: Validación de datos y un control de cuadro combinado.

Por ahora, la Validación de datos es el único menú desplegable que es dinámico, por lo que este tutorial no cubrirá el control de cuadro combinado. Cuando digo "dinámico", me refiero a que todo se actualiza automáticamente a medida que actualizas los datos de origen.

La figura A muestra una simple tabla llamada "Commission2" que es la fuente de datos. Como puedes ver, los valores de región se repiten. Lo primero que necesitamos es una lista única de valores de la columna de región.

Es ahí donde entra en juego UNIQUE(). Puedes usar la función de Filtro avanzado de Excel para crear una lista única, pero tendrás que actualizarla cuando modifiques los datos de origen. Al usar UNIQUE(), podemos crear un conjunto de resultados de matriz que se actualiza automáticamente.

Figura A

Ahora, vamos a utilizar UNIQUE() para crear una lista única de valores de región y luego basar una validación de datos en esa lista. Primero, creemos la lista que se muestra en la columna H. Ingresa la siguiente expresión en H3:

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=SORT(UNIQUE(Commission2[Region]))

o

=SORT(UNIQUE(Dropdown!$E$3:$E$13))

si no estás usando un objeto de tabla. Sin embargo, esta técnica no será dinámica a menos que los datos de origen estén en un objeto de tabla. Técnicamente, SORT() no es necesario, pero una lista ordenada es más fácil de usar.

Figura B muestra los resultados: una matriz dinámica que comprende una lista única y ordenada de valores de región de la tabla Commission2. Puedes ver que el resultado es una matriz porque H3 es la única celda que contiene una expresión y Excel muestra un borde azul alrededor de la lista.

Con la lista en su lugar, es hora de basar una validación de datos en ella.

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Figura B

Cómo basar una validación de datos en una matriz en Excel

Ahora estamos listos para crear el menú desplegable de validación de datos que mostrará la lista única en la columna H. Para comenzar, selecciona J2 y luego sigue estos pasos:

1. Haz clic en la pestaña Datos.
2. Haz clic en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos.
3. En el cuadro de diálogo resultante, elige Lista en el menú desplegable Permitir.
4. Resalta o ingresa =$H$3:$H$7 como Fuente (Figura C).
5. Haz clic en Aceptar.

Figura C

Figura D

Haz clic en el nuevo menú desplegable para ver la lista única, mostrada en Figura D. Formateé la celda para que sea fácil encontrar el menú desplegable. Podrías pensar que ya hemos terminado, pero el menú desplegable es dinámico. Echemos un vistazo a lo que eso significa.

Regresa a la tabla Commission2 y selecciona la última celda, F13. Presiona Tab y Excel mostrará un nuevo registro. Ve hasta la columna de Región y escribe "Southcentral".

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Como puedes ver en Figura E, ¡no solo se actualiza la lista de matriz dinámica en la columna H, sino que también se actualiza el menú desplegable de validación de datos!

Figura E

Poblar un menú desplegable con una lista única no es difícil, pero es mucho más fácil cuando se utiliza UNIQUE(). Si deseas aprender más técnicas con UNIQUE(), lee el artículo "Cómo utilizar la función UNIQUE() para devolver un recuento de valores únicos en Excel".

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