Cómo crear un espacio de trabajo efectivo en Notion

Notion es una herramienta tanto de productividad como de gestión de proyectos que puede ayudarte a mantener un alto nivel de productividad para proyectos comerciales, artísticos y/o personales. Notion se acerca a esto de una manera un poco diferente que otras herramientas de gestión de proyectos. En lugar de centrarse principalmente en gráficos de Gantt y tableros Kanban, creas Teamspaces y luego agregas recursos a esos espacios para que los miembros del equipo siempre tengan acceso a la información actualizada necesaria para realizar su trabajo. Por supuesto, también puedes agregar gráficos, tableros y otros elementos para complementar tu Teamspace de Notion.

Me gusta pensar en Notion menos como un espacio de gestión de proyectos y más como un lugar para pensar, planificar y organizar. Cuando se trata de armar o gestionar un equipo, tener un espacio así puede ser crucial para la productividad.

Una de las características más útiles en Notion se llama Teamspace. Esta característica te permite crear un lugar específico donde los colegas no solo aprenden sobre un equipo y lo que están haciendo, sino también para que puedas recopilar páginas que se unen para formar hojas de ruta de proyectos y documentación para facilitar que los compañeros de equipo encuentren información pertinente sobre sus trabajos, proyectos y la empresa en general.

Con eso dicho, veamos cómo crear un Teamspace eficaz en Notion.

Cómo crear un nuevo Teamspace

Lo primero que haremos es crear un nuevo Teamspace. Para ello, inicia sesión en tu cuenta de Notion, coloca el cursor sobre la sección de Teamspaces (Figura A) y haz clic en el botón +.

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Figura A

En la ventana emergente resultante (Figura B), dale un nombre al nuevo Teamspace, selecciona un icono, escribe una descripción y elige los permisos que deseas asociar con el espacio.

Figura B

Una vez creado tu nuevo Teamspace, puedes comenzar el proceso de personalización.

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Cómo personalizar tu Teamspace para que sea eficaz

Ahora que tu Teamspace está creado, deberías ver un lienzo bastante en blanco que puedes comenzar a personalizar. Aquí te indicamos qué debes agregar de inmediato a tu nuevo Teamspace:

• Nombre: Dale un nuevo nombre a la página de inicio del Teamspace.
• Descripción: Agrega una descripción para el Teamspace (debajo del nombre del Teamspace).
• Información de contacto: Puedes incluir canales de Slack, correo electrónico y nombres de los gerentes del equipo.
• Sección Acerca de: Para que todos los miembros del equipo sepan exactamente de qué trata el espacio o proyecto.
• Recursos: Cualquier recurso que hayas creado dentro de Notion.

Casi todo en la lista anterior es autoexplicativo. Sin embargo, es posible que necesites un poco de ayuda para entender la opción de Recursos.

Con los Recursos, puedes agregar prácticamente cualquier cosa que hayas creado dentro de Notion. Por ejemplo, creemos una colección de documentos. Para mis propósitos, voy a crear una Bible de Episodios que se utilizará para recopilar información importante sobre cada episodio de una serie.

Para crear el nuevo recurso, haz clic en + asociado con el Teamspace y luego (en la ventana emergente: Figura C), haz clic en Plantillas.

Figura C

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En Gestión de Proyectos, selecciona Docs y luego haz clic en Usar esta plantilla (Figura D).

Figura D

Una vez que hayas creado el nuevo recurso, puedes comenzar a agregar nuevos documentos para crear una colección de recursos útiles.

Después de crear el nuevo recurso, regresa a la página de inicio del Teamspace y haz clic en Recursos. Si escribes @, se abrirá una ventana emergente para mostrar cualquier recurso que hayas creado (Figura E).

Figura E

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Continúa agregando tantos recursos como necesites a la página de inicio.

Cómo agregar un tablero Kanban a tu página de inicio de Teamspace

A continuación, agregaremos un tablero al Teamspace. También puedes hacer lo mismo con gráficos de Gantt.

Para agregar un tablero, haz clic en + asociado con el Teamspace y luego, en la ventana emergente, debajo de Base de datos, haz clic en Tablero. A continuación, se te pedirá que seleccionar una fuente de datos (Figura F).

Figura F

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Aparecerá una nueva barra lateral (Figura G), donde puedes seleccionar la fuente de datos para el nuevo tablero.

Figura G

El tablero de Notion no se parece exactamente a un tablero Kanban estándar, pero hace bastante fácil revisar diferentes partes de tu proyecto (Figura H).

Figura H

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Ahora que conoces cómo personalizar un Teamspace de Notion, deberías poder lograr que tus equipos colaboren mejor y hagan un seguimiento de lo que está sucediendo en un equipo.

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