Cómo crear una regla para reenviar mensajes en Outlook

Los mensajes entran y salen, y una de las tareas de correo electrónico más frecuentes es reenviar un mensaje a alguien que no está en la lista de destinatarios. Lo hacemos de manera natural. Puede reenviar un informe de estado semanal a su jefe o reenviar un mensaje a su cónyuge para informarles que ha aceptado planes de cena para ambos con buenos amigos. Puede reenviar el mensaje tal cual o ingresar un nuevo mensaje propio en Outlook. En este artículo, le mostraré cómo crear una regla que reenvíe mensajes específicos sin ningún esfuerzo adicional de su parte.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero también puede utilizar versiones anteriores. El reenvío está disponible en Outlook para la web. No hay un archivo de demostración; no necesitará uno.

Sobre el reenvío de correos electrónicos

Si se encuentra reenviando manualmente los mismos tipos de mensajes a las mismas personas con frecuencia, puede crear una regla en Outlook que reenvíe el mensaje de manera apropiada por usted. Puede que no parezca ser un ahorro de tiempo enorme, pero si lo hace lo suficiente con varios tipos de mensajes, puede ahorrarle la molestia de recordar hacerlo y luego hacerlo realmente. Quiero resaltar una desventaja de usar una regla: la regla no sabrá cuándo no reenviar el mensaje. Por ejemplo, si a menudo recibe información confidencial en estos mensajes que no debería reenviar, tendrá que recordar suspender la regla para ese mensaje. A largo plazo, eso podría ser más difícil que reenviar manualmente. O cree un paso rápido que reenvíe a su jefe; es un clic adicional, pero aún un poco más rápido que reenviar manualmente y más seguro si a veces no debería reenviar.

Cómo crear una regla en Outlook

Antes de crear la regla, echemos un vistazo a la situación. Supongamos que recibe notificaciones de solicitudes de servicio específicas de los clientes. Su jefe desea saber sobre esas solicitudes solo de un cliente. En este caso, todo lo que realmente necesita es el correo electrónico del cliente y el correo electrónico de su jefe, por lo que esta regla será fácil de crear.

1. Primero, haga clic en la Bandeja de entrada. Si tiene un mensaje del cliente en cuestión, selecciónelo. Si no, no importa qué mensaje seleccione.
2. Si es necesario, haga clic en la pestaña Inicio y luego en el menú desplegable Reglas (en el grupo Mover).
3. En la lista desplegable resultante, elija Crear regla.
4. El cuadro de diálogo resultante se completará automáticamente con información del mensaje seleccionado, así que ignórela y haga clic en Opciones avanzadas.
5. En el cuadro de diálogo Asistente para reglas, algunos vínculos se completarán automáticamente de la misma manera, pero aquí puede cambiarlos.
6. Haga clic en la primera regla, De x (donde x es el remitente del mensaje seleccionado, que puede o no ser el cliente en cuestión).
7. Al hacer clic en esa opción, se actualizará la regla que se muestra en el panel inferior (Paso 2). Si necesita cambiar el remitente, haga clic en el vínculo y, utilizando el cuadro de diálogo Dirección de regla, elimine el remitente en el control De y luego haga doble clic en el remitente correspondiente. En este caso, estoy utilizando mi correo electrónico de Newsmatic.com, [correo electrónico], como se muestra en la [Figura A].
8. Haga clic en Aceptar, y el Paso 2 se actualiza con la dirección seleccionada.
9. Haga clic en Siguiente.
10. Esta vez, marque la opción Reenviar al grupo de personas u otros destinatarios públicos ([Figura B]).
11. Haga doble clic en el vínculo de reenvío, seleccione la dirección de correo electrónico de su jefe y haga clic en Aceptar. (Utilizaré la misma dirección de correo electrónico para simplificar las cosas de mi parte, pero trabajará con dos direcciones de correo electrónico). La regla actualizada ahora reenvía mensajes.
12. Haga clic en Siguiente dos veces e ingrese un nombre para la regla, como Reenviar al jefe. Si hay mensajes en la Bandeja de entrada que deben reenviarse, marque la opción Ejecutar esta regla ahora en mensajes ya en la Bandeja de entrada. Para nuestros propósitos, la opción Activar esta regla marcada es todo lo que necesitamos. Recomiendo que, al probar esto, no use la dirección de correo electrónico de su jefe hasta que esté listo para comenzar a enviar mensajes.
13. Haga clic en Finalizar.

[Figura A]

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[Figura B]

En este punto, tiene la regla en su lugar y puede comenzar a usarla. Cuando llegue un correo electrónico del cliente, Outlook reenviará automáticamente el mensaje al jefe la próxima vez que envíe un correo electrónico. Esa última parte es importante. Si envía y recibe correos electrónicos manualmente, la copia reenviada se quedará en su Bandeja de salida hasta la próxima vez que envíe un correo electrónico.

Cómo crear excepciones a las reglas en Outlook

Esta es una regla simple que reenviará automáticamente cada mensaje que reciba de su cliente a su jefe. En el paso 12 de la última sección, haga clic en Siguiente dos veces, omitiendo una sección de opciones de excepción. Puede personalizar aún más la regla si es necesario. Por ejemplo, si su jefe está en la lista de destinatarios, no querría reenviar el correo electrónico porque el jefe ya lo ha recibido. En un caso como este, haría clic en la opción Excepto si se envía a personas o grupos de correo público y elegiría la dirección de correo electrónico de su jefe.

Si no está familiarizado con las reglas, dedique un poco de tiempo a revisar las diferentes opciones para poder comenzar a usarlas. Además, siempre pruebe sus reglas para asegurarse de que funcionen como se espera. Por último, es fácil olvidar reglas como esta, y no todas las situaciones tendrán una excepción que funcione. Cuando ese sea el caso, tendrá que recordar suspender o actualizar temporalmente la regla usted mismo.

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