Cómo crear horarios de citas en Google Calendar

La función de programación de citas de Google Calendar te permite crear una página de horarios de citas en la que cualquier persona con una dirección de correo electrónico puede seleccionar una hora para reunirse contigo. Estableces tus fechas y horarios disponibles. Además, también puedes limitar el número de citas programadas cada día y establecer tiempos de descanso entre sesiones.

Los horarios de citas son útiles cuando deseas permitir que las personas elijan entre un conjunto limitado de horarios para reunirse contigo. Por ejemplo, puedes establecer horarios para encontrarte con personas durante un día en una conferencia o cuando estés en una comunidad o área específica. O bien, puedes permitir que las personas programen una reunión en línea contigo durante días y horarios específicos.

Eventualmente, los horarios de citas están destinados a reemplazar las ranuras para citas. Las ranuras para citas limitan las inscripciones a personas dentro de tu organización, mientras que los horarios de citas permiten acceso público. Las secciones a continuación cubren detalles importantes sobre los horarios de citas, junto con las pocas razones por las que podrías necesitar volver a las ranuras para citas.

Cómo crear horarios de citas en Google Calendar

Abre Google Calendar en la web e inicia sesión con una cuenta compatible de Google Workspace.

Nota: Los horarios de citas están disponibles para la mayoría de las ediciones de Google Workspace Business, Enterprise, Education y Nonprofit. Sin embargo, la función no está disponible en Google Workspace Essentials, Business Starter, Frontline o las ediciones básicas y empresariales de G Suite.

1. Selecciona el botón + Crear (arriba a la izquierda) y elige "Horario de citas" en las opciones que aparecen.

Figura A

Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los Niveles

1. Ingresa un título para tu horario de citas reservables. (Figure A muestra los ajustes disponibles para los pasos 2 a 7.)

1. Selecciona una duración de cita. Las opciones incluyen: 15 minutos, 30 minutos, 45 minutos, 1 hora, 1,5 horas, 2 horas o personalizada.

1. Establece tu disponibilidad. Esto se establece de forma predeterminada en segmentos de tiempo semanales recurrentes, pero puedes cambiarlo a "No se repite" y luego especificar segmentos de tiempo en uno o más días.

1. Opcional: Ajusta la ventana de programación. La configuración predeterminada permite que las citas se reserven hasta 60 días antes, con el requisito de que la cita se reserve al menos 12 horas antes. Puedes ajustar cualquiera de estos rangos para evitar que se programen citas con demasiada antelación o demasiado cerca de la hora de la sesión.

1. Opcional: Ajusta la configuración de las citas reservadas. Para asegurarte de tener tiempo para un breve descanso entre las citas reservadas, selecciona "Tiempo de buffer" y luego establece la cantidad de minutos (u horas) adicionales alrededor de las citas. Además, puedes seleccionar la casilla "Máximo de citas por día" y elegir cuántas citas reservadas están permitidas en un día.

1. Selecciona "Siguiente" para continuar con la segunda página de opciones. (Figure B muestra los ajustes disponibles para los pasos 8 a 13)

Figura B

1. De forma predeterminada, la foto y el nombre de la página de reserva provienen de tu cuenta de Google. Puedes actualizar estos datos si lo deseas.

1. Establece las opciones de sesión. Elige entre:

• Videoconferencia de Google Meet (recomendado para sesiones en línea),
• Reunión en persona (establece una ubicación),
• Llamada telefónica (para requerir que la persona que solicita una cita agregue un número de teléfono) o
• Ninguna / por especificar más adelante.

1. Opcional: Agrega una descripción de la sesión programada para mostrar en la página de citas y en los correos de confirmación.

1. Opcional: Ajusta los campos del formulario de reserva. De forma predeterminada, el formulario requiere los campos de Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico (como se muestra en la figura D). También puedes solicitar un número de teléfono junto con otro campo de nombre personalizado.

1. Revisa y selecciona la programación de confirmación y recordatorios de reserva. De forma predeterminada, el sistema enviará un recordatorio por correo electrónico 1 día antes de la sesión programada. Puedes seleccionar "Agregar recordatorio" y agregar uno o más recordatorios, para periodos como 1 semana antes, así como 10 minutos antes de la sesión.

1. Selecciona "Guardar" para crear tu página de horarios de citas reservables.

Los horarios programados se muestran en tu calendario, como se muestra en la figura C. Los eventos reservados ajustan tu disponibilidad, según los ajustes seleccionados, a medida que las personas eligen sesiones disponibles.

Figura C

Desde tu Google Calendar, haz clic o toca en el horario de cita reservable y selecciona "Abrir página de reserva" para mostrar la página como la vería un programador de citas. La URL de la página es la que puedes compartir con los posibles programadores de citas. A partir de abril de 2022, deberás compartir la página de programación de citas como un enlace, ya que aún no se puede incrustar en un sitio web, como una página de Google Site.

Figura D

Los horarios de citas de Google Calendar reemplazarán a las ranuras de citas

Anteriormente, Google Calendar incluía la capacidad de ofrecer ranuras de citas, que permitían a las personas disponer de bloques de tiempo, pero solo a otras personas dentro de una organización. Por ejemplo, yo utilizaba las ranuras de citas cuando enseñaba en una universidad para permitir a los estudiantes programar un horario durante mi horario de oficina ofrecido. Esto funcionaba porque todos teníamos cuentas de Google administradas por la universidad. La nueva función de horarios de citas permite que cualquier persona con una dirección de correo electrónico se inscriba en una sesión, en lugar de solo las personas con una cuenta en tu organización.

Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del Sistema

Google ha indicado que los horarios de citas reemplazarán a las ranuras de citas. Sin embargo, es posible que aún desees utilizar las ranuras de citas cuando necesites agregar automáticamente personas adicionales cuando alguien selecciona una ranura de cita, cuando necesites agregar una sesión seleccionada a un calendario secundario o delegado, o cuando quieras reservar automáticamente una sala de conferencias cuando se seleccione una sesión. Estas funciones aún no están disponibles con los horarios de citas.

Figura E

A partir de abril de 2022, si necesitas alguna de las tres funciones mencionadas en el párrafo anterior, puedes desactivar los horarios de citas y volver a las ranuras de citas. Para hacer esto, ve a Google Calendar en la web, selecciona el menú de Configuración (engranaje en la esquina superior derecha) | Configuración, luego Horarios de citas (bajo la pestaña General, a la izquierda), como se muestra en la figura E. Desmarca la casilla para volver a las ranuras de citas.

¿Cómo utilizas los horarios de citas de Google Calendar?

A menudo encuentro útil ofrecer inscripciones programadas durante un período de tiempo limitado. Por ejemplo, a veces realizo breves sesiones de consultoría técnica como parte de una conferencia. Otras veces, cuando estaré en una comunidad durante un día, tengo bloques de tiempo disponibles para reuniones con clientes. Definitivamente utilizaré la capacidad de crear horarios de citas reservables para este tipo de eventos y luego compartir el enlace con las personas que deseen reunirse.

¿Has probado los horarios de citas de Google Calendar? ¿Encuentras útiles estas páginas de horarios de citas reservables? ¿Para qué tipos de eventos utilizas estas páginas de citas? Hazme saber tu opinión sobre la función de horarios de citas y cómo la utilizas, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónico

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo crear horarios de citas en Google Calendar , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.