Cómo solucionar problemas de acceso a carpetas de Outlook en un entorno colaborativo
En Newsmatic, nuestro equipo editorial ha comenzado a compartir carpetas específicas de Outlook entre nosotros. Hemos creado carpetas especiales para almacenar tareas de redacción, y varios editores necesitan poder acceder a esos documentos por correo electrónico.
Sin embargo, durante el fin de semana, recibí un correo electrónico de mi jefe. Él no podía acceder a la carpeta de un editor, y me pidió que solucionara el problema.
Un problema con una carpeta de Outlook
El correo electrónico que me envió era muy específico. Un editor había enviado un enlace a una carpeta de Outlook. Sin embargo, mi jefe escribió: "Este acceso directo no funciona para mí. ¿Funciona para alguien más?"
El lunes, fui a la oficina del editor en cuestión para examinar su carpeta de Outlook. Sospechaba que había problemas con los permisos que les había dado a los otros editores.
Mis sospechas fueron confirmadas
Mientras observaba por encima del hombro del editor, le pedí que abriera Outlook y seleccionara la carpeta que quería compartir con los demás editores. Le pedí que hiciera clic derecho en esa carpeta para ver sus propiedades.
La ventana de Propiedades de la carpeta tenía varias pestañas para elegir, como se puede ver en Figura A. Sin embargo, sabía en qué pestaña se encontraba la información que buscábamos.
Cómo forzar que tus archivos favoritos aparezcan en la parte superior del árbol de directorios| Figura A |
| La ventana de Propiedades de la carpeta tiene varias pestañas. |
Seleccionamos la pestaña Permisos. Inmediatamente entendí por qué nadie había podido acceder a la carpeta. El editor había agregado el grupo de editores a los permisos de la carpeta, pero se olvidó de darles un rol, como se muestra en Figura B.
| Figura B |
| El grupo de editores se había agregado a los permisos pero no se les había dado un rol. |
Indiqué al editor que resaltara los nombres de los editores en la lista. Utilizando el menú desplegable debajo de la lista, pudo asignar un rol al grupo de Editores, como se ilustra en Figura C. Este cambio permitió que todos dentro del grupo accedieran a la carpeta.
| Figura C |
| Una vez que se asignó el rol de Autor de Publicación al grupo de Editores, todos en el equipo pudieron acceder a esta carpeta de Outlook. |
Pero, ¿funcionó?
Como prueba, le pedí al editor que me enviara un enlace a la carpeta por correo electrónico. Como estoy en la lista de editores, debería tener permisos para acceder a la carpeta.
Regresé a mi oficina, abrí Outlook 2000 y procedí a abrir el correo electrónico que me había enviado. Hice doble clic en el enlace incrustado en su correo electrónico y ¡voilà!, pude ver el contenido de su carpeta.
¿Has resuelto con éxito algún problema desconcertante de Outlook o Exchange? Si es así, ¡nos encantaría saberlo! No dudes en dejar un comentario abajo o enviarnos una nota.
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