Cómo utilizar la consola de administración de Google Workspace: consejos y funciones clave
El Admin Console de Google Workspace permite a las personas con cuentas de administrador configurar y administrar todos los aspectos de Google Workspace para una organización. Las personas con una cuenta de Super Administrador pueden controlar todas las configuraciones disponibles de Google Workspace, mientras que otras cuentas de administrador pueden tener roles más limitados con control sobre configuraciones específicas (por ejemplo, Administrador de Grupos, Administrador de Gestión de Usuarios, Administrador de Android, etc.). Para acceder al Admin Console de Google, abre tu navegador en el Admin Console e inicia sesión con tu cuenta de administrador de Google Workspace.
VER: Comparación de características: software y sistemas de seguimiento de tiempo (Newsmatic Premium)
Abrir el Panel de estado de Google Workspace
En el lado derecho de la pantalla principal del Admin Console de Google, debajo de la imagen de tu perfil de cuenta de Workspace, selecciona < para mostrar el menú de herramientas (Figura A). Si bien el panel lateral de herramientas enumera varios elementos, el Panel de estado de Google Workspace es uno de los enlaces más utilizados. El panel muestra el estado de las aplicaciones de Google Workspace, como Gmail, Google Calendar, Google Drive y Google Meet, entre otras.
Figura A
Leer actualizaciones de productos
Amplía el cuadro de Actualizaciones de productos para mostrar las últimas noticias y anuncios de Google Workspace (Figura B, cuadro en el lado derecho). Estos titulares se obtienen de las publicaciones recientes en el blog de Actualizaciones de Google Workspace. Recomiendo que los administradores mantengan el cuadro de Actualizaciones de productos maximizado y revisen las actualizaciones listadas al menos un par de veces al mes.
Cómo implementar un entorno de trabajo virtual para empleados remotosFigura B
Gestionar cuentas
Amplía el cuadro de Usuarios para mostrar cuatro actividades que se acceden periódicamente: Agregar un usuario, Eliminar un usuario, Actualizar el nombre o correo electrónico de un usuario y Crear una dirección de correo electrónico alternativa (alias de correo electrónico). El cuadro (como se muestra en Figura B, cuadro en el lado izquierdo) también incluye un enlace de Gestión que abre la lista de Usuarios de tu organización. En organizaciones donde el conjunto de usuarios cambia con frecuencia, como es común en organizaciones más grandes, recomiendo que los administradores mantengan este cuadro maximizado.
Acceder a todas las configuraciones
Para acceder a todas las configuraciones del Admin Console de Google Workspace, sugiero que expandas tu navegador en pantalla completa (o al menos lo suficientemente ancho para llenar la mayor parte de tu pantalla). En ese momento, un clic (o toque en pantallas táctiles) en las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda cambiará el menú lateral izquierdo entre iconos e iconos con etiquetas de texto y triángulos a la izquierda de los elementos para indicar submenús disponibles. Selecciona el botón Mostrar más para asegurarte de que se muestren todos los menús (como se muestra en Figura C).
Recomiendo que los administradores nuevos en Google Workspace dediquen una hora o más a explorar todos los elementos del menú del Admin Console. Una revisión metódica de cada elemento del menú, simplemente accediendo a cada opción, proporciona una exposición útil a la amplitud y profundidad de los controles e información disponibles para los administradores de Workspace.
Figura C
Cómo usar Quick Tables en Word para controlar la alineación horizontal de una tablaBúsqueda
La caja de búsqueda del Admin Console te permite buscar configuraciones o cuentas. Ingresa el nombre de una persona y luego selecciona su perfil de los resultados para ir directamente a su configuración de Workspace. Alternativamente, ingresa un término técnico o una configuración, como DKIM (como en el ejemplo en Figura D), para acceder a las páginas de ayuda y aprender cómo configurar algo o navegar a una configuración directamente desde los resultados de la búsqueda.
Figura D
¿Cuál es tu experiencia?
Si eres un administrador de Google Workspace, ¿inicias sesión en el Admin Console al menos una vez al mes para revisar las actualizaciones y verificar el estado? ¿O solo inicias sesión cuando tienes una tarea o preocupación específica? ¿Mantienes los cinco cuadros ajustables abiertos para mostrar detalles, o minimizas los cuadros que raramente necesitas (por ejemplo, Dominios)? Hazme saber cuál ha sido tu experiencia aprendiendo los detalles del Admin Console de Google Workspace, ya sea a través de comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).
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