Cómo combinar tres rangos de datos de Excel en Power Query

Microsoft Power Query apareció en Excel 2016, aunque las versiones anteriores pueden acceder a Power Query utilizando un complemento. Esta herramienta te permite importar, limpiar y editar datos de fuentes externas y luego utilizarlos en Excel o prepararlos para Power BI. Es una gran herramienta para tener en tu arsenal. En este artículo, te mostraré cómo combinar tres rangos de datos de Excel en Power Query. También agregaremos y poblaremos una nueva columna para facilitar el posterior filtrado y análisis.

Los datos de Excel

Muchos usuarios almacenan tipos de datos relacionados en hojas separadas, divididas por algún tipo de entidad que tiene sentido para los datos. Por ejemplo, es posible que mantengas hojas de ventas mensuales o hojas de créditos y débitos mensuales. O quizás hagas un seguimiento de las ventas y comisiones por hojas de personal, una hoja por cada persona.

Esta configuración funciona bien hasta que alguien quiere ver el panorama general: una revisión de todas las cifras de ventas mensuales junto con los detalles o todas las ventas y comisiones de todos los empleados. Si estás utilizando referencias en 3D, es posible que tengas una hoja en algún lugar que combine todos los datos, pero esa hoja no mostrará los detalles, solo los subtotales y totales. Además, este arreglo requiere que las hojas tengan la misma estructura. Eso no siempre será el caso.

Figura A muestra una hoja sencilla de ventas y comisiones por personal para el mes de enero. Hay otras dos hojas para febrero y marzo. Aquí es donde entra Power Query. Lo utilizaremos para combinar rápidamente las ventas y comisiones de enero, febrero y marzo.

Figura A

Cómo cargar los datos de Excel

El primer paso es cargar los tres conjuntos de datos en Power Query. Si no estás trabajando con objetos de tabla, Power Query te pedirá que conviertas el rango de datos en una tabla. Power Query solo funciona con objetos de tabla de Excel. De hecho, los nombres de las tablas son enero, febrero y marzo, respectivamente. Verás estos nombres más adelante en Power Query.

Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los Niveles

Comencemos cargando los datos de enero:

1. Haz clic en cualquier lugar dentro de la tabla en la hoja de enero.
2. Haz clic en la pestaña Datos.
3. En el grupo Obtener y transformar datos, haz clic en Desde Tabla/Rango.

Eso es todo. Figura B muestra los datos en Power Query.

Figura B

En este punto, es posible que desees considerar agregar el mes a la tabla de Power Query. En Excel, el mes se identifica por cada pestaña. Sin embargo, ese nombre de pestaña no se incluye con los datos. Si la persona que solicita los datos combinados desea algún análisis por mes, deberás agregarlo. Así que hagamos eso a continuación:

1. En Power Query, haz clic en Agregar columna.
2. En la columna General, haz clic en Columna personalizada.
3. En el cuadro de diálogo resultante, ingresa un nombre significativo. Lo usaremos nuevamente cuando carguemos los otros dos rangos de datos en Power Query. En la Fórmula de columna personalizada, ingresa "enero" (Figura C). Debes ingresar las comillas dobles (") para indicar que la entrada es una cadena.

Figura C

1. Haz clic en Aceptar para ver la nueva columna (Figura D).

Figura D

Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del Sistema

Añadiremos el mes a cada conjunto de datos que agreguemos. Al agregar el campo de mes a cada nueva tabla, asegúrate de ingresar el mismo nombre exacto, ya que esta función distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si ingresas "MOnth" la segunda vez, terminarás con dos columnas nuevas en lugar de una.

Sal de Power Query y guarda tu nueva tabla cuando se te solicite. Debes hacer esto entre la carga de datos para cada mes. Power Query cargará la tabla de Power Query en una nueva hoja. No te preocupes por eso por ahora.

Ahora, repite las primeras instrucciones anteriores para cargar los datos de la hoja de febrero. Luego, repite las segundas instrucciones para agregar la columna de mes y llenarla con "febrero". Repite esto nuevamente con los datos de la hoja de marzo, agregando la columna de mes y llenándola con "marzo".

Con las tres tablas en Power Query, estás listo para unirlas en una sola.

Cómo unir las tablas en Excel

Recuerda cuando mencioné que los nombres de las tablas de Excel eran enero, febrero y marzo? Los nombres de las hojas también son enero, febrero y marzo.

En este punto, los tres meses están en Power Query como tablas y cada tabla ahora tiene una columna adicional: el campo de mes identifica cada mes. Esas nuevas tablas de Power Query también están en Excel y se llaman enero (2), febrero (2) y marzo (2). Ahora estamos listos para unir las tres tablas de Power Query en Excel, no es necesario volver a Power Query.

Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónico

Para unir las tres tablas, haz clic dentro de la tabla de Power Query (enero 2) y sigue estos pasos:

1. En la lista de Consultas a la derecha, haz clic con el botón derecho en la consulta de enero-en este momento, Power Query las llama consultas.
2. En la lista resultante, haz clic en Combinar (Figura E).

Figura E

1. En el cuadro de diálogo Combinar, haz clic en la opción Tres o más tablas.
2. Haz clic en la segunda tabla, febrero, en la lista de Tablas disponibles: la primera tabla, enero, ya es parte de la consulta-y haz clic en Agregar.
3. Haz clic en la tercera y última tabla en la lista de Tablas disponibles y haz clic en Agregar (Figura F).

Figura F

1. Con las tres tablas en la lista de Tablas para combinar, haz clic en Aceptar.

Como puedes ver en Figura F (al menos parcialmente), los tres conjuntos de datos: enero, febrero y marzo, ahora forman parte de la misma tabla (consulta) y cada registro lo identifica por el mes. En el panel de la izquierda, el nombre de esta consulta es Combinar 1. En este punto, puedes hacer clic en Cerrar y Cargar en el grupo Cerrar para guardar la nueva tabla en Excel. Power Query nombrará la nueva hoja como Combinar 1, pero puedes cambiarlo si lo deseas. Ahora tienes los registros de los tres meses para ordenar, filtrar y analizar de la manera que desees, y solo tomó unos minutos combinar todos esos datos. Nuestras tablas de Excel eran simples, pero puedes ver la ventaja cuando se trata de datos más extensos.

Integración de StarOffice: calendarios

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo combinar tres rangos de datos de Excel en Power Query , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.