15 años de Google Docs: Descubre las características clave de esta herramienta colaborativa

Google Docs cumple 15 años este mes, desde que la aplicación se lanzó oficialmente en octubre de 2006, construida sobre conceptos implementados inicialmente por el equipo detrás de Writely, que Google adquirió. En ese momento, la verdadera innovación de la aplicación era la edición de documentos colaborativa en un navegador que funcionaba. Años después, la colaboración sigue siendo una fortaleza central de Google Docs.

A lo largo de los años, la marca de Google Docs ha cambiado. Ha sido parte de Google Apps for your Domain, Google Apps for Work y más tarde, Google Apps (sin los modificadores). Durante un tiempo formó parte de G Suite. A partir de finales de 2021, Google Docs se ofrece junto con otros editores colaborativos, como Google Sheets y Google Slides, como un componente fundamental de Google Workspace.

Para reconocer los 15 años de longevidad de Google Docs, destacaré 15 aspectos clave de la aplicación. Muchos de estos ya los conoces, pero espero que encuentres algunas características nuevas para ti también.

1. Crear un nuevo documento rápidamente

En tu navegador, escribe doc.new y presiona Enter para crear un nuevo Google Doc. Esta secuencia de ocho teclas te lleva rápidamente de la navegación a la edición.

2. Hablar para escribir

Selecciona Herramientas | Escritura por voz para activar la detección de voz (Figura A) que convierte las palabras que pronuncias en texto escrito en tu documento cuando utilizas el navegador Chrome. Pronuncia puntuación (por ejemplo, di "coma" para agregar el símbolo , o "signo de interrogación" para agregar un ?), agrega párrafos (por ejemplo, di "nuevo párrafo"), selecciona texto (por ejemplo, "seleccionar párrafo") y agrega formato (por ejemplo, di "negrita").

Figura A

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3. Discutir y editar

Selecciona un texto, elige Insertar | Comentario y luego agrega tus comentarios. El sistema de comentarios proporciona una forma de discutir el texto del documento sin realizar cambios. Alternativamente, si tienes el permiso correspondiente, cambia al modo de Sugerencias para introducir cambios propuestos, o utiliza el modo Edición para realizar actualizaciones.

4. Acceder al historial del documento

Visualiza los cambios realizados en tu Google Doc a lo largo del tiempo. Utiliza Archivo | Historial de versiones | Nombrar versión actual para conservar una versión con nombre de tu documento en el momento actual. O accede tanto a las versiones con nombre como a las versiones guardadas automáticamente de tu documento (como se muestra en Figura B) con Archivo | Historial de versiones | Ver historial de versiones.

Figura B

5. Editar archivos de Microsoft Word

Las primeras versiones de Google Docs convertían archivos de Microsoft Word en el editor de Google Docs, lo que también permitía la edición colaborativa. Ahora, puedes abrir un archivo de Microsoft Word (por ejemplo, .docx) en Google Docs y editarlo directamente, sin necesidad de conversión. Todas las funciones colaborativas de Docs siguen estando disponibles cuando editas un archivo .docx en su formato nativo.

6. Seleccionar fuentes altamente legibles

Dado que Google Docs te permite seleccionar entre una larga lista de fuentes, puedes elegir opciones diferentes a la fuente Arial de tamaño 11 que viene por defecto. Para mejorar la legibilidad, te recomiendo considerar la fuente Atkinson Hyperlegible o una de las varias fuentes Lexend compatibles. Estas fuentes buscan hacer que el texto sea más legible y comprensible para todos.

7. Escribir @ para agregar smart chips

Escribe la tecla @ en un Google Doc para abrir una lista dinámica de personas, lugares, archivos, fechas o grupos. Selecciona cualquiera de los elementos mostrados para crear lo que Google llama un smart chip. Cada smart chip añade un poco de magia conectada a la web a tu documento: información adicional sobre una persona, o un enlace activo a un archivo de Drive o un evento de Calendar. Más interesante aún, una nueva plantilla de @Meeting notes (Figura C) agrega formato a tu documento e inserta smart chips para cada persona invitada de Google Calendar junto con un smart chip vinculado al evento en el calendario.

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Figura C

8. Verificar ortografía y gramática

Si aún no lo has hecho, selecciona Herramientas | Ortografía y gramática, y asegúrate de que haya marcas de verificación junto a "Mostrar sugerencias de ortografía" y "Mostrar sugerencias de gramática". Estas dos funciones resaltan tanto los errores relativamente simples como los problemas más difíciles de detectar.

9. Comparar dos documentos

Google Docs puede resaltar rápidamente las diferencias entre dos documentos de Google Docs. Para comparar tu documento actual con otro, elige Herramientas | Comparar documentos, selecciona otro Google Doc, ajusta el nombre de la persona a la que se atribuirán las diferencias (si es necesario) y luego haz clic en Comparar. Aparecerá un mensaje para abrir un tercer documento recién creado con las diferencias resaltadas.

10. Ampliar la funcionalidad con complementos

Hay un próspero ecosistema de terceros (Figura D) que se encuentra detrás de la opción Agregar complementos | Obtener complementos. Inserta ecuaciones matemáticas, todo tipo de gráficos o incluso notación musical en un documento de Google. Otros complementos te ayudan a agilizar la firma, organizar citas, gestionar fusiones e imprimir sobres y etiquetas.

Figura D

11. Convertir tu documento a diferentes formatos

Ve a Archivo | Descargar como... y elige un formato de archivo en el que exportar tu documento de Google. A partir de octubre de 2021, puedes descargar tu documento en formatos .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .epub o un archivo .html comprimido.

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12. Publicar en la web

También puedes convertir un documento de Google en un documento web publicado, disponible para cualquier persona con acceso a Internet: Archivo | Publicar en la web. Esto es diferente cuando usas el botón Compartir para crear un enlace, incluso si ajustas los permisos de ese enlace para asegurarte de que tu documento esté disponible para todos en la web. La opción de Publicar pone tu documento en línea sin ninguna interfaz de edición de Google Docs, aunque se mostrará un aviso de "Publicado usando Google Docs" en la parte superior de la página.

13. Traducir a otro idioma

¿Necesitas tu texto en otro idioma? Prueba con Herramientas | Traducir documento y elige un idioma de la lista. Obtendrás otro documento con tu texto en el idioma seleccionado. Para la comunicación empresarial estándar y no crítica, es probable que los resultados funcionen bien sin una revisión adicional. Pero cuando se trata de documentos legales, lenguaje literario o poético o temas sensibles, te recomiendo trabajar con un traductor humano para revisar los resultados.

14. Mostrar la actividad del documento

En una organización, el panel de Actividad te ayuda a saber si (y cuándo) tus colegas han accedido a un documento (Figura E). Esta información puede influir en el contenido que cubres cuando te reúnes o puede motivarte a posponer una reunión hasta que las personas hayan tenido tiempo de acceder al documento.

Figura E

15. Editar en cualquier lugar

Finalmente, si bien Google Docs ofrece la experiencia más completa en un navegador de escritorio (es decir, Chrome), las aplicaciones móviles para Android, iOS y iPadOS te permiten ver, editar y colaborar en Docs desde teléfonos y tabletas. Además, ya sea que trabajes en un navegador o en un dispositivo móvil, si te quedas sin conexión, los cambios que realices se sincronizarán la próxima vez que te conectes a Internet.

¿Qué 15 aspectos de Google Docs valoras?

¿Hay características clave de Google Docs que utilices y que hayamos pasado por alto? ¿Qué 15 funciones elegirías para destacar? Hazme saber tus opiniones, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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