Aprovecha al máximo el planificador de reuniones de IA de Microsoft 365

Aunque Cortana dejó de ofrecer servicios al consumidor, eso no significa que la asistente virtual de Microsoft haya desaparecido en algún rincón del metaverso. En cambio, ha conseguido un nuevo trabajo, ofreciendo una interfaz de lenguaje natural para los servicios de Microsoft 365.

¿Qué es el servicio de programación de Microsoft 365?

Es por eso que el servicio de programación de Microsoft, Scheduler, se basa en herramientas de inteligencia artificial de lenguaje natural y en Microsoft Graph para ayudarte a encontrar el momento adecuado para tus reuniones. Está diseñado para coordinar calendarios utilizando modelos basados en intención, como los utilizados en Azure Cognitive Service's LUIS, para extraer los requisitos de una solicitud. El sistema está diseñado para aprender de tus interacciones, por lo que las interacciones iniciales pueden incluir tener que aclarar lo que quieres decir con frases como "una sala de reuniones grande".

Una diferencia entre Scheduler con el asistente virtual de voz original de Windows Phone es que este es un servicio basado en correo electrónico. Las solicitudes se envían a un buzón, que utiliza a Cortana como interfaz para el servicio de flujo de trabajo de Scheduler. Las interfaces de usuario naturales no tienen que ser de voz ni de gestos; pueden ser un correo electrónico informal que dice: "Por favor, programa una reunión del equipo de marketing el viernes".

Si lo estuvieras haciendo tú mismo, estarías comprobando la disponibilidad de todos en Outlook, solo para descubrir que no todos bloquean el tiempo de la misma manera. En cambio, Scheduler se encargará de todo eso por ti, revisando calendarios, enviando mensajes para negociar horarios y finalmente creando las invitaciones en el calendario por ti. Todo lo que tienes que hacer es asistir a la reunión.

Una ventaja de una herramienta como esta es que puede automatizar el proceso de elegir horarios que se adapten a los asistentes externos de tu empresa. Scheduler puede encontrar primero un bloque de horarios que funcione para tus asistentes internos, ya que tiene acceso a datos de disponibilidad a través de Microsoft Graph. Eso se puede utilizar para sugerir posibles horarios a los invitados externos, negociar un conjunto de horarios que se pueden proponer a todos en la invitación inicial. Tu equipo interno no se distrae con esos correos electrónicos, todos ellos son procesados por Scheduler y lo único que ven es la invitación final en sus bandejas de entrada.

Cómo configurar el servicio de programación de Microsoft 365

Scheduler necesita una cuenta de Microsoft 365 habilitada para Exchange Online para funcionar, y admite una amplia selección de planes diferentes. Hay una suscripción de $10 por usuario al mes, con una prueba gratuita para ayudarte a comenzar. Solo los creadores de la reunión necesitan una licencia; los asistentes no necesitan una para sus respuestas. Eso te puede ayudar a presupuestar la cantidad de licencias que necesitas, por ejemplo, definiendo roles específicos como organizadores de reuniones.

Cómo bloquear y desbloquear una reunión en Microsoft Teams

Una vez que te hayas suscrito al servicio de programación, deberás configurar un buzón específico de Scheduler en tu dominio. Este debe contener el nombre Cortana como parte de su dirección SMTP, algo como "[email protected]", y una vez creado, debes designarlo como el buzón asistente de Scheduler.

Microsoft proporciona PowerShell para ayudarte a crear y administrar tu buzón de Scheduler. Al igual que todos los servicios de Exchange Online, utiliza el conocido módulo de administración de PowerShell para configurar y hacer conexiones a tu inquilino. Una vez conectado, crea tu buzón como buzón de recursos, asegurándote de que esté configurado para mantener los mensajes que no son de calendario. Lo predeterminado para los recursos, como salas o equipos, es mantener solo la información del calendario para que el buzón actúe como un registro de reservas. Para un servicio como Scheduler, que depende del contenido del cuerpo del correo electrónico, no puedes eliminar automáticamente los mensajes, deben ser guardados para su procesamiento y registros. Microsoft recomienda una política de retención de 30 días, para tener un registro de las solicitudes de reuniones pero sin llenar el buzón con años de solicitudes.

Una vez creado el buzón, puedes asignarlo a Scheduler. De nuevo, esto es una sola línea de PowerShell que lo habilita como el asistente de Scheduler. Luego, verifica que se haya configurado correctamente y esté listo para su uso.

Planificación de reuniones con Cortana

Ahora puedes enviar solicitudes de reuniones a Scheduler. Sin embargo, no debes añadirlo directamente a una conversación de mensajes. En su lugar, es mejor crear solicitudes en mensajes simples y relativamente fáciles de analizar usando un lenguaje conciso: "Encuéntranos un horario para una reunión de 30 minutos a principios del próximo mes". Añade a todos los que quieras incluir en la reunión en tu mensaje, junto con el buzón de Scheduler. Actualmente, se recomienda utilizarlo para hasta cinco personas, ¡así que no intentes usarlo para programar una reunión de toda la empresa!

Si utilizas contactos internos, sus calendarios proporcionan las señales adecuadas al servicio de Scheduler. Los contactos externos recibirán solicitudes de tiempo que se utilizan para negociar una reunión que funcione tanto para los usuarios internos como para los externos, sin molestar a los asistentes internos. Si necesitas un horario de reunión que funcione para asistentes en otra zona horaria, debes incluirlo en el primer mensaje. Si estás en Canadá y necesitas incluir a alguien en Alemania: "Programa una reunión de 1 hora la próxima semana que funcione para CET". El servicio de Scheduler ocasionalmente puede realizar solicitudes adicionales al organizador, pero estas deberían ser bastante raras.

¿Hay un poco de humanidad en mi IA?

Un aspecto importante de Scheduler es que no es completamente inteligencia artificial. Existe un modo de escalada donde el sistema puede enviar mensajes a los humanos para obtener información adicional. Estos son personal de seguridad y privacidad certificados y capacitados que solo pueden ver los mensajes enviados directamente a tu buzón de Cortana Scheduler. Aunque no pueden ver otros mensajes en una conversación, podrán ver citas en mensajes enviados a través de Cortana.

Cómo grabar una reunión en Microsoft Teams y compartir la grabación

Si deseas que las reuniones permanezcan completamente privadas, solo envía mensajes específicos de programación de reuniones a Scheduler o simplemente no lo uses en absoluto. Si bien es poco probable que el personal de escalada filtre los mensajes, es un riesgo que debes tener en cuenta. Tampoco puedes encriptar los correos electrónicos enviados a Scheduler. Solo funcionará con correos no encriptados, rechazando todo lo demás.

No es sorprendente que haya humanos involucrados en el proceso de Scheduler. Todavía estamos en los primeros días de exponer la intención a través de herramientas de aprendizaje automático de lenguaje natural. Algo como Scheduler será bueno para solicitudes fáciles de analizar pero tendrá dificultades con correos electrónicos menos formales. Por lo tanto, necesita personas como una extensión de la IA, dándole esa información adicional que necesita para comprender las solicitudes. Lo que la escalada humana termina dando al sistema son nuevos datos de entrenamiento, no en el contenido de tu correo electrónico, sino en la comprensión del significado del lenguaje utilizado.

En el corazón, Scheduler es un bot muy enfocado, diseñado para hacer una cosa lo mejor posible. Afortunadamente para nosotros, es algo que consume tiempo y es tedioso, exactamente el tipo de tarea en la que las computadoras son buenas. La única pregunta real es si vale la pena pagar $10 al mes por tener tus reuniones organizadas por ti.

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