Cómo usar un borde para discernir grupos más fácilmente en Microsoft Excel

El artículo "Cómo utilizar un borde para discernir grupos más fácilmente en Microsoft Excel" te muestra cómo usar una regla de formato condicional para aplicar un borde rojo entre grupos en una hoja de Excel. Sin embargo, este método no es tan efectivo como te gustaría debido a que el borde es muy delgado. En este artículo, utilizaremos un formato condicional para aplicar un color de relleno a cada fila del mismo grupo. Sin embargo, esta técnica tiene una limitación que explicaré al final del artículo.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes utilizar una versión anterior. Para tu conveniencia, puedes descargar los archivos .xlsx y .xls de demostración. Excel para la web admite reglas en la función de formato condicional, pero estás limitado a los formatos que puedes elegir.

Cómo agrupar los datos en Excel

Como vamos a formatear grupos, los datos deben estar agrupados antes de comenzar. Si tus datos ya están ordenados por los valores de agrupación, puedes omitir este paso. Sin embargo, en el archivo de demostración los datos no están ordenados, así que empecemos. Queremos agrupar por los valores de Personal. Haz clic dentro de cualquier celda en la columna Personal. En el grupo Edición de la pestaña Inicio, selecciona A a Z en el menú desplegable Ordenar y filtrar. El resultado es que las ventas y comisiones para cada personal se agrupan (Figura A).

Figura A

Si los datos ya tienen formato de barras de colores, elimina el formato. Esto se puede hacer fácilmente seleccionando los datos, en este caso, B3:F13, y eligiendo Sin relleno en el menú desplegable Color de relleno en el grupo Fuente de la pestaña Inicio. Sin embargo, si estás trabajando con un objeto de tabla, elige Ninguno en la galería en el grupo Estilos de tabla en la pestaña contextual Diseño de tabla.

Agrupar los datos mediante la ordenación y eliminar los formatos existentes es necesario para que esta técnica funcione. Ahora, pasemos a la función auxiliar.

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Cómo crear una función auxiliar en Excel

Una vez que los datos estén ordenados, estás listo para agregar el formato condicional. Esta es una de las pocas situaciones en las que no se puede lograr el trabajo con una sola regla. Además, con la columna auxiliar en su lugar, puedes ver cómo funciona.

Antes de hacer cualquier otra cosa, vamos a discutir qué hará la función auxiliar. En pocas palabras, devolverá el mismo valor para cada registro dentro de un grupo siempre que el valor actual de Personal sea igual al valor de la celda de arriba. Cuando no sean iguales, Excel devolverá el último valor más 1. Más tarde, la regla condicional resaltará solo los registros donde el resultado de la función auxiliar sea impar. También podrías resaltar los grupos con números pares. Elegí los impares porque el primer grupo es 1, un número impar, y resaltar el primer grupo se ve mejor, en mi opinión.

Ahora, empecemos. Utilizando la hoja mostrada en la Figura A, ingresa la siguiente función en G3:

=SI(D3=D2,H2,H2+1)

y copiala en las celdas restantes. Si estás utilizando un objeto de tabla, Excel extenderá automáticamente la tabla para incluir esta nueva columna si agregas esta función a la columna G, lo cual no queremos que ocurra. Como se muestra en la Figura B, el valor auxiliar aumenta en 1 cada vez que el valor en la columna Personal cambia.

Figura B

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Vale la pena mencionar que otras expresiones funcionarán, pero elegí esta porque los números consecutivos son una pista visual de lo que representan. Con la columna auxiliar en su lugar, es hora de agregar la regla de formato condicional.

Una regla de formato condicional en Excel

Finalmente, es hora de crear la regla de formato condicional que llenará los grupos alternos en la tabla de Excel:

1. Selecciona los datos, B3:F13. (No incluyas la columna de valores consecutivos en la columna H.)
2. En la pestaña Inicio, haz clic en el menú desplegable Formato condicional (grupo Estilos) y elige Nueva regla.
3. En el diálogo resultante, haz clic en la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas dar formato.
4. Ingresa la función ES.IMPAR($H3) en el control de fórmula en el panel inferior.
5. Haz clic en Formato y luego en la pestaña Relleno.
6. Elige un color - yo elegí azul claro. Al elegirlo, asegúrate de que no se choque con el fondo de la hoja, que servirá como el color alternativo.
7. Haz clic en Aceptar para ver la función y el formato mostrados en la Figura C.
8. Haz clic en Aceptar para volver a la hoja de Excel.

Figura C

En la Figura D se muestra el formato aplicado.

Figura D

Ten en cuenta que deberás volver a ordenar los datos cuando modifiques los registros cambiando el valor de Personal en un registro existente o al agregar un nuevo registro. Al agregar nuevos registros, debes ampliar la expresión en la columna auxiliar.

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En este punto, podrías haber terminado, ya que el blanco es un color alternativo. Sin embargo, es posible que desees aplicar otro color.

Cómo agregar otro color en Excel

En este momento, Excel aplica solo un color de relleno. Los grupos con números pares siguen siendo blancos, o del color que tenga el fondo de la hoja. Para agregar otro color en su lugar para llenar los grupos sin formato, repite los pasos anteriores. En el paso 4, ingresa ES.PAR($H3), y en el paso 6 elige un segundo color. Como se muestra en Figura E, yo elegí un verde claro, y la Figura F muestra los resultados.

Figura E

Figura F

En mi opinión, esta técnica parece un poco incompleta porque el usuario debe expandir la columna auxiliar al agregar nuevos registros. Además, la regla de formato condicional no te permite elegir un grupo diferente. Para hacerlo, debes actualizar la función en la columna auxiliar. Sin embargo, si deseas resaltar grupos, esta es una manera fácil de lograrlo.

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