Cómo unirse o iniciar una reunión desde Google Docs

En abril de 2022, Google añadió la capacidad de unirse a una videollamada de Google Meet desde Google Docs, Sheets y Slides. Selecciona el icono de Google Meet en la esquina superior derecha de tu documento mientras estés en Chrome en una computadora para unirte o iniciar una sesión de Meet. Cuando inicias una sesión de esta manera, Google Meet se abre en un panel lateral a la derecha de tu documento.

Puedes pensar en esta función como videoconferencias centradas en el documento y con una sola pestaña. Una sola pestaña, ya que tanto tu documento como la sesión de Google Meet requieren solo una pestaña del navegador Chrome, en lugar de dos pestañas: una para Google Meet y otra para un archivo de Docs, Sheets o Slides, para administrar o organizar. Y videoconferencias centradas en el documento, ya que el documento ocupa la mayor parte del espacio de pantalla, con Meet ubicado a un lado.

Como siempre, puedes elegir si compartes o no tu archivo de Google Docs, Sheets o Slides. Cuando está en privado, puedes usar tu documento como desees: consultarlo como referencia, tomar notas o hacer ediciones según lo desees. Cuando se comparte, tus colaboradores pueden ver, comentar o hacer ediciones en el documento mientras los participantes de la reunión de Meet discuten los temas.

Además, en cualquier momento en que tengas una sesión de Google Meet activa, puedes abrir un documento de Google Docs, Sheets o Slides, luego seleccionar el icono de Meet en el documento y elegir "Traer aquí la llamada". Esto te permite pasar de una sesión estándar de Google Meet (por ejemplo, enfocada en video) a una que muestra tanto tu documento como tu sesión de Meet activa en una sola pestaña.

Cómo unirse o iniciar una reunión desde Google Docs, Sheets o Slides

El icono de Google Meet se muestra en el área de la esquina superior derecha de Google Docs, Sheets o Slides en la web (Figura A). Si tienes un documento nuevo abierto y aún no estás en una sesión de Google Meet, selecciónalo para ver tres opciones.

En primer lugar, aparecen los próximos eventos del Calendario de Google que incluyen un enlace de Google Meet. Selecciona una reunión de la lista y luego el sistema muestra una vista previa del video de tu cámara web junto con las opciones de "Unirse a la llamada" o "Presentar solo esta pestaña".

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Alternativamente, selecciona "Iniciar una nueva reunión" para iniciar una nueva sesión de Google Meet. Tu sesión comienza en un panel lateral junto con el enlace de la reunión (cerca del centro del panel) y varias configuraciones y controles de la sesión (en la parte inferior del panel). Copia el enlace para compartirlo con otras personas a través de Google Chat, Gmail o en los espacios de Google Chat.

Utiliza la tercera opción, "Usar un código de reunión", para ingresar a una sesión de Google Meet mediante un código. Esto puedes hacerlo, por ejemplo, si deseas unirte a una sesión mientras estás en una sala de conferencias con una sesión de Google Meet activa, pero para la cual inicialmente no fuiste invitado.

Cómo compartir el enlace o presentar esta pestaña desde una sesión de Google Meet en el panel lateral

Con tu sesión de Google Meet activa en un panel lateral, tienes al menos dos formas de dar acceso a los participantes de la reunión al archivo de Google Docs, Sheets o Slides abierto: Compartir el enlace o Presentar esta pestaña.

Para colaborar en un documento, elige "Compartir el enlace" y el sistema genera un mensaje en la sesión que dice "Trabajemos juntos en este documento", seguido del enlace de Google Docs, Sheets o Slides (Figura B). Selecciona el ícono de enviar para compartir el mensaje con las personas de tu reunión. Es posible que debas ajustar la configuración de compartición del documento para asegurarte de que los participantes tengan acceso. Lee mi artículo en Newsmatic Cómo compartir Google Docs, Sheets y Slides para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar la compartición.

Selecciona la opción "Presentar esta pestaña" (Figura B, icono inferior derecho) para mostrar el documento en una ventana separada en la sesión de Google Meet. A diferencia de la opción "Compartir el enlace", que proporciona acceso al documento real, la función "Presentar esta pestaña" simplemente muestra tu documento en la sesión de Google Meet y no brinda acceso a los participantes de la reunión al documento.

Cómo cambiar entre las diferentes opciones de visualización de una sesión de Google Meet

Puedes mover tu sesión de Google Meet a tres configuraciones de visualización distintas. Primero, Google Meet en el panel lateral enfatiza tu documento, al mismo tiempo que muestra video, chat y controles de Meet. Segundo, una opción en imagen dentro del documento minimiza Meet a una pequeña ventana de video en superposicion. (Ubica el cursor sobre la imagen de video y luego selecciona para fijar el video nuevamente en el panel lateral). Tercero, la opción estándar vuelve a mostrar Meet en una sesión que ocupa una pestaña completa, sin la experiencia del panel lateral de Meet. Puedes cambiar a cualquiera de estas opciones de visualización durante una reunión.

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Dos opciones se muestran como íconos en la esquina superior derecha del panel lateral de Google Meet (Figura C). El ícono con una flecha que apunta a la esquina ofrece la opción de mover la sesión de Meet a una pestaña separada. Esto es útil si ya no deseas consultar un documento y deseas tener una experiencia estándar de Google Meet. El otro ícono, con un cuadro pequeño dentro de un cuadro más grande, quita Google Meet del panel lateral y coloca el video como una superposición en tu documento.

La tercera opción no es necesariamente obvia, pero puede ser bastante útil. Cuando tienes una sesión de Google Meet activa en Chrome, abre cualquier elemento de Google Docs, Sheets o Slides en una pestaña diferente, luego selecciona el ícono de Google Meet en la esquina superior derecha (es decir, de la misma forma en que iniciarías una sesión de Meet desde Docs, Sheets o Slides). Dado que el sistema detecta que hay una sesión activa de Google Meet, selecciona la opción "Traer la llamada aquí" (Figura D) para mover la llamada activa de Meet al panel lateral de tu documento.

¿Cuál es tu experiencia?

En las reuniones, la capacidad de agregar una videollamada a un documento es tan importante como lo fue la capacidad de imprimir cuando los materiales de la reunión eran principalmente en papel. Espero que Google integre capacidades de videoconferencia junto a los documentos en todas las aplicaciones de Workspace, incluyendo Google Jamboard, Google Drawings, Google Forms y Google Sites.

Si has utilizado Google Meet en el panel lateral de un archivo de Google Docs, Sheets o Slides, ¿qué opinas al respecto? ¿Utilizaste esta función principalmente para poder trabajar en privado en un archivo durante una reunión, o colaboraste con colegas tanto en el documento como a través de video? ¿Con qué frecuencia cambias de la visualización en el panel lateral, a la imagen en imagen y a la pestaña del navegador completa en Google Meet? Hazme saber en Twitter (@awolber) cómo utilizas los documentos junto con la videollamada.

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