Las 6 formas de realizar un seguimiento de las tareas en Google Workspace

Si utilizas Google Workspace, puedes hacer un seguimiento de las tareas de diversas formas. Puedes agregar tareas personales a Google Tasks. Puedes crear listas que puedes mantener privadas o compartir con tus colegas en Google Docs, Keep o Sheets. O bien, puedes agregar y asignar tareas a miembros del equipo en Google Chat Spaces.

Google Calendar: Tareas en fechas

Google Calendar te permite no solo hacer un seguimiento de los eventos que ocurren en un día y hora específicos (por ejemplo, reuniones, tiempo de enfoque, etc.), sino también ingresar y mostrar tareas. Algunas tareas pueden necesitar completarse en una fecha específica (por ejemplo, presentar impuestos), pero otras simplemente requieren ser completadas en un futuro cercano (por ejemplo, leer un informe).

En Google Calendar en la web, selecciona la casilla de verificación a la izquierda del calendario de tareas para mostrar las tareas con fechas de vencimiento. Estas aparecen en una sección de la pantalla debajo de la fecha y sobre los eventos programados. Para ver todas las tareas disponibles, incluso las tareas sin fecha asignada, abre el panel lateral y selecciona el ícono de tareas. Puedes dejar el panel lateral de tareas visible para agregar, acceder y marcar tareas como completadas cuando uses Google Calendar en la web.

Gmail: Vincula una tarea a un correo electrónico

En la web, el panel lateral de tareas al que se accede en Google Calendar también está disponible en Gmail: son las mismas tareas. De hecho, también puedes acceder al panel lateral de tareas desde Google Drive en la web.

Gmail incluye la opción de convertir un correo electrónico en una tarea. Cuando tienes un correo electrónico abierto o seleccionado, haz clic en el ícono "Agregar a tareas". Esto abre el panel lateral (si no estaba visible) y agrega una nueva tarea que incluye un enlace al correo electrónico. Haz clic en la tarea recién creada si deseas agregar detalles o designar una fecha o hora para la tarea.

Suelo convertir un correo electrónico en una tarea solo cuando se requiere un trabajo importante antes de poder responder. Por ejemplo, un cliente puede buscar consejo sobre un software. Si es un consejo que puedo proporcionar rápidamente, ese correo electrónico no se convertirá en una tarea y se escribirá cuando dedique tiempo a responder. Pero si una respuesta requiere que dedique una o dos horas de investigación, puedo convertir el correo electrónico en una tarea titulada "Investigar software" creada a partir del correo electrónico.

Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los Niveles

Google Chat Spaces: Tareas de equipo

Un espacio de Google Chat brinda un lugar persistente para que un equipo chatee, comparta archivos y realice un seguimiento de las tareas. En la web, ve a Google Chat, selecciona un espacio y luego la pestaña de Tareas. Después de seleccionar "Agregar tarea a espacios", puedes ingresar el título de la tarea, los detalles, la fecha/hora, como harías con cualquier tarea de Google estándar. Sin embargo, también puedes asignar una tarea a cualquier miembro de tu espacio. Gracias a esta capacidad de asignar y hacer un seguimiento de las tareas de las personas, un espacio de Google Chat con tareas es una excelente opción para la gestión de tareas en equipos de Google Workspace.

Google Docs: Listas de verificación con texto y comentarios

Selecciona el ícono de la lista de verificación y luego escribe las tareas dentro de un documento de Google (Figura D). Presiona Enter para finalizar la línea y agregar otra tarea. Selecciona el botón Compartir para invitar a otras personas o grupos a colaborar contigo en la lista de verificación en tu documento. ¿Terminaste una tarea? Haz clic en una casilla de verificación para tachar la línea y considerar la tarea completa.

Colaborar en tareas en un documento de Google brinda al menos dos beneficios significativos. En primer lugar, tienes mucho espacio para agregar notas y discutir tus tareas, ya sea con texto (dentro o alrededor de tu lista de verificación) o con comentarios insertados. En segundo lugar, tienes la capacidad de revisar los cambios en el documento a lo largo del tiempo, gracias a las funciones de historial de versiones de Google Docs. (Consulta Cómo gestionar las versiones de archivos en Google Docs, Sheets y Slides).

Google Keep: Listas de verificación simples privadas o compartidas

Una nota privada o compartida de Google Keep puede incluir una lista de verificación. Cuando tú o tus colaboradores completan un elemento y marcan la casilla a la izquierda de una tarea en Keep, el elemento se moverá al final de la nota y se mostrará con una línea tachada.

A diferencia de una lista de verificación en un documento de Google, una vez que elijes "Mostrar casillas de verificación" en una nota de Google Keep, cada línea de la nota se tratará como un elemento de casilla de verificación, por lo que no hay una manera fácil de mantener una discusión sobre los elementos dentro de una nota. Del mismo modo, Google Keep no tiene la función de historial de versiones disponible en Google Docs. Como resultado, una lista de verificación de Google Keep puede ser la mejor opción para tareas que no requieren discusión (por ejemplo, una lista de compras o un conjunto de tareas rutinarias).

Es importante destacar que puedes mover una nota de Keep a un nuevo documento de Google con la opción "Copiar a Google Docs" en el menú (Figura E). Esto es útil cuando comienzas una lista de tareas en Google Keep y luego te das cuenta de que los elementos podrían beneficiarse de las funciones de discusión y comentarios que se encuentran en un documento de Google colaborativo.

Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del Sistema

Google Sheets: Seguimiento de detalles estructurados

Una hoja de cálculo de Google (Google Sheet) funciona bien para ayudarte a hacer un seguimiento de las tareas con datos estructurados, como nombres, información de contacto, cantidades/números o fechas. Al igual que un documento de Google, tu hoja de cálculo puede ser privada o compartida con colaboradores. Del mismo modo, también obtienes el beneficio de la capacidad de Insertar Comentario (para discusiones) o Insertar Nota (para comentarios), junto con el acceso estándar a un registro continuo de cambios mediante la opción de Historial de versiones (File | Version history) de Google Sheets.

Google Sheets también te permite agregar una casilla de verificación en una celda (como se muestra en Figura F): Coloca el cursor en una celda y luego selecciona Insertar | Casilla de verificación. Una casilla de verificación recién insertada está sin marcar. Cuando haces clic en la casilla de verificación, se marca con un tic. (Al mismo tiempo, el estado asociado con la casilla de verificación cambia de "Falso", o incompleto, a "Verdadero", es decir, completo). También puedes ordenar tu hoja de cálculo por la columna de casillas de verificación utilizando la opción Datos | Ordenar hoja (o Datos | Ordenar rango similar) para agrupar tareas completas (e incompletas).

¿Cuál es tu experiencia en la gestión de tareas?

Si necesitas capacidades de gestión de tareas más amplias que las mencionadas anteriormente, puedes explorar la categoría de gestión de tareas en el Google Workspace Marketplace. Allí encontrarás aplicaciones como Asana, MeisterTask, Smartsheet, Todoist y Trello, cada una de las cuales ofrece capacidades que complementan y amplían las características de gestión de tareas que se encuentran en las aplicaciones de Google Workspace.

¿Cómo sueles hacer un seguimiento de las tareas en Google Workspace? ¿Has probado las tareas en Google Chat Spaces con tu equipo? ¿Sueles utilizar Google Tasks, Keep, Docs o Sheets para hacer un seguimiento de las actividades? ¿O has encontrado otra herramienta que satisfaga bien tus necesidades de seguimiento de tareas? Cuéntame cómo haces un seguimiento de las tareas, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónico

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Las 6 formas de realizar un seguimiento de las tareas en Google Workspace , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.