20 consejos para crear hojas de cálculo profesionales y atractivas en Excel

La mayoría de los usuarios de Excel probablemente estarían de acuerdo en que el programa es una herramienta invaluable cuando se trata de crear hojas de cálculo, pero a menudo los resultados pueden resultar aburridos a la vista. Afortunadamente, Excel también ofrece las herramientas necesarias para hacer que tus hojas de cálculo luzcan pulidas, profesionales y atractivas. Chris Littlewood, Director de Estrategia e Investigación en Filtered, una plataforma de aprendizaje en línea para Excel, afirma que "la formateación es una habilidad ignorada en Excel. Esto es una lástima porque no solo es esencial para comunicar resultados de manera clara y poderosa, sino también para reducir el riesgo de error. La formateación consistente y significativa hace que las fórmulas sean más comprensibles y los errores más evidentes".

1. Echa un vistazo a una plantilla

Si no estás seguro por dónde empezar, hay muchas plantillas disponibles en la web. Echa un vistazo y encuentra algo de inspiración.

2. Elige la fuente adecuada

Elegir una fuente clara y legible como Arial o Calibri es el primer paso para crear una hoja de cálculo atractiva y profesional.

3. Limita el uso de diferentes fuentes

Usar dos estilos de fuente diferentes puede ayudar a diferenciar entre los encabezados y el texto principal. Sin embargo, más de dos fuentes pueden resultar distrayentes.

4. Centra tu título

Utiliza las opciones "Combinar celdas" o "Centrar en la selección" para crear un título profesional y centrado para tu hoja de cálculo.

5. Comienza en la celda B2

Dejar la fila 1 y la columna A en blanco es una forma sencilla de crear espacio en tu documento.

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6. Haz que tus encabezados sean en negrita

Los encabezados que resaltan del texto principal pueden ayudar a que tu hoja de cálculo sea más fácil de leer. Hacerlos en negrita es una forma rápida y sencilla de lograrlo.

7. Varía el tamaño de fuente

Utilizar un tamaño de fuente más grande para los encabezados y subencabezados hace que la hoja de cálculo sea más legible. También es una buena idea mantener un tamaño de fuente básico lo suficientemente grande como para leer claramente.

8. Alinea el texto

Formatea tus celdas y selecciona opciones que te permitan alinear el texto según tus necesidades. Por ejemplo, el texto se alinea a la izquierda de forma predeterminada, mientras que los números se alinean a la derecha. Por lo tanto, es posible que debas ajustar las tablas para que los encabezados tengan la misma alineación que el contenido de la tabla.

9. Crea espacio

Puedes ajustar la altura y el ancho de las celdas para evitar que tu hoja de cálculo se vea demasiado abarrotada.

10. Deja algunas celdas vacías

Si tu hoja de cálculo es bastante compleja, dejar una fila o columna vacía en puntos apropiados de los datos puede ayudar a mejorar la legibilidad.

11. Juega con las líneas de cuadrícula

Todas esas líneas que separan todos esos números pueden verse muy confusas. Al optar por mostrar solo las líneas alrededor de la columna de resultados, por ejemplo, puedes hacer una gran diferencia en la legibilidad de tu hoja de cálculo.

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12. Usa el color con moderación

El color se puede utilizar en Excel para resaltar filas o columnas clave, lo que hace que la hoja de cálculo sea más atractiva y fácil de leer. Sin embargo, no te excedas, ya que esto puede tener el efecto contrario.

13. Opta por texto oscuro sobre un fondo claro

Si decides introducir color, asegúrate de usar texto oscuro sobre un fondo claro, ya que esto es más fácil de leer e imprime mejor.

14. Prueba alguna decoración sutil

Una decoración de fondo simple, como un efecto de degradado discreto, puede hacer que tu hoja de cálculo sea más atractiva visualmente. Sin embargo, ten cuidado de no agregar ninguna decoración que pueda distraer de los datos.

15. Considera las rayas de cebra

Si estás creando una hoja de cálculo con muchas columnas, a veces puede resultar difícil para los lectores relacionar los datos en la parte derecha del documento con las categorías enumeradas a la izquierda. Sombrear sutilmente las filas alternas ayuda al ojo a seguir la información en toda la página.

16. Utiliza la función de tabla

Si tus datos lo requieren, puedes insertar tablas en tu hoja de cálculo de Excel, dándole al ojo un descanso de la información principal del documento. Utiliza un color de acento para conectar la tabla con el resto de la hoja de cálculo.

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17. Alinea los gráficos o tablas correctamente

Si estás creando un documento con múltiples tablas o gráficos, asegúrate de alinearlos para que comiencen en la misma fila. Esto hará que tu documento final sea más agradable a la vista.

18. Agrega una imagen

Una imagen simple, como el logotipo de tu empresa, puede ayudar a que tu hoja de cálculo se vea profesional y atractiva.

19. Nombra tus hojas de trabajo

Aunque esto no afectará la apariencia de tu hoja de cálculo, sin duda ayudará a mantener todo bien organizado y profesional.

20. ¡Ejerce moderación!

Una vez que empieces a experimentar con las funciones de diseño de Excel, es posible que te tientes a ser demasiado creativo. Ten en cuenta que tu objetivo principal es hacer que tus hojas de cálculo luzcan profesionales y fáciles de leer, así que mantente alejado de cualquier cosa demasiado elaborada.

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