Las 10 mejores características de VoIP para pequeñas empresas

1. Gestión avanzada de llamadas

Los principales beneficios de VoIP son la automatización, el análisis inteligente y la innovación. La combinación de nuevas herramientas digitales permite a las empresas mejorar sus procesos. Desde la ruta automática de llamadas basada en el tiempo, la ubicación y la disponibilidad hasta la visibilidad completa de sus sistemas telefónicos, VoIP transforma los centros de llamadas en entornos libres de intervención humana, reduciendo costos y recursos al tiempo que aumenta el rendimiento con la integración de la inteligencia artificial.

2. Integración de CRM

Cuando busques un servicio de VoIP, asegúrate de que tenga un software de gestión de relaciones con los clientes integrado. Tus mayores recursos son tus clientes. Con CRM, tus equipos pueden contactar con cualquiera de ellos con solo pulsar un botón y acceder fácilmente a los datos del cliente.

CRM también sigue las ventas a través del embudo y los procesos para realizar un seguimiento de los resultados y supervisar los hitos. Además, CRM puede integrarse con el servicio de atención al cliente y otros departamentos, brindando a tus operadores una comprensión completa de quién es el cliente y su historial con la empresa.

3. Tecnología híbrida

Los sistemas de VoIP pueden conectarse a cualquier dispositivo, teléfono inteligente, computadora portátil o computadora. Tu fuerza laboral podrá realizar videoconferencias o llamadas de audio, unirse a llamadas, colaborar y compartir fácilmente sus pantallas durante las llamadas, y mucho más.

Para satisfacer las demandas de un entorno de trabajo híbrido, los proveedores de VoIP deben incorporar las herramientas tecnológicas de trabajo remoto y flexible necesarias para que la organización prospere sin importar dónde se encuentren sus trabajadores. Los gerentes tendrán una visión completa de sus equipos y talentos, y podrán supervisar proyectos, cargas de trabajo y espacios de trabajo.

4. Ruteo y transferencia de llamadas "Encuéntrame / Sígueme"

El ruteo "Encuéntrame / Sígueme" te permite crear una lista de números donde tus trabajadores pueden ser encontrados antes de que la llamada se envíe al buzón de voz. Por ejemplo, es posible que un teléfono de oficina suene dos veces, pero en el tercer timbre, puede dirigirse al teléfono inteligente del trabajador. Luego, en el quinto timbre, la llamada puede dirigirse a su teléfono de casa. Si se agota la lista, el llamante se enviará al buzón de voz.

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Además, los proveedores ofrecen la transferencia de llamadas. Con esta función, si alguien llama a tu línea telefónica comercial, puedes transferir automáticamente la llamada a tu teléfono celular o cualquier otro teléfono sin perder al llamante, anotar números o colgar nunca.

5. Transcripción automática de voz

La transcripción de voz puede transcribir automáticamente una llamada, mensaje de voz o conferencia y poner el texto a tu disposición por correo electrónico o mensaje de texto. Los textos transcritos se pueden importar a tu CRM y buscar rápidamente utilizando palabras clave.

6. Análisis avanzado de llamadas

Con la integración de análisis avanzados de llamadas, los gerentes y líderes pueden realizar un seguimiento fácilmente de cómo el sistema y los equipos están respondiendo a las llamadas en diferentes departamentos. Saber quién llama, cuándo llama y cuánto dura la llamada, así como realizar un seguimiento de los resultados y la satisfacción del llamante, te ayudará a comprender mejor tu negocio y cómo alcanzar tus objetivos con esta función.

7. Autoatención y cola automática

La autoatención es una de las mejores características de los servicios premium de VoIP. Puedes personalizar saludos, ofrecer diferentes idiomas para el llamante y configurar departamentos para que atiendan las llamadas según la hora del día.

La función de autoatención también permite la automatización completa. Los llamantes pueden reportar un problema, hacer un pago y mucho más sin hablar nunca con una persona real.

Experiencias pobres con clientes o socios comerciales le costarán a tu empresa más que dinero; afectarán la percepción de la marca. Mantener a alguien en la línea durante largos períodos, transferir llamadas, hacer que los llamantes se repitan o no proporcionar soluciones: todos estos son clasificados por los usuarios como las peores experiencias que se pueden tener con una empresa por teléfono.

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Con sistemas de colas modernos, alimentados por inteligencia artificial, los proveedores de VoIP pueden ayudar a agilizar los procesos para evitar estos problemas. Transferencias más rápidas a la persona adecuada, enrutamiento basado en habilidades, solicitudes de devolución de llamada, filtrado inteligente de llamadas y otras herramientas te ayudarán a gestionar mejor los recursos telefónicos y mantener a tus clientes satisfechos.

8. Monitoreo y capacitación de llamadas

La capacitación de los trabajadores actuales para realizar nuevas tareas y transferirlos a nuevos departamentos es más fácil con las funciones de VoIP diseñadas específicamente para estos fines. Con el monitoreo de llamadas, los gerentes pueden escuchar llamadas y asesorar a los trabajadores durante las mismas. También pueden intervenir en la llamada si es necesario.

9. Escalabilidad y crecimiento

Todos los proveedores ofrecen diferentes planes que permiten a tu empresa escalar al instante con flexibilidad. Puedes expandir tu servicio de atención al cliente, tus esfuerzos de ventas o marketing con unos pocos clics o abrir nuevas oficinas. Además, como todo se ejecuta en la nube, no tienes que preocuparte por perder datos al hacerlo.

¿Por qué tu pequeña empresa debería usar VoIP?

VoIP ha superado desde hace mucho tiempo a los servicios telefónicos tradicionales. Ofrecen soluciones muy económicas con capacidades impresionantes. Gestionar tus redes y obtener una visión completa de lo que está sucediendo en tus líneas nunca ha sido tan sencillo. Gracias a la IA, el aprendizaje automático, la nube y la tecnología de borde, puedes migrar fácilmente a VoIP y aprovechar todas las herramientas que ayudarán a tu empresa a cumplir su misión.

Lee más sobre este tema en nuestra útil guía: Las mejores prácticas de seguridad de VoIP a considerar para tu empresa.

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