Los mejores servicios de nómina para niñeras y empleados domésticos

Si recientemente contrataste una niñera, jardinero o enfermero(a) privado(a) a domicilio, el gobierno federal te considera un empleador doméstico. Al igual que cualquier otro tipo de empleador, los empleadores domésticos deben retener los impuestos sobre la nómina de sus trabajadores, pagar el impuesto federal sobre el desempleo y pagar la mitad del Seguro Social y los impuestos de Medicare de un empleado (impuesto FICA).

Estas complicadas tareas financieras pueden ser difíciles de entender, por eso muchos padres eligen utilizar software de nómina para niñeras que calcula y presenta los impuestos sobre la nómina en su nombre. A continuación, enumeramos algunos de los mejores servicios de impuestos sobre la nómina para niñeras para padres y otros empleadores domésticos que prefieren invertir su tiempo en algo diferente a las complicadas leyes fiscales.

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- Tabla de comparación de características del mejor software de nómina para niñeras
- El mejor software de nómina para niñeras
- ¿Cuáles son las características clave del software de nómina para niñeras?
- Resumen de impuestos sobre la nómina para niñeras
- ¿Cómo elijo el mejor software de nómina para niñeras para mi hogar?
- Metodología
- Preguntas frecuentes

Tabla de comparación de características del mejor software de nómina para niñeras

¿Cuáles son las características clave de los servicios de nómina para niñeras?

Si bien hay diferencias clave entre las soluciones de nómina, la mayoría de los servicios de nómina para niñeras deben incluir una combinación de las siguientes características.

Cálculo y envío automático de impuestos

Si te sientes cómodo(a) presentando tus impuestos tú mismo(a) y prefieres ahorrar dinero en el software de nómina para niñeras, puedes encontrar opciones más económicas de software de impuestos de bricolaje (o incluso soluciones de nómina gratuitas) que calculan los cheques de pago y las cantidades de deducción de impuestos, pero te dejan la presentación real a ti.

Sin embargo, calcular los impuestos sobre la niñera teóricamente es la parte más difícil al contratar a un(a) trabajador(a) doméstico(a). Considera dar prioridad al software de impuestos sobre la niñera que calcule y presente los impuestos por ti.

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Opciones de pago para múltiples empleados

La mayoría de las soluciones de software de nómina incluyen el depósito directo como su principal método de pago para los empleados. Sin embargo, aunque el depósito directo es una de las formas más sencillas de pagar a tus empleados a tiempo, no siempre es la mejor opción para todos los empleadores y empleados. Si deseas ofrecer más opciones de pago a tus empleados, busca software con depósito directo, cheques en papel e incluso opciones de tarjetas de débito prepagadas.

Integración de seguimiento de tiempo

Al igual que otros empleados, los trabajadores domésticos tienen derecho al pago adicional si se les paga por horas y su semana laboral supera las 40 horas. El software de seguimiento de tiempo es la forma más sencilla tanto para ti como para tus empleados de asegurarse de que los trabajadores sean compensados por las horas reales trabajadas, al mismo tiempo que cumplen con la ley federal. Algunas herramientas de seguimiento de tiempo también te permiten establecer políticas de tiempo libre remunerado y licencia por enfermedad en función de las horas trabajadas por tus empleados.

Beneficios adicionales para empleados

Si bien los empleadores domésticos no tienen la obligación legal de ofrecer beneficios a los empleados, como seguro de salud o planes de jubilación 401(k), algunos optan por ofrecer beneficios para atraer a los mejores talentos o retener a los empleados.

Soporte al cliente

El equipo de soporte al cliente de tu empresa de nóminas para niñeras debe estar disponible para ayudarte a ti y a tus empleados domésticos. Idealmente, tu equipo está disponible las 24 horas del día o en un horario extendido que incluya las noches entre semana y algunos fines de semana. También puedes considerar elegir un servicio de impuestos sobre la niñera que trabaje directamente con tus empleados para configurar su software de registro de tiempo y nómina.

Portales de autoservicio para empleados

Los empleados deben poder acceder a sus datos fiscales, horas trabajadas, talones de pago e información de depósito directo. Por lo general, la forma más conveniente para que lo hagan es a través de una aplicación móvil o al menos a través de un sitio web compatible con dispositivos móviles. Ya sea a través de una aplicación o un sitio web, los empleados deben poder administrar sus propios datos de manera independiente.

Resumen de impuestos sobre la nómina para niñeras

En términos generales, los únicos impuestos sobre el empleo doméstico de los que debes preocuparte son los siguientes dos:

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- Impuestos FICA, que incluyen los impuestos del Seguro Social y de Medicare.
- Impuestos FUTA, o impuestos federales de seguro de desempleo, que son pagados por los empleadores (no por los empleados).

Además de retener correctamente los impuestos FICA de sus empleados y remitirlos al gobierno federal, los empleadores deben igualar los impuestos FICA de sus empleados dólar por dólar.

Para el año fiscal 2023, la tasa de impuestos del Seguro Social es del 6.2%, mientras que la tasa de impuestos de Medicare es del 1.45%. Deberás igualar cualquier cantidad en dólares que se sume a la tasa impositiva de tu empleado en cada cheque de pago.

Los empleadores también son responsables de pagar impuestos FUTA, que son impuestos sobre el seguro de desempleo. Estos impuestos son pagados únicamente por los empleadores, no por sus empleados. Es posible que también debas pagar un impuesto estatal sobre el seguro de desempleo, según el estado en el que vivas.

El software de impuestos sobre la nómina para niñeras puede ayudarte a calcular los impuestos FICA, incluida la parte del empleado y la parte del empleador del impuesto, así como los impuestos FUTA, y depositar esos impuestos antes de las fechas límite para el pago de impuestos.

Si bien los empleadores domésticos no tienen que retener ni presentar impuestos sobre la renta para sus empleados, es posible que tus empleados te pidan que lo hagas. Los servicios de nómina para niñeras suelen ayudarte a abordar esta tarea también.

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¿Cómo puedo elegir el servicio de nómina para niñeras adecuado para mi hogar?

El software de nómina adecuado para tu hogar dependerá de una variedad de consideraciones clave. Primero, pregúntate cuánto estás dispuesto(a) y puedes pagar por un servicio de impuestos sobre la niñera. No olvides investigar los costos adicionales ocultos, especialmente los costos de configuración y presentación de impuestos al final del año, e inclúyelos en tu presupuesto total de nómina para niñeras.

A continuación, analiza las características. ¿Prefieres tener un software que ejecute automáticamente la nómina según una programación preestablecida, o prefieres hacer la nómina tú mismo(a) en cada período de pago para poder verificar la precisión? ¿Valoras herramientas como aplicaciones móviles de nómina, o estás satisfecho(a) con una interfaz en línea solamente? Hacer estas preguntas puede ayudarte a reducir qué software de nómina es el adecuado para ti.

Metodología

Para escribir este artículo, solo revisamos el software de nómina comercial con opciones de empleo doméstico y de servicio de nómina específico para niñeras. Luego, clasificamos nuestras opciones de software de nómina utilizando los siguientes factores:

- Precio, principalmente si la cantidad de características justifica el costo y si hay cargos adicionales.
- Características de la nómina para niñeras, como generación de formularios del formulario H, administración de impuestos FUTA y recursos para empleadores domésticos.
- Características generales del software de nómina, como depósito directo, ejecuciones de nómina ilimitadas gratuitas y herramientas de nómina móvil.
- Facilidad de uso, horario y disponibilidad del servicio al cliente, panel de control e interfaz de usuario, garantías de precisión de impuestos y más.

Para reunir esta información, hablamos con representantes de servicio al cliente para obtener información sobre precios y planes, revisamos minuciosamente el sitio web de cada proveedor, leímos reseñas de clientes agregadas y consideramos demos y videos de tutoriales en YouTube siempre que estuvieran disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Por qué necesito servicios de nómina para niñeras?

Si empleas a una niñera, el IRS te considera un empleador doméstico, lo que significa que eres responsable de retener los impuestos clave sobre la nómina del cheque de pago de tu niñera. También debes pagar impuestos cubiertos solo por el empleador, como la parte del empleador de los impuestos de Medicare y el Seguro Social, además de los impuestos federales y estatales sobre el desempleo.

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Comprender estas nuevas obligaciones tributarias puede ser desafiante, al igual que preparar y presentar los formularios de impuestos trimestrales y anuales correctos. Un servicio de nómina para niñeras calculará automáticamente los impuestos sobre la nómina de tu niñera. El software de nómina para niñeras más completo también retendrá y entregará esos impuestos al gobierno federal en la cadencia adecuada.

La mayoría de los servicios de nómina para niñeras también preparan los formularios fiscales necesarios al final del año, aunque la mayoría cobra una tarifa adicional por la preparación de los formularios fiscales. (Poppins Payroll y SurePayroll, que no cobran extra por la preparación de formularios fiscales al final del año, son excepciones principales). Además, el software de nómina para niñeras generalmente calcula los cheques de pago de la niñera y puede pagar automáticamente a tu empleado doméstico mediante depósito directo o cheque en papel.

En resumen, tener un servicio de nómina para niñeras puede asegurarte de pagar a tu niñera a tiempo y cumplir con tus nuevas obligaciones tributarias con la menor cantidad de estrés posible.

¿Puedo usar un servicio de nómina regular para mi niñera?

No. Los servicios de nómina regulares están destinados a empresas, no a hogares, y no ofrecen las características que los empleadores domésticos necesitan para pagar a sus empleados. Algunos proveedores de nómina regulares, como Paychex y SurePayroll, ofrecen versiones de nómina para niñeras de su software regular. Otros proveedores de nómina para niñeras, como HomePay y HomeWork Solutions, son específicos para niñeras.

¿Debo darle a mi niñera un formulario W-2 o un formulario 1099?

Debes darle a tu niñera un formulario W-2, no un formulario 1099, cuando comience a trabajar para ti.

¿Cómo configuro la nómina para mi niñera?

El primer paso para configurar la nómina para tu niñera es solicitar un número de identificación de empleador en línea. También debes hacer que tu niñera complete un formulario W-2.

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La forma más sencilla de configurar la nómina para tu niñera es suscribirte a un servicio de nómina para niñeras. Muchos servicios de nómina para niñeras automatizan todos los aspectos de pago a una niñera u otro empleado interno, incluido el cálculo de los cheques de pago, el pago a tu niñera mediante depósito directo y la presentación de impuestos de empleo de manera regular.

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